试论信息技术在中学档案管理中的应用

刘亦子

摘 要：为了保证信息技术能在中学档案管理方面具有良好的应用效果，有关方面应认识到是信息技术在档案管理方面的重要性，并能结合信息技术特点，制定科学的信息技术应用方案，提升中学档案信息管理工作的质量。本文就信息技术在中学档案管理工作中的应用进行了分析。

关键词：中学；信息技术；档案管理；应用

在学校发展中会逐渐形成大量的档案信息，而且在当代社会对于教育工作重视度不断提升的情况下，学校中档案信息的数量在增多、种类在丰富。这也就需要学校当中档案管理工作人员能运用信息技术做好档案管理工作。

1 将信息技术运用到学校档案信息管理中的重要性

1.1 符合时代发展需要

计算机技术已经被充分的运用到了各个领域当中，使得相应领域获得更好的发展，通过计算机设备强大处理能力的发挥，也就能让相应的信息数据得到更高效的管理。尤其是网络技术有大规模运用的情况下，也就为计算机设备的运用创造了更大的平台。而中学当中的档案信息有着信息数量大、类型多的特点，使用计算机设备就能有效的对中学中的档案信息进行管理，让档案信息管理工作在信息技术的辅助下实现管理效率以及管理质量的提升，而这也符合现代社会发展趋势，能让中学档案信息管理的质量得到强化。

1.2 提升学校决策工作的科学性

在学校向前发展需要管理人员做出多个决策，从而让学校能有良好的发展，在当代社会发展加速、发展多元化的情况下，需要学校保证所制定决策的科学性。而在制定发展决策的阶段中则需要大量基础数据的辅助，只有保证档案资料有良好的全面性以及准确性才能确保中学管理人员决策有良好的有效性。而通信息技术的运用，则能快速、及时的调取相应的档案信息，在这种高速、及时的信息传递下，避免中学中各项管理决策的质量受到影响。

1.3 提升中学中档案信息管理的效率

中学中的档案信息随着学校发展而不断增多，并且在教学方式、教学理念发生改变的情况下，档案信息类型、数量也在增多，在这种情况下，仅仅依靠人力来完成档案管理工作则会导致管理工作效率以及质量受到影响，并且人工管理模式下也更容易出现问题，导致档案信息出现缺失等问题。这也就需要档案管理工作人员能将信息技术运用到档案管理中，克服人工管理模式的缺点。在将信息技术运用到中学档案信息管理方面之后，档案信息录入、调取、管理也就能全面的实现信息化，在提升档案信息管理工作效率的同时还能保证档案信息管理工作的质量。在当前中学招生数量不断增多、学校规模扩大的情况下，档案管理工作中实现信息技术也就是一种必然趋势，能减少档案管理工作岗位上的工作人员数量，提升档案管理效率。

1.4 有利于实现信息共享

过去中学中档案信息管理工作以纸质类型媒介作为基础，纸质媒介在使用中不仅会占据一定空间、保存难度较高，而且需要进行档案信息共享的时候需要通过复印等方式，使得档案信息共享存在着较大难点。而在信息技术运用中学档案管理中之后，就能将转变成电子信息形式的档案信息依靠网络平台来进行高速传播，让档案信息传播更加的高效化，同时也降低了在档案信息共享方面的成本。但由于网络具有较强的开放性，因此在借助网络平台实现高水平中学档案信息共享的时候，也需要做好档案文件信息加密工作，降低档案信息在传递中出现被窃取的可能性，实现档案文件信息共享的稳定发展。

2 现代信息技术在中学档案管理中的实际应用分析

2.1 应用档案管理软件，建立起固定的、封闭的传统档案库

档案管理软件可以设有多个工作站，只要主机一开，各个站点可以同时进行档案案卷目录、卷内目录、文件汇编、参考资料等不同类型文字数据的录入、浏览、修改、检索、统计、输出、打印、借阅登记、系统维护等重要操作。各个中学可在档案室、校长室、办公室、教导处等主要的档案利用部门安设站点，使学校领导可以非常方便、快速地查到他们需要的档案资料，然后通知档案员提供。

2.2 使用专门软件进行记载和提供查阅

校园网络的成熟运用，为信息化档案管理提供了稳定的网络环境，也为开展档案信息服务工作创造了良好的条件。固定文件内容中检索字节为统一格式，如文号、题名、密级、作者、时间等，进行档案编写，为档案提供了功能强大、自定义、跨门类的检索功能，检索信息可包括文字、图像、Word文件、Excel文件等，如此一来，就可形成档案检索工具，方便信息档案在学校内部管理工作中的利用，如：教职工个人资料、学校财务数据、学生个人资料、学生成绩学分、图书馆和阅览厅藏书目录等。同时也便于各学校之间、学校与教育系统之间的互传、互换信息。

2.3 建立移动、开放的信息资源库

在学校的网页，所有的部门如：校长室、办公室、教研处、德育处、教务处、总务处；所有的科组如：语文、数学、英语、政治、历史、地理、物理、化学、生物、体艺、心理，都有自己的一片天地，只要你找到它们，进行点击的话，你就可以对它有很详细的了解。一批有价值的档案資料，不但存放在学校里，也向所有学校、师生开放，他们对版权进行了说明。

2.4 对现存的档案进行信息化建设

首先，要将现有的中学档案进行普遍、全面的数字化处理，即将档案室的所有档案数据通过扫描、录入等形式，将原本由各种物理载体形式体现出来的档案信息，全部以数字化形式存储到光盘、磁盘等存储器中，完成现有中学档案信息向数字化转化的过程，这是传统档案管理方式向数字化档案管理方式过渡较为稳妥的办法之一。

其次，知识经济时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念，促进档案管理的转变。由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变。因此，必须充分发挥档案工作者的积极性、主动性与创造性，采取目标激励、情感激励、尊重激励、危机激励、奖罚激励等全方位主导激励原则。

第三，由硬性管理为主向以软性管理为主转变。中学应该强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理，变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量、提供利用所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况，从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求，适应广大人民群众对档案利用的需求。

3 结语

在中学不断发展中，档案管理工作的重要性也在不断提升，需要管理人员能将信息技术更好的运用到档案信息管理中，提升档案管理工作的效率以及质量。同时档案管理方面的工作人员在运用相应信息管理技术的阶段中，也要做好硬件管理、档案信息加密等方面的工作，让信息技术能在档案管理方面有更好的运用。

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