医院科研试剂耗材集中采购管理工作的探索

曾堃，马文波，姚雨露，王得水，蔡军，戴建荣

国家癌症中心/中国医学科学院北京协和医学院肿瘤医院 设备处，北京 100021

引言

随着国家对医药卫生领域的监管力度不断加强，医院医疗耗材[1]、检验试剂[2]和基本药物[3]等均纳入集中采购管理范畴，并在各级医院内针对自身条件及要求逐步实现集中采购管理。但是科研试剂及耗材作为医院科研体系中的物质基础，其采购、验货、使用等环节却长期缺乏有效监管[4]，采购方式通常为科研人员使用课题经费自行采购使用。尽管这种采购方式为科研人员提供了一定便利条件，但其中存在的隐患也不容小视：由于这种采购方式过于分散，使得购买方的采购价格难以降低；市场上的公司纷繁杂乱，不能确保采购产品的途径合法合规；产品的质量参差不齐，很有可能误购了次品、赝品，影响科研目标的实现和成果产出[5-6]。

我院以往采用分散自购[7]的方式采购科研试剂及实验材料，即由课题组根据实验要求自行采购，供应商供货开具发票后，课题组在院物资管理系统办理出入库手续，后由财务办理结账付款。为规范和加强医院科研试剂及实验材料的采购管理、掌握科研试剂材料的采购情况、有效提高科研经费的使用效率、更好地服务科研人员，我院设备处结合现有的医疗用品集中采购模式及科研课题的实际情况开展了医院科研试剂耗材的集中采购工作[8]。

1 科研试剂耗材集中采购方式的设计

集中采购是指集团或组织在采购商品时，进行统一集中的供应商管理与评估、采购价格管理、采购报账管理，是近年来政府机关和大型企业为降低自身运行成本所采用的先进管理模式[9]。通过集中招标采购，可以选择质优价廉，售后服务及信誉俱佳的供应商，不仅降低采购价格，也可以有效防范商业贿赂的发生，减少中间环节，从而降低采购成本[10-11]。通过综合相关法律法规、现行院内规章制度及我院科研试剂耗材历史采购情况，初步制定了院内可行的科研试剂及实验材料集中采购流程，见图1。

通用类试剂耗材采用统一集中院内竞争性谈判的方式确定供应商及产品价格，在签订供货协议后纳入我院物资管理系统，之后按照日常采购流程进行采购。基本流程为：科研课题组提出采购需求，经领导审批后采购员将采购申请生成统一的采购订单，采购员通知供应商送货，供应商在库房办理出入库手续后将货物送至使用科室，完成院内财务手续后结账付款。

图1 科研试剂及实验材料集中采购流程图

特殊类试剂耗材由使用的科研课题组提出需求，根据采购量及采购金额大小依据院内采购管理要求进行询价或竞争性谈判方式采购。基本流程为：科研课题组提出采购需求并在物资管理系统中填写一次性采购申请，经领导审批后采购员根据采购金额采用询价或竞争性谈判方式确定供应商，采购员按照之前确定的供应商及价格做好采购订单并通知供应商送货，供应商在库房办理出入库手续后将货物送至使用科室，完成院内财务手续后结账付款。

2 科研试剂耗材集中采购的执行

（1）科研试剂耗材的分类及整理。根据基础研究的特点将科研试剂耗材分为通用类和特殊类两大类[12]，通用类为不同科研课题组可以通用、且用量较大的试验耗材；特殊类为有特殊要求，如品牌、规格或专门定制的试剂耗材等。通过整理我院历史采购记录，对我院物资管理系统内的科研试剂耗材的数据进行统计，依据实验试剂耗材的常规分类及2015年的试剂耗材的实际采购金额发生情况，将我院采购的科研试剂耗材分成7大类，每种科研试剂的采购金额所占比例，见图2。与各科研课题沟通后，确定由试验耗材开始进行首批集中采购工作。

图2 2015年我院科研试剂耗材采购金额比例

（2）课题组提出需求。由于临床实验室因其研究特色与方向不同，需要各科研课题组根据自身日常使用情况及实际需求提出所需要的通用类试剂耗材，设备处汇总后确定谈判产品的类别。本次最终确定的谈判项目涉及适用范围广、用量较大的常规试验耗材50项。

（3）网上公示。将相应供应商资质及产品资质需求挂在我院官网进行公示，公示期7天，有意向的公司可准备相关资质参与。资质材料包括：厂商和经销商三证、法人授权书及被授权人身份证复印件、产品代理授权、经销商授权、售后服务或维修服务授权及我院《廉洁投标承诺书》。

