浅谈民政专业档案的特点

秦好奎

民政专业档案是指民政部门在从事专项民政业务活动中直接形成的，具有保存价值并经整理立卷、归档的各种专项业务档案的总称，是民政部门进行专项业务活动的真实记录。民政专业档案属于国家专门档案的范畴，除具有档案的共性特点外，还有它自己的特殊性，即个性特点。

1 专业性强

民政专业档案是民政部门（特定的部门）在各专项民政业务活动（特定的活动）中形成的，无论是业务受理、登记调查、审核审批、公文制作，还是文件材料归档范围、归档时间和归档质量，以及档案保管期限的确定、整理方法和保管条件的设计都有其特定的程序和要求，是民政部门所独有的。因此，民政专业档案具有很强的专业性。

2 专业档案种类多

民政工作的多元性决定了民政业务涉及的专业面比较广、类型比较多，因此，形成的民政专业档案种类也就相对比较多。国家档案局确定的100种国家基本专业档案中，涉及民政的有9种，即：城乡居民最低生活保障档案、伤残抚恤人员档案、殡葬服务单位业务档案、婚姻登记档案、社会组织登记档案、地名档案、行政区域界限档案、农村五保供养档案、慈善捐赠档案，是专业档案种类最多的部门。随着民政业务工作的深入开展，民政专业档案的种类还会增加。

3 档案内容的专指性和形成的多样性

每一种民政专业档案反映着特定的某项专业活动。因此，从内容看每种专业档案都具有专指性，如地名档案反映着地名管理方面的情况，社会组织登记档案反映着社会组织登记情况，农村五保供养档案反映着农村五保供养对象供养方面的情况等。而形式的多样性则体现在3个方面。一是载体多，既有纸质档案，又有照片、录音、录像、电子等特殊载体档案；二是记录方式多，既有以文字、图表、声频、视频为记录手段的档案，又有以光盘、磁带、磁盘为记录手段的数字档案；三是文件材料名称种类多，民政专业档案涵盖了各个专业特定名称种类的文件材料，且数量众多，规格不同。

4 涉及民生档案多

民政工作具有社会性、群众性特点，保障基本民生是民政工作的重要内容。因此，在民政专项业务工作中形成了内容丰富、数量庞大、涉及千家万户的民生档案，如：婚姻登记档案、伤残抚恤人员档案、殡葬服务档案、收养登记档案、农村五保供养档案、流浪乞讨人员救助档案等。这些档案与公众利益密切相关，是维护广大群众合法权益的原始凭据，是人民群众最关心、最直接、最现实利益问题在民政专业档案中的集中体现。

5 檔案管理方法的特殊性

民政专业档案是在专项业务活动中直接形成的，每种专业档案即是该项专业活动形成的副产品，其文件材料有着稳定、规范的名称和结构形式，而且绝大多数都是格式文件、弹性表格等。民政专业档案的特殊性决定了每种专业档案的形成、积累、整理、归档规律和管理方法、技术标准各不相同，为了规范化管理专业档案，应当为每种专业档案制定一个专门管理办法。为此，近年来，民政部、国家档案局相继制定了《地名档案管理办法》《收养登记档案管理办法》《婚姻登记档案管理办法》《关于加强最低生活保障档案管理的通知》《伤残抚恤人员档案管理办法》《社会组织登记档案管理办法》《殡葬服务单位业务档案管理办法》《行政区域界线档案管理办法》《农村五保供养档案管理办法》《生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理办法》等。这些专门档案管理办法的出台，使各种民政专业档案管理有章可循，有效地保障了档案的齐全完整、系统规范、安全保管和有效利用。