档案信息化建设与档案管理的新思考

刘银雪

[摘要]档案信息管理作为事业单位管理非常重要的一部分，对单位的发展质量有着重要影响。在事业单位的规模和经济实力不断发展的过程中，落实档案信息化管理可以促进工作效率的提升，为单位健康稳定发展奠定基础。在此基础上，本文将在网络信息快速发展的基础上，探索新型档案信息信息建设和资料管理的模式，进一步推进单位档案管理信息化进程。

[关键词]档案管理;信息化;问题和对策

引言

随着近年网络信息技术的进步，档案管理信息化进程也得到了发展。在事业单位的改革發展进程中，档案信息内容将会不断增加，档案信息管理工作会变得烦琐复杂，进而增加了工作压力，还影响了档案信息的管理质量。因此，如何实施档案信息建设工作，实现档案信息的有效管理，已经成为发展规划中必须突破的难点。

一、事业单位的档案信息管理现状

根据目前的状况来看，大部分单位的档案管理工作仍然依靠人力资源，几乎所有的工作流程都是利用人力完成的。但是在档案管理内容繁琐的情况下，单一依靠人力难免会产生差错，会影响档案管理的质量。与此同时，传统的档案信息都是纸质的，无论是档案的查阅、管理，还是档案的搬运、存储都需要耗费大量的人力物力，不利于档案管理效率的提升。但是随着网络信息技术的发展和普及，档案管理信息化建设逐渐成为规划发展的新目标，也是事业单位改革发展的标志。信息化技术应用于档案管理，可以将纸质档案转化为数据资源，以便更好地管理和存储，同时也能实现管理部门之间档案信息的共享，优化档案信息的传输。

二、事业单位档案信息化管理的不足之处

首先，缺乏科学合理的信息化建设规划，影响了档案管理信息化进程。在档案管理信息化建设时，部分管理部门没有结合事业单位自身的发展规划、需求、市场环境来规划档案管理信息化建设，相反，是通过实践探索的过程，逐步摸索档案信息化结构的构建。这将导致信息化建设存在漏洞，不利于构建科学合理的信息化管理系统，甚至还会影响档案信息管理的质量。其次，员工信息化技术素养不足，缺乏专业性。大部分事业单位的在职管理人员都是年龄偏大的员工，这类员工对信息技术知识的接受能力有限，使用信息化管理系统存在难度。与此同时，部分单位虽然引进了档案管理信息化技术，但是没有重视对档案管理人员的技术培训，这样不仅不利于管理人员工作技能的提升，而且还会影响档案信息管理的质量，实现不了信息化技术的应用价值。

三、档案信息化建设与档案管理的改善策略

（一）培养信息化技术管理人才

档案信息化建设和管理的工作人员不仅需要具备专业的档案管理知识，而巨还需要了解档案管理信息化系统，以便更好地落实档案管理工作。因此，在档案信息化建设管理的过程中，事业单位可以通过两种方式培养信息化档案管理人才，为档案信息化建设提供保障。方法一：加强在职员工的信息技术培训，培养员工的档案管理技能，促进员工管理水平的提升。例如，可以开展理论与实践结合的培训课堂，在工作人员掌握信息化管理的理论要点后，为其构建实践锻炼课堂。这样有利于工作人员更好更快地掌握信息化管理知识，提升员工的管理技能，为档案管理提供保障。方法二：引进专业的信息技术人才，为档案管理信息化建设奠定人才基础。在事业单位档案管理信息化建设中，专业的信息化技术人才可以有效地处理信息化建设过程中的问题，保证信息化管理系统能够健康顺利地运行。同时，还可以利用信息技术专业人员指导档案管理人员熟悉信息管理技术，这样不仅可以推进档案信息化建设的发展，还可以进一步提高档案管理的质量，推进档案信息化建设进程。

（二）优化员工的专业素养，促进档案管理质量的提高

在档案信息化建设和管理的过程中，工作人员是否具有专业的素养、良好的工作态度及服务意识，是影响档案管理质量的重要因素。因此，推进档案信息化建设和管理的首先任务就是强化工作人员的服务意识，端正其工作态度。例如，相关事业单位可以健全档案管理制度，明确指出档案管理的重要性，规范员工的管理行为和态度，营造良好的信息化建设环境。同时还可以建立责任监督制度，对消极怠慢的工作行为进行监督和惩罚，强化工作人员的责任意识。除此之外，事业单位还可以定期考核工作人员对信息化理论知识、档案管理理论知识的掌握状况，审核工作人员的档案管理工作质量，奖励和表扬优秀员工。在这样的环境下，员工能够以更加积极的状态面对档案管理工作，提升档案信息管理员工整体的素养，并巨也能培养员工的工作热情和责任心，让档案信息化建设管理工作顺利进行得到保障。

（三）构建科学的档案信息化建设方案，实现信息化技术应用价值

在网络信息技术发展的背景下，由于每个单位的档案信息化建设和管理具体情况不同，对档案信息化建设管理要求也会不同。针对档案信息化建设与档案管理存在需求不协调、系统结构不完善、系统性能低、投资多受益少等问题，事业单位在进行档案信息化建设的过程中，就需要结合单位发展需求、发展目标和规划、市场环境等信息，构建科学合理的建设目标，这样才能保障档案信息化建设与企业协调发展。通过这样的方式，才能实现档案信息化建设的价值，为事业单位信息化建设提供技术保障。

结语

总而言之，在事业单位发展的过程中，全面落实档案信息化建设，培养信息化管理的专业人才，严格把控档案管理质量，可以为其发展奠定良好的基础。与此同时，通过强化档案管理人员的综合素养，制定科学合理的信息化建设方案，能够提升档案管理质量，促进事业单位的健康稳定发展。

参考文献：

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12S）：150-151.

[2]刘之辉.关于人事档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].环球市场，2017（3）：21.