办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性分析

仲耸

【摘要】文章对办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性进行分析，结合当下医院档案办公自动化管理的价值、办公自动化环境下医院档案管理的可行性分析和提升办公自动化环境下医院档案管理的有效对策，从提升整体档案管理工作的安全性、提升医院档案管理整体效率、明确档案管理标准、提升档案管理人员的综合能力、完善档案管理电子系统、引进档案管理技术等几方面进行探讨，旨在提高办公自动化环境下医院档案管理的运作效率。

【关键词】办公自动化;医院档案管理;安全性;综合能力

中图分类号：R197

以现在医院办公室档案信息自动化管理情况来看，需要更加先进的技术形式，可以在医院中定期为其组织培训活动，实进而不断提升档案管理整体质量和效率，使得档管理朝着更加规范角度进展，进而可以最大限度提升医院档案管理人员的工作质量和专业能力。不过在参与档案股那里工作中，需要一些掌握先进知识和经验以及技术额人实施，并且还要具备一定的医学常识和基本知识等。医院要为档案管理制定一些能够实施的具体性的机制，使得医院档案管理更好地发展。

1.医院档案办公自动化管理的价值

1.1提升整体档案管理工作的安全性

传统档案管理主要以纸质为主，在自然环境下纸质档案非常容易受到破坏，总是出现丢失和遗留等现象。温度、空气湿度以及自然灾害等都能够成为影响档案寿命的主要因素，长期保存档案信息，这些自然因素等就会严重影响整个档案的寿命和完整程度。新时期的档案信息和传统纸质档案信息相对比存在很多优势和价值，电子版形式的档案信息保存周期更长，质量更高，并且还能够实现对其就被分工作，在自动化环境下都对医院档案的管理多可以实现，可以迅速实现对档案内容的复制、粘贴和修改等。办公自动化系统保存空间很大，具有一定可读性，可以依据档案管理人员的不同需求对其档案内容进行合理搜索，以不同形式和类型实现档案信息的保存[1]。在办公自动管理形式下，可以实现对档案信息的及时输送、借阅、查询和保存等不同工作，可以最大限度实现档案信息丢失和遗漏问题等。

1.2提升医院档案管理整体效率

医院档案管理要和信息技术结合起来进行，规范的使用信息技术对档案信息进行管理，协调各种档案信和管理，将其结合起来配合工作，管理人员需要的负责主要工作就每天定期的收集和整理档案信息以及文件等，将每天更新和出现的档案信息录入到电子数据库中，可以最大限度避免电子信息的丢失和遗漏等，并且可以将完整的能够及时检索的档案信息有效保存都數据库内，实现档案信息的整体性、安全性管理。尤其是一些医每天出现的病例档案，一定要得到真实具体的记录后，及时录入到数据库中，医生通过查找档案信息及时掌握病人的实际情况和病情变化等，并对病人的情况做出具体的判断和分析，提升医院档案办公自动化管理力度和程度，使得医护人员能够及时准确的掌握到档案信息的内容，便于整个医院的档案信息管理[2]。

2.办公自动化环境下医院档案管理的可行性分析

现在科学技术在不断发展，出现越来越多全新技术，使得档案管理更加具体和自动化，整个档案信息的利用率更高[3]。新技术的出现和研究必定会提升整个档案系统分，涉及的功能更多，管理效果更好。系统随着时代的变化不断完善和提升，因此需要更加新颖的技术配合医院办公自动化档案信息管理工作。医院要不断引进先进专业人才，使得内部的档案管理更加自动化和信息化，为医院营造良好管理氛围，提升对医院档案管理人才的培训工作，注重对档案管理人员的技术培养和专业知识训练，提升其业务能力和计算机技术等，从而不断为档案管理工作提供更有效的途径，使得档案管理更加丰富，实现整个医院档案管理的可行性和自动化管理，为档案管理提供更多有用的人才。医院要提升对档案信息自动化管理的资金投入，建立档案信息管理机制和规章制度等，使得整个档案管理更具有操作性和规范悉尼港，依据实际情况进行，为医院办公自动化管理提供更多支持和帮助[4]。

