建筑施工企业财务内部控制管理分析

刘云

摘 要：内部控制是为了保证企业战略目标的实现，对企业战略制定和经营活动中存在的风险进行管理的相关制度安排，也是由企业董事会、经理层和全体员工共同实施的，是企业实现控制目标的过程。将企业管理中的内部控制与财务管理有效结合，形成一套科学、合理的财务内部控制体系，有助于提升建筑施工企业的内部管理水平，提高企业的经济效益。因此，在建筑施工企业中财务内控管理是非常重要的。建筑施工企业是以生产建筑安装产品作为基本经营活动的企业，由于工程项目投资金额较大、施工周期较长，因此产生的项目风险也是较为突出的。产品成本核算是以施工项目作为基本核算对象。建筑施工企业作为以盈利为目的的企业，经营模式主要有：设计或施工总分包模式、项目工程总包、BOT模式等，由于以往简单的施工承包方式所产生的经济利润在降低，这就要求企业在经营活动中，要加强内部控制管理，财务方面的内部管理更为重要，以此来提升企业的经济效益。本文从内部控制原则、货币资金管理、采购与付款环节、合同内部控制等几个方面来对财务内控管理进行分析。

关键词：建筑施工企业；财务内部控制管理；货币资金管理内部控制；采购与付款环节内部控制；合同管理内部控制

企业为了保护资产的安全，掌握资金的流向，依据相关法律法规结合企业的实际情况，制定出内部控制方法和程序，该套控制方法和程序对企业的发展起着至关重要的作用，为企业的决策提供重要信息，使企业决策层能够更加清晰的了解企业的生产经营活动，有利于推动企业现代化的管理，适应市场经济的变化。

一、企业内部控制管理制度应遵循的原则

必须符合国家有关法律法规和政策；根据企业生产经营的实际情况和特点，对业务流程管理过程中的关键环节以及各部门职能的关键环节制定内部控制制度，将制度落实到执行、监督、反馈等各个环节；按照企业的机构和岗位设置以及职责、权限的分工，坚持将业务管理、权力监督相互分离，确保机构间、岗位间责权分明，相互制约，相互监督，任何部门和个人都不得超越内部控制权力的约束；企业内控制度的制定还兼顾了成本和效益的关系，尽量采取科学、合理的方法来控制成本达到最佳的控制效果。

二、建筑施工企业货币资金内部控制

（1）特点

1.工程建设资金风险大

由于工程施工多是以项目为单位进行核算，涉及立项、投标、施工、采购、验收等多個环节，每个环节都会有大额的资金支出，如果对资金控制方法不当，将有可能造成项目受损，甚至导致企业破产。

2.资金支出项目种类多

施工项目的支出名目繁多，在直接成本方面，有直接从事建筑安装的生产工人开支，在施工过程中还会有构成工程实体的各种材料费用，外租施工机械租赁费、机械安装费、拆卸费、进出场费用等，还会涉及到其他的直接费用，如材料二次搬运费、检测费、场地清理费、冬雨季施工增加费等等。除了成本方面，在建筑施工企业中还有间接成本费用，即为施工项目提供服务的管理人员的工资、差旅费、车辆使用费、业务活动经费、固定资产折旧费用、税金、如涉及贷款还会产生利息等财务费用。

3.监督、检查的重要性

工程项目施工过程是动态的，内部审计在此过程中是非常重要的环节，应对项目建设的施工过程实行全覆盖，对成本、费用的支出要按照预算进行审批与复核，付款时应经过预算部门的审核，严格履行审批程序。对于合同外的增加部分应当有书面的补充手续，经双方认可，并经相关领导签字审批加盖公章后方可实施，拒绝口头约定。合同决算审计要有专业人员来进行，应重点关注项目的投资金额、预算执行、资金使用情况等。

（2）货币资金内部控制制度

1.预算制度

建筑施工企业对预算工作不够重视，预算流于形式，预算执行过程中没有进行有效地控制，都可能造成项目工程成本无法得到有效控制，造成成本失控。企业应于当年10月份开始编制次年的全面资金预算，由董事会制定预算编制的方法，公司应当对资金实行统筹安排、优化资金配置、保持资金使用平衡、确保工程施工过程中所需要的资金，提高资金使用效率。工程预算应涵盖项目工程建设期间的建筑安装成本、购买设备费用、支付企业员工工资、社保、福利费、租赁费、各项税金等成本和费用支出。应将预算从年度预算分解到季度，再细化到月，每月末的25号之前应提报次月预算，预算部门进行汇总统筹，财务部根据统筹的资金预算进行资金安排，预算外的资金，应进行预算调整或不予安排。财务部负责对每月的资金预算执行情况进行分析，找出差异，造成差异的原因，及时修正。