（4）资质审查。此次网上公示后共有34家公司递交资料，我院总务处对照网上公示的需求，组织审计处、经管处、设备处等相关科室人员进行资质审查。资质审查主要包括以下几点：① 公司的资质：主要包括厂商和经销商的营业执照、组织机构代码证、税务登记证（部分已合并为统一社会信用代码），厂家的生产许可证及各级授权委托书。为保证产品质量和服务，优先选择一级、二级代理商，但为了确保价格可以充分竞争，其余级别的代理商也可以参加之后的谈判，代理级别在谈判会上作为评分标准中的一项考虑。② 产品资质：此次谈判的产品仅用于科研，并非用于医疗活动的医疗器械，所以审查标准不像医疗器械资质审核那么严格[13]，仅需符合基本的生产销售要求即可。在产品齐全性的问题上虽然未做硬性要求，不过在评分标准中会通过产品使用情况等问题进行评分，在谈判时与其余因素统一考量。经过审核，最终有28家公司及所代理产品通过了资质审查。

（5）院内谈判结果。设备处负责组织通用类科研试剂耗材的院内谈判会，主管院领导、审计处、经管处、设备处、科研课题组等派22名代表参会。由于公司及报价较繁杂，为便于整理报价和协调使用科室不同需求，采用依据问题评分来比较公司优劣。对公司及产品的主观评价由课题组完成，包括对公司的了解、产品的既往使用情况、价格高低等5个问题。设备处依据往年采购记录及现有材料记录进行客观评价，包括公司及产品资质情况、本次报价情况、既往采购历史等4个问题。参考现有数据，根据既往课题组对公司采购产品的使用情况，优先筛选即可为科研提供常规试剂也可以保证满足特殊需求的可靠供应商。综合主观得分及客观得分后，对公司的整体得分进行排序，最终得分排名前6的公司通过遴选，成为本次集中采购的供应商。

（6）签订供货协议。谈判完成后，与6家遴选出的供应商签订供货合同，经设备处、审计处、经管处、后勤主管院长、科研主管院长签字后在财务盖章生效，本次协议供货期两年。

（7）日常采购：供货协议签订完成后，采购员将6家供应商及其产品的详单发给全部科研课题组，课题组按照需求在物资管理系统中提交采购申请，采购员按照程序采购并结账。

3 科研试剂耗材实行集中采购的实施效果

我院科研通用类试剂耗材在2016年下半年进行了采购谈判、签订了供货协议并开始供货，考虑到磨合调整阶段和短时间内采购量的波动和数据的误差，在统计数据时涵盖了2014年至2017年全年的采购情况。将2014年科研通用类试剂耗材的采购金额计为100%，之后各年的采购金额按照比例计算。通过梳理2014年至2017年该类物资的采购情况，见图3，可以看出从2014年至2017年科研通用类试剂耗材的采购金额逐年提高，2017年的采购金额已跃升至2014年的4.84倍，年增长率分别为270%、94%、20%。在2016年完成集中采购工作后，2017年的采购金额虽然没有下降，但其增长趋势呈现显著降低。通过对科研通用类试剂耗材的集中采购工作，遏制了我院通用类科研试剂耗材采购金额快速上涨的趋势。

图3 通用类科研试剂年度采购金额增长情况

4 讨论

我院对通用类科研试剂耗材的集中采购工作已基本完成，初步实现了降低采购成本、加强供应商管理、保证产品质量等预期效果[14]。但是已敲定的供货目录只涵盖了部分通用试剂耗材，在我院科研试剂耗材的采购中占比很小，占比更大的特殊类试剂耗材都未在其中，下一阶段的工作就是逐步扩充可集中采购的通用类试剂耗材的供货目录并解决特殊类试剂耗材的采购管理工作。

对于特殊类试剂及实验材料的采购，由于医院的各科研课题组所承担的科研项目、研究方向、试验方法差别较大，所使用的特殊试剂种类多、金额大，不适用于采用通用类试剂耗材相同的采购方式[15]。按照我院现行采购管理办法，可用询价或竞争性谈判的方式进行采购，单项或批量金额在5万元以下的货物类项目采用询价采购方式进行采购；单项或批量金额在5万元以上（含5万元），100万元以下的项目，采用院内谈判采购方式进行采购。这两种采购方式较为公正、透明，最大限度地防范了采购过程中的廉政风险，不过由于需要安排谈判、签订合同等流程，其时效性可能会受到一定影响，为避免影响实验室的科研进度，这点在实施过程中需要着重关注。

5 总结

医院通过对科研试剂耗材的集中采购，规范了采购流程，降低了廉政风险，实现了采购过程的公开、公平、公正，为医院科研项目降低了财务成本、时间成本和管理成本[16]。现阶段我院已完成了科研通用类试剂耗材的集中采购，今后特殊类试剂耗材也将按照国家及医院的相关规定推进集中采购工作。随着这种采购方式的普遍开展，在保障科研工作顺利进行的同时，一定会提高采购效率，为医院节省大量的人力物力成本。