新时代文书档案管理工作的探讨

摘 要：在信息交互速率加快以及工作节奏加快的现代社会，文书档案管理工作成效直接影响到其他工作的开展。新时代，文书档案的内容和传播形式都发生了相应的改变，文书档案资源的使用频率和利用价值也有所提升。因此，优化文书档案管理各个环节，确保文书档案管理工作质量成为现阶段档案管理部门的关键工作。本文立足于新时代背景，从完善管理体制、提升信息技术运用能力以及完善管理标准等多个层面剖析文书档案管理标准化路径。

关键词：新时代；文书档案；信息化；体制

1 新时代文书档案管理工作的特点

1）文书档案内容与形式呈现多样化。信息化社会，各个单位的公文往来以及工作交流频率加快。随之产生的信息资源不断增多。办公自动化以及网络技术愈发成熟，更是改变了文书档案的形式，电子文书档案随之增加。因此，档案管理人员工作量有所增加，归档任务和管理任务也愈发沉重，原本就种类多样的文书档案也发生了演变。许多单位的档案管理人员不仅需要对纸质文书档案进行归口管理，还需要在电子系统上处理电子文书档案[1]。在这种背景下，许多单位开始着手文书档案技术化、信息化和智能化建设，开始将数字处理技术以及网络信息技术运用至文书档案管理领域，取得了阶段性成果，一定程度上缓解了档案管理人员工作压力。

2）文书档案管理价值更加突出。文书档案管理工作的本质是信息资源加工，实质上是对信息资源进行深度收集、加工、管理和利用，最终目的是服务于单位其他工作，使单位能够创造出更多的社会效益和经济效益。文书档案作为单位决策层开展决策工作的客观依据，能够显著增强单位决策工作的可行度和科学性。许多单位决策人员通过参考文书档案，能够从宏观和微观上把握今后工作方向，拟定出更具有前瞻性和科学性的发展战略。此外，伴随信息共享技术愈发的成熟，各个单位之间开始寻求合作，探索建设文书档案共享机制，进一步挖掘了文书档案的价值，节约了单位开支。

2 新时代文书档案管理工作的现实困境

1）部门之间联动不足。虽然在信息化社会，文书档案的价值得到了认同，但是仍然有部分单位的相关工作人员缺乏对文书档案工作的正常认识，单纯的将文书档案管理工作视为资料整理工作。由此导致单位各个部门之间缺乏联动，影响了文书档案工作的正常开展[2]。档案管理人员对文书档案进行跟踪或定期收集过程中，需要其他部门工作人员在提供后续资料上给予配合，才能确保文书档案收集工作的完整性、规范性和连续性。与此形成对比的是现阶段部分单位管理体制上存在缺陷，导致各个部门与档案归口管理部门之间的联动不足。一方面，部分单位没有加强顶层设计，没有设置出一套贴合本单位档案管理实际的工作流程，部门与部门之间工作难以接轨。加之其他部门工作人员对文书档案管理工作知之甚少，在缺乏指引的情况下更是难以配合档案管理人员的工作，影响了文书档案收集工作的质量。另一方面，部分单位没有加强监督管理和绩效考核，其他部门工作人员对文书档案管理工作重视度不高。

2）信息化技术运用能力不强。数字化技术、网络信息技术以及其他智能技术可以高效处理信息资源，为单位文书档案管理工作带来了新思路。现阶段，部分单位信息化技术运用能力不强，难以适应现代档案事业变化和发展。实践中大致存在以下几种情况：第一，人力资源建设工作存在漏洞。工作人员专业知识更新与时代发展速度不匹配，阻碍了信息化建设进程。部门单位引进文书档案管理系统和硬件设施时，忽视了人力资源建设，工作人员运用档案管理系统和信息技术的能力不强。第二，部分单位没有营造创新环境。工作人员创新意识匮乏，主动性不强，难以形成特色化的档案管理机制。第三，部分单位忽视了办公条件的改善，文书档案管理工作过于依赖人力，不利于文书档案管理工作的可持续化发展。部门单位没有在文书档案管理信息化建设上给予相关部门足够的资金支持、物力支持和人力支持，与普遍实现办公自动化和文件信息化的工作环境形成了鲜明对比，不利于提升文书档案的收集效率、管理效率和利用效率。