2.资金内部控制流程

第一，资金计划申报与申批流程。

年度资金计划应由各部门按不同类别进行编制，报送预算部，预算部进行审核分析出轻重缓急，报送财务部，财务部进行审核汇总，制定资金平衡与资金缺口的解决方案，制定资金预警预案、资金计划考核方案，报总经理审核，总经理对资金计划进行全面审核，最后报董事会审批。

月度资金计划应在年度资金计划范围内制定，因特殊情况需要增加、变更和调整资金计划项目，应由职能部门提出申请，报预算部、财务部等部门审批后，报总经理审批。

第二，资金调配与审批权限。

财务部门应做好资金的调配与管理工作，应保证已经批准预算内资金使用，工程部门应严格按照预算资金进行合理支配，不得超预算申请资金。在项目完成竣工验收后2个月内，应向财务部提交结算资料，以便财务部尽快完成项目决算。

第三，资金使用效益与资金安全。

公司应加强资金使用管理，在现金管理方面，应遵循零现金使用原则，避免现金支付。对于银行开户要加以限制，不得开立不必要账户，对于不经常使用的银行账户，应及时进行销户清理。公司对银行贷款应严格按照资金需求计划来进行，避免过多贷款使企业承受不必要的利息，避免资金沉淀，要将资金充分利用起来。对外担保方面，要采取严格的监管措施，不能以企业的名义对外进行经济担保。不相容职务相分离方面，采用网银支付方法的U盾，制单和复核不能由同一人保管，财务专用章和企业法人章要分别保管，不能将资金支付业务的相关印章和票据集中一人保管。

3.资金内部控制的监督和检查

公司应实时掌握资金进账、资金的流动、工程施工进度情况，要经常与相关部门沟通，了解资金使用状况，加强资金使用监管。

如收到的工程款项是否合理、合法，是否有应收而未收的工程款；预付的材料款支付比例和预付时间是否按照合同约定来进行的；相关部门是否存在截留款项的问题；财务部门对资金的监管是否尽职尽责，对各项经济活动是否进行了会计监督，对于不合理的支出，是否给予及时制止。

三、建筑施工企业采购与付款环节内部控制

采购物资是施工企业开展经营活动的起点，是实物流的重要组成部分，与资金流量有着密切的关系，将影响企业项目的施工成本，采购与付款是企业在经营活动中极为重要环节。采购流程主要涉及编制物资需求计划与采购计划、申请采购、对供应商的选择、价格的制定、签订合同、预付款、验收、支付采购款、退货、会计控制等等。

（1）控制目标

物资需求计划和采购计划应通过审批程序；申请采购应通过授权和审批；应优选质优价廉的物资；采购合同符合法律、法规；采购过程应在企业合理控制范围内；采购物资应符合企业采购要求；采购款项支付通过审批；所购物资应记录准确。

（2）采购与付款内部控制流程

1.职责分工与授权审批

企业在采购过程中不能由同一个部门或一个人负责采购业务的全过程，应当制定不相容职务相分离的制度，如编制物资需求计划与申请采购、询价与确定供应商、采购与采购入库、验收等不能由同一人办理。

企业应制定完整的采购制度，明确采购经办人的权限、采购流程、职责范围与工作要求，应当在年度预算范围内制订采购计划，对付款流程、采購合同、入库手续、验收标准、采购发票等应按照制度执行。

2.采购预算管理

企业应在预算范围内进行采购，按照实际需要、轻重缓急、节约不浪费的原则，根据项目施工的进展程度来进行物资采购。应根据工程部提交的采购计划、经预算部门审核汇总、上级领导审核批准后，按照规定的执行程序进行采购。如有特殊情况需要调整采购计划的，则按照审批权限办理审批手续后方可进行采购。应定期对预算执行情况进行分析，找出计划与实际执行的差异并采取改进措施。

3.供应商的选择和管理

企业选择供应商应在合理、公平、公正、竞争的基础上进行，应制定供应商的准入和评估机制，对供应商的资质和信用情况进行审查，对供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、经营情况、资信等进行考核评价，建立供应商档案，并定期进行更新，对于不符合企业要求的要及时进行淘汰并增加新的供应商，确定其具有履约能力，必要时需要与供应商签订质量保证协议。询价时供应商不应少于三家，大额采购应采用招投标制度，避免出现质次价高、舞弊行为。在招标时应由采购、财务、法务等部门共同参与。