3.提升办公自动化环境下医院档案管理的有效对策

3.1明确档案管理标准

现在，医院档案管理工作中涉及的内容主要是整合信息、收集信息、保存、编辑、录入统计和修改等等，所有档案管理工作的进行都需要一定的标准作为支持和辅助，要依据国家标准和档案管理标准制定标准、一旦文件管理和档案管理之间存在差异性，就会间接性的导致两者之间出现越权问题，特别是在文件归档前期工作中经常会出现这样的问题。所以，管理人员一定要严格包好档案管理关卡，结合实际情况和制定的标准展开工作，从而不断提升整个档案管理工作的质量和效率[5]。在五业务和技术工作中，对于文件、归档中也要设计一些具体的标准和格式等，并且保证不同接口处能够实现档案和文件的交接和融合，确保整个档案管理工作正常进行。在整个档案管理工作中要收集、整合、分析、编辑、保存等认真分析和研究，只有作好这些工作才能够不断提升医院档案管理质量和效率，使得医院档案管理和国家档案管理标准相结合。在实际工作中会发现，文件管理额档案之间要有效分析和制定，严格把握内容。

3.2提升档案管理人员的综合能力

我国医院中现在经常会出现一些医疗事故和问题等，近年来在持续增加和提升，医院档案树立也随着患者的增加而增加，也就是说现在档案管理人员的工作量较大，再加上现在各种技术不断涌进和推出，使得档案管理更加科学化和现代化。档案管理人员只有能够充分掌握这些技术才能够确保提升整个档案管理的基本质量，所以，医院要高度重视管理人员自身能力和团队精神等，定期组织培训活动，为医院档案管理人员提供更多学习机会，不但优化档案管理人员专业知识和基本技能，使得自身的能力能够满足时代的进步和和发展，提升整个医院档案管理质量和效率[6]。

3.3完善档案管理电子系统

医院要提升办公自动化系统管能力和研究力度，针对数字化和自动化管理不断投入资金和成本，在办公自动化系统中建立子系统，使得电子文件和档案信息的利用率不断提升，通过自动化形式实现对档案信息的直接管理和分析，对内部档案信息进行及时分类和快速使用等，电子文内容输送和调取会为人们正常工作提供更多便利条件，使得管理更有效果，为医生资源调取和分析提供最佳方式，从而不断提升医院档案信息的能力。

3.4引进档案管理技术

现在社会在不断进步和发展，档案信息管理对于医院来说是最重要的工作内容，因此医院领导要对其高度重视，注重时代的变化，顺应时代变化，为人们提供更加新颖的档案管理技术，借助互谅网、大数据、云计算等对档案信息进行有效管理和分析，将其中存在的有价值的内容充分挖掘出来。在信息技术的帮助下档案信息的利用、保存和收集等会更加便利，从而不断提升医院办公自动化档案管理效率和质量[7]。

3.结论

总之，提升办公自动化环境下医院档案管理是医院需要解决的主要问题，管理人员一定要意识到自动化管理理念，以及时代变化趋势等，提升内部档案管理信息的安全性，提升档案使用率和效率，使得档案管理更加完善。并且将医院档案办公自动化管理存在的问题寻找出来，依据问题制定有效解决方案，从根本上提升整个医院档案管理质量和效率。

参考文献

【1】吴冬冬， 宋洪伟. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性研究[J]. 中国卫生产业， 2017（7）.

【2】李晖华. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性分析[J]. 办公室业务， 2018.

【3】杨晓梅. 办公自动化环境下档案管理的必要性与可行性分析[J]. 办公室业务， 2017（18）：187-187.

【4】葛欣. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 中国管理信息化， 2018.

【5】王亚东. 探讨办公自动化环境下如何进行医院档案管理工作[J]. 才智， 2017（23）：251.

【6】何媛媛， 郑韬. 浅谈办公自动化环境下的医院档案管理工作[J]. 办公室业务， 2018， No.290（09）：185.

【7】李峰. 办公自动化环境下的医院档案管理研究[J]. 中国市场， 2018（3）：145-146.