事业单位档案管理规范化的分析（2）

胡健

摘 要：随着现代信息技术的快速发展，事业单位档案信息化管理日益凸显其重要性。积极转变档案管理模式，优化提升信息化管理水平，对于构建便捷高效的档案管理机制，推进信息化档案建设，保障事业单位各项工作有效运行，具有重要的作用。本文从探讨档案信息化管理的主要优势着手，分析信息化管理过程中存在的问题，并提出了优化事业单位档案信息化管理的策略，旨在为新时期事业单位管理和服务工作提供借鉴。

关键词：事业单位；档案；管理

人事档案成了人才信息的重要承载，也是人才信息的源泉。人事档案能够十分清晰地反映出人才的个人经历、工作表现、奖惩情况和行为轨迹，是人才选举的重要途径。在人事档案管理的过程中，完善人事档案管理工作，对人才资源开发产生了十分重要的作用。在人事制度改革力度不断加大的背景下，事业单位人事档案管理变得越来越重要。从人事档案管理工作开展的必要性出发，优化其工作的具体策略，可以为提升人事档案管理工作的水平提供稳定的基础。

1 事业单位档案信息化管理的主要优势

1.1 提高档案管理工作效能

切实推进档案信息化管理，能为档案管理工作提供积极的技术支持和发展环境，优化档案管理工作效能。创新利用档案信息化管理新形式，完善软硬件管理系统，不仅能转变档案管理职能、提升管理效率、提升档案管理的科学性，而且能促进档案信息资源的共建和共享。在一些政策法规许可的范围内，事业单位内部、各部门以及其他相关事业單位和部门之间通过科学创建工作局域网、加强沟通合作，能更好地实现信息互换和资源共享，进而能够提升管理工作效能，为事业单位决策和发展提供优质的服务。

1.2 促进档案事业持续发展

在现代信息社会，信息化建设是展现事业单位整体管理水平和服务职能的重要方面。档案信息资源是新时期事业单位实施公共决策、开展公共服务的重要参考素材。积极创新管理方式方法，深入应用数字化、信息化技术手段，大力推进档案信息化管理工作，有利于促进档案管理工作实现可持续发展，为社会公共事业的规划和进步做好准备。

2 事业单位档案信息化管理存在的问题

2.1 档案清理难度较强，并且堆积较重

当前形势下，绝大部分事业单位在工人档案管理工作中，仍然采用的管理模式相对较为枯燥、单一、单调。单位内部所有工人的档案，几乎都被单位领导所控制。然而这种档案管理模式更适合与传统模式管理方式。随着社会经济的发展与进步，人才的流动已经是司空见惯的现象。传统模式下的档案管理方式，已经不能够顺应当前事业单位档案管理工作的发展需要。当事业单位的员工退休或者离职时，该部分员工的档案并没有被妥善的处理，不会被及时的更新，更不会被清理掉。随着时间的不断的向前推移，越来越多的无效档案堆积如山，这些无效档案不但占据了大量的办公空间，更不利于人力资源工作的开展。

2.2 缺乏工人档案管理意识

事业单位在实际的经营管理中，缺乏对工人档案的管理意识。部分事业单位对于工人档案的管理并没有给与足够的重视，并且缺乏对工人档案管理的相关法律法规。因此，事业单位工人档案管理工作，在我国事业单位当中并没有得到很好的实施。由于工人档案管理意识的缺乏，在事业单位的管理工作中的体现相对较为明显。大部分事业单位并未引起对工人档案管理工作的重要性。长期对于工人档案管理的忽视，导致事业单位并没有及时的对工人档案做出整理与总结。

3 事业单位档案管理规范化措施

3.1 完善制度，规范监管

健全完善的管理制度、规范有序的监管办法，将为优化档案管理提供保障。首先，事业单位要严格根据《档案法》和国家档案管理条例，联系本单位的实际情况，建立健全档案信息化管理制度，灵活设计档案管理工作考核办法，依法严格治档，杜绝以权谋私现象，助推档案管理工作顺利开展。其次，要强化对档案信息化管理的有效制约和监督。事业单位要坚持依法依规，切实融通事业系统内部监督与外部监督，充分利用管理公开和社会监督形式，勇于接受新闻媒体和群众监督，及时排查档案管理过程中的隐患，营造一个安全高效的信息化管理环境。再次，完善档案管理学习制度。事业单位要持续开展学习我国《档案法》《档案法实施办法》以及其他各种法律法令中相关的档案管理规定，深化档案管理制度认识，更加规范有序地开展档案管理工作。最后，事业单位要完善管理评估体系，对档案管理工作进行合理考核，以更好地保证信息化管理实效，真正将档案信息化管理工作做细、做好。

3.2 完备设施，提升效能

为有效提高信息化管理水平和效能，事业单位必须加大资金投放力度，注重应用性软硬件信息化基础设施建设。首先，事业单位要根据国家档案管理标准，充分利用便捷的信息技术手段，开发、建设优良的档案管理操作系统，并配备标准化管理设备，创建一个科学实用的档案信息运营网站，实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式，通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务，可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能，适时更新档案数据信息。其次，要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理进程，有利于进一步促进事业单位各部门之间的在线信息资源传递和互通共享。事业单位各个部门要及时整合相关档案信息资源，按照档案管理体系组织创编成有机的资源整体，借助档案管理操作系统优化实施信息化管理。最后，事业单位还要不断提升网络技术和工作平台建设能力，重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，充实档案信息资源数据库，提高档案管理的数字化效果，以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。

3.3 提升意识，强化领导

为了从深层次对人事档案管理工作进行完善，单位领导要重视和关注，要让人事档案管理工作拥有强有力的支撑。单位内部要把人事档案管理工作纳入议事日程之中。比如，创建档案管理领导小组，小组对人事档案管理工作的各个层面负责，并开展定期的检查和指导工作。在工作开展中要及时地发现其中存在的不足，提出解决意见。随之形成人事档案管理考核机制，对人事档案工作进行合理的考量，开展分类指导模式，实现动态管理模式。这样，人事档案工作会展现出制度化特征，更加规范和科学。

3.4 优化档案功能

人事档案管理工作要让档案的内容趋于全面、客观和动态。由此，事业单位就需要对档案的实际功能进行全新定位和升级。第一，要关注档案的重要内容。对其进行有效的保留。第二，对档案的实际内涵进行扩大和丰富。比如，其中涉及了养老保险、医疗保险和失业保险等内容，还应该强化对工作业绩的分析，增加关于学习奖惩、专业特长等的信息。这样，才会满足单位对人才的需求。

4 结语

随着信息化时代的到来，事业单位的工人档案管理工作要求逐渐提升。随着档案管理工作的良好发展，与此同时暴露出来的问题也越来越多。例如，档案出现弄虚作假，工作档案与实际不相符、以及弃档等问题出现。这些问题在很大程度上严重的阻碍了档案管理工作的顺利开展。因此，事业单位要给与高度的中，并且针对其出现的问题，及时的采取有效措施对其加以控制，进而保障事业单位工人档案工作进一步发展，全面事业单位全面工作的顺利发展。

参考文献

[1]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2017（4）.

[2]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（2）.