3 新时代文书档案管理工作的策略

1）完善管理体制，形成部门联动。新时代，文书档案管理工作呈现出新特点，传统管理机制难以适应文书档案管理实际管理需求，不利于单位长期发展。为此，单位有必要从管理制度入手，加强顶层设计，确保档案管理工作各个环节畅通[3]。首先，单位要积极开展调研，充分了解本单位档案管理工作的现实困境，有针对性的设置出档案管理流程。其次，单位应当明确各个部门在文书档案收集、管理、后续交接和利用环节的义务和责任，将责任落实到具体的工作人员，督促工作人员形成档案协作管理意识和档案管理责任意识。最后，单位要重点完善文书档案跟踪管理机制，加强文书档案的完整性和连续性，真正发挥文书档案的价值和效用。总而言之，单位建立一套可行性强的管理体制，才能使文书档案管理工作走向标准化和规范化，才能防止部门之间互相推诿，提升文书档案工作质量。

2）提升信息技术运用能力。在信息科技高度发展的新时代，信息科技对人类生活与工作的影响程度不断加深。单位要确保本单位信息技术运用能力与信息化时代发展速度相匹配。首先，单位要培养具备相关技能和工作经验的人才，防止文书档案管理工作边缘化。单位既可以从培训层面入手，通过定向培养、统一培训和岗位交流等方式来培养人才，也可以与其他单位进行合作，共同举办交流论坛和合作论坛，为工作人员提供平台。其次，单位要重视创新，鼓励工作人员开展课题研究和技术研发，探索引进大数据技术、区块链技术和人工智能技术，推动文书档案管理机制创新，营造创新环境。最后，单位要逐步改善办公环境，满足档案管理部门工作需求，为其提供充足的资金支持，完善各种软硬件管理设施。

3）完善档案管理标准。纸质文书档案与电子文书档案分属两个领域，各有其特点。为此，单位必须完善档案管理标准，确保文書档案管理符合行业相关要求。一方面，对于纸质文书档案而言，单位要重点把控文书档案归档与保管环节，加强对纸质档案的安全管理工作。同时，对于失效的相关纸质档案，要及时进行销毁，防止档案堆积，节约单位管理成本。另一方面，对于电子文书档案而言，单位要统一电子文书档案保管格式，对电子文书档案的加工标准、保管标准和储存方式予以明确。总而言之，完善档案管理标准是利用档案的前提条件，单位管理层应当予以重视。

4 结束语

作为单位信息交流以及信息汇总的运转核心，档案归口管理部门在单位各个工作环节占据着重要位置。在信息日新月异，文书档案数量增多的新时代，档案管理人员仅仅具有服务意识和工作经验远远不够，还需要具备相应的专业素养。通过本研究可以发现，在信息化社会，档案管理人员需要综合利用各项网络技术和信息技术的优势，创新文书档案管理机制，形成具有特色化、标准化和科学化的档案管理机制。总而言之，文书档案管理工作是单位日常工作实践中的突出环节，关系单位各项决策和发展战略的拟定。在共同努力下，文书档案的信息服务价值一定会得到提升和凸显，文书档案管理工作也一定会迈向更高的台阶。

参考文献

[1]张斌.办公室文书档案收集与归档[J].办公室业务，2018（24）：112.

[2]黄文柳.文书档案的信息化管理[J].办公室业务，2018（23）：42.

[3]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：155-156.

作者简介

马静（1980-），女，汉，山东省临沂市，馆员，大学本科，研究方向：档案管理。