新时期基层单位档案管理工作创新思路探讨

张道唐

摘 要：基层单位档案管理相对较后进，特别是乡镇科级单位。基层单位档案管理要跟随发展要求不断提升管理水平，建设档案信息化管理，方便保存和利用，体现档案本身价值并尽其能服务社会。文章对基层单位档案管理至信息化建设做肤浅论述，提出基层单位档案管理至信息化建设意义，基层单位档案管理现状，信息化建设途径策略，给提高基层单位档案管理一点参考。

关键词：基层单位；档案管理；信息化建设

随着社会的发展和不断进步，人们对档案的关注度也越来越高，一方面人们对档案的需求比较强烈，另一方面，档案信息资源涉及方方面面，和人们的生活息息相关。据统计，越是发达的国家，人们对于档案信息的关注度越高。因此，从某种程度上来说，对档案信息的关注度反映了国家发展的水平和高度。随着经济社会的快速发展，档案的管理和发展更加需要满足人们的需求。做好新时期和新常态下的基层档案管理工作，不能仅仅满足于传统的档案工作思路，需要档案工作者立足实际，创新思维，不断提高档案工作的效能和水平，促进档案事业持续健康发展，最大限度满足人民群众日益增长的档案利用需求。档案管理工作是一项服务性强的工作，服务是档案管理工作的一个重点。这就要求档案工作者做到三个“加大”，加大硬件基础设施建设，加大资源建设，加大信息化建设，才能更好的提高档案工作的服务水平。

1 基层单位档案管理信息化建设意义

以高校为例，随着学校办学规模的不断扩大，带动着档案信息的增加，档案呈现“大数据”化的基本特征。然而，从当前实际工作来说，档案的功能作用尚未被重视、开发和利用。究其原因，主要在于档案资料仍在“睡眠”之中，这是在传统的档案管理模式下，档案资料的调取和使用，需要花费大量的时间，而且程序繁琐，难以达到档案资料的可用性，所以唤醒它需要大量人力、物力和财力。在信息化管理模式下，必将档案资料（多为纸质）转换成以数字化形式，存储在“数据库”内，利用系统的检索功能等，能够实现对相关资料信息的实时调取和使用，而且能够实现异地实时调阅，极大程度上提高了档案资源的利用率。除此之外，在档案管理的档案资料采集、整理、归档以及保存等方面，也得借助信息技术，才能够提高工作效率，减少档案管理的成本。基层档案建设成为信息化，依托互联网（内部网）使档案管理部门和其他部门的互联互通，实现在线归档和在线移交接收等，从而打破基层单位档案信息孤岛，对提高基层单位文件传输、档案归集工作，提高管理质量和工作效率有着极大的帮助。

2 新时期基层单位档案管理工作创新措施

2.1 提高意识，加强档案工作的责任感与紧迫感

首先，提高档案的服务意识，是做好档案管理工作的基础。提高档案的服务意识，是供给侧改革的重要环节。要重视档案管理工作的改革，把档案工作作为为民利民的民心工程去做，将档案列为重要的工作事项，设立独立的档案室，配备设施，安排专人负责，为档案工作提供必要的条件。其次，提高整體档案意识。让大家认识到档案工作关系到全单位每一个人的切身利益，也关系到普通群众的利益，做好档案工作是提高服务水平和服务能力的体现。据调查数据显示，很多单位并不重视档案工作，把它当成是档案人员个人的事。基层单位，必须要改变这一观点，加强学习 《档案法》，认真贯彻落实 《档案法》，不断强化对档案工作的重视，做到人人关心档案，人人重视档案，确保档案工作的顺利开展。第三，增强档案工作的服务意识。档案工作不是部门的管理工作，而是部门的服务工作，要正确处理好人们对档案的需求与档案管理的关系，不断满足人们对档案的需要层次。

2.2 基层工作人员要及时对日常工作中形成的材料作分类管理

在档案管理中，常见的分类方法有问题分类法和时间分类法两种，对于材料相对较少的基层部门来说，先按问题分类，再按年度分开更为方便实用。以医院某部门为例， 可以按照问题 将日常形成的材料分装在不同的盒子中，即 按照党务类、行政类、教学类、人事类、工会类等 档案管理“一级类目”分类，再按照档案管理“二级类目”做更加精细的划分。比如在行政类材料中，又可按照部门形成的文件和收到的材料分类，将不同类型的材料装入不同的文件盒中。按照年度分类法整理材料，一方面容易查找到相关材料，另一方面可为来年资料归档工作的开展提供便利。此外，对于部门常常用到的、不受年度限制的各种材料，应复印后装入文件盒中，并在盒脊上标明“常用材料”字样。

2.3 资源整合，努力实现“三个加大”

档案工作要做到“三个加大”，即加大基础设施建设，加大档案资源建设，加大档案信息化建设。基础设施建设是档案安全保存和有效利用的最基本的物质条件，档案资源建设是档案工作的核心，档案信息化建设是档案工作的延伸，都是档案工作不可缺少的组成部分。档案基础设施不完善，势必会影响档案工作的内核及外延发展；档案资源不丰富，档案工作就无法满足群众的需要；档案信息化建设不充分，就会跟不上社会发展的需要。因此，档案工作要上新水平，就必须加强基础设施建设，资源建设与信息化建设。档案工作顺利实现“三个转变”，必须依靠档案工作的“三个加大”，“三个加大”是“三个转变”的基础和条件，“三个加大”得以实现和发展才能更好的推进档案工作实现“三个转变”。加大档案硬件基础设施建设。要立足实际，对档案的库房等硬件设施加以改造，为档案工作提供必要的条件和场所。加强档案资源建设，必须按照要求做好数据的收集、整理、归档和利用，确保档案数据的完整收集、安全存储和综合服务。加大档案信息化建设。档案信息是信息化建设的有机组成部分，将档案信息利用科技手段转化为电子化、网络化，不断推荐档案的信息化建设。

2.4 加强基层单位档案信息化管理队伍的建设

为适合基层单位档案信息化管理实际需求，不断加强档案信息化管理队伍建设，提高档案信息化管理水平。在具体工作实践中抓好以下几点：一是在爱岗敬业的教育。对从事基层单位档案管理工作人员爱岗敬业教育才是管好档案的基础。因为档案管理这个工作比较单调，也很难出现工作成绩，正因为如此，基层单位档案管理员经常换人换岗。所以要加强爱岗敬业教育，安下心来，借助现有电子设备管好档案，做与档案管理改进有关的研究，一样做出成绩。二是对档案人员提高档案管理业务能力的培训。请档案方面的专家学者、经验丰富的专业人士来讲课，以培训提升业务素质和专业素养，提高基层单位档案信息化水平。三是提高基层档案管理人员待遇。待遇包括政治待遇和经济待遇。政治待遇包括要求思想进步组织应重视，有职务提升机会也应考虑“默默无闻”的档案岗位。经济待遇应当不低于别的岗位，保障基层单位档案管理工作人员稳岗。

3 结语

加强基层工作人员档案管理意识的培养，不仅能进一步提高工作效率，使日常工作有据可查、有据可依，还能从源头上确保本单位归档材料的质量。因此，我们认为，这是一项事半功倍、不容忽视的工作，应当引起各基层部门的高度重视。

参考文献

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