4.采购付款

采购部门应当根据合同约定和到货情况填制付款申请单，后面应附材料入库、验收、发票等单据，由采购经办人签字、采购部门负责人审核签字后、报送财务部门，财务部根据合同对付款申请进行复核，主要复核入库数量、验收标准、发票、付款情况、应付账款明细、有采购台账的可以与台账进行核对，避免出现多付的情况。核对无误后，应报送到上级具有审批权限的主管领导进行审批，审批完成后，财务部门根据资金计划进行支付。

5.账务处理与应付账款的管理

对于采购入库的业务，财务人员应及时进行凭证录入，避免出现跨月未入账的情形，对于采购的付款业务都应通过应付账款明细科目进行核算，当出现同一家供应商同时供应多个施工项目时要对每个项目的明细科目分别进行核算。预付账款的记录应准确，财务应对预付款进行跟踪管理，要特别关注金额大的，时间超过叁个月的预付账款。企业应定期与供应商进行往来核对，存在差异的地方要立即找出，及时纠正，企业间核对往来应采取询证函的方式。

四、建筑施工企业合同管理内部控制

合同管理主要由合同订立阶段和合同履行阶段两部分组成。订立阶段主要由策划、谈判、起草、审批、签订等环节构成。履行阶段主要由履行、变更、补充、解除、结算等环节构成。

（1）控制目标

1.优化合同管理流程

一份完整的合同从策划、签订、履行完毕归档需要很长的周期，需要企业相关职能部门在合同履行过程中进行跟踪管理，如管理不到位，可能会造成未按照合同约定执行，会造成管理混乱出现合同纠纷，企业应加强对合同履行的过程管理，优化合同管理的流程。

2.降低合同管理风险

合同管理的风险应在履行阶段，但是合同从策划、签订、履行完毕这个过程也会有风险的存在，企业在合同准备阶段，应综合考虑将会面临的风险，在合同签订前将预防风险的相关条款草拟进去，经过法务、财务、采购等部门的研究探讨，制定出明确的合同条款，减少风险发生的概率、保障企业的经济效益。

3.规范合同过程管理

合同签订前企业要进行需求调查、合同经办与审批要遵循不相容职务相分离和授权审批的要求、合同签订和归档要按照企业制定的程序来进行，这样有利于合同规范化管理，提高合同运行效率。

（2）合同审批内部控制

施工企业的招标业务合同，主要涉及采购合同和工程施工合同。

1.业务流程

采购合同应由采购部、成本控制部、财务部、法务部、项目总监、总经理等相关部门配合完成。

工程施工合同应成本控制部、工程部、采购部、财务部、法务部、项目总监和总经理等部门成员配合完成。

2.控制流程

采购合同的审批流程应由招标业务部门发起、草拟合同、提交财务、法务、成本等部门审批，法务部重点对合同条款中双方的权力义务是否符合法律法规要求，应确保合同中不包含不利公司的条款，财务部主要审核付款节点、付款条件、付款方式、相关发票要求、质保金要求等等，成本部则进行相关的资源调查，先与仓库进行核实，查看所采购的物资是否还有存量，是否达到需要采购要求，还需要对采购报价进行市场询价等，经过以上部门审核无误后提交项目总监、总经理审批，按照各级权限均完成审批后，再进入合同签订阶段。企业的所有合同都要经过总经理审批，财务部门要对签订完的合同进行编号、分类、归档，合同档案的原始资料和手续应齐全完整。

3.合同的管理

在合同审批程序中涉及多部门的审批，是为了使各部门发挥业务特长，从价格、工程、财务、法务等多维度的对合同条款、内容进行复核，以保证合同条款准确无误、维护公司利益。在合同履行过程中，企业要重视合同档案管理，如果发生争议、违规、索赔等情况首要证据就是合同，因此，对合同实行规范化的管理，是非常重要的。

五、结束语

内部控制是企业管理的关键环节，建立和完善内控体系是企业现代化管理中重要组成部分，将财务内控与企业整体的内部控制有机的联系起来，针对每一个业务环节制定出行之有效的内部控制流程，将会提升员工的工作效率，促使员工克尽厥职，提升企业经济效益和行业竞争力。

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