浅析信息时代下档案管理工作的创新

闫恒

摘 要：档案对于政府，团体，企业和个人在社会中活动中起着非常重要的工作，它是一种能够保存文字，图片和资料等材料的重要的社会资源，它能够管理各部门和机构的工作。档案管理这项工作早在很久之前就在中国被运用起来，但是随着我们中国社会经济得到很大的进步，信息化的技术也得到了很大的发展，所以档案管理面临着很大的挑战。本文主要就浅析信息时代下档案管理工作的创新展开讨论。

关键词：信息时代；档案管理；创新

随着选择社会发展的进行，我们的生活逐渐的依赖于信息化技术，使得档案管理面临着很大的挑战，但与此同时，在给档案管理带来挑战的同时也带来了机遇。在如今的信息化社会，要想让档案管理不被淘汰，就必须要对档案管理工作进行改革创新，有效的提升国内档案管理工作的效率。

1 档案管理信息化的特点

第一是在档案管理行政部门的统一要求下，档案管理的相关工作必须要遵循相关的法律和法规进行档案信息化的管理工作；第二将档案进行信息化就是将档案的一些内容进行信息化，实际上就是将一些文字的资料形成电子档案和电子文件，这种形式比较先进且具有着独特的优势，这种形式对政府、企业、团体等工作进行档案管理起着重要的作用；第三则是档案信息化中档案管理充分的运用信息化的特点将档案管理的工作优势发挥到最大化，让档案管理中的内容能够实现网络化和数字化，让档案管理能够改变之前的形式，运用信息化的技术将档案管理的工作逐渐的提高。

2 信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题

2.1 规划和设计滞后

我们经过调查研究发现，有许多的原因造成了信息化的时代下档案管理工作创新的问题，但是，造成信息化时代下档案管理工作在规划和设计上出现问题的原因主要如下：档案管理工作在进行工作管理时，它对档案当中的文件资料和信息资源进行划分，但是在全国的范围当中，由于一些权限，资本，标准的限制，难以形成标准的统一。还有便是在档案管理的工作中，档案信息的内容并不是一成不变的，在档案内中的文件是会发生变化的，所以在设计档案信息化管理系统的时候具有很大的盲目性。

2.2 档案信息化的服务观点和方式落后

如今随着社会经济化的快速发展，档案信息化的服务观点和方式越来越跟不上时代的发展，所以要想在信息时代下对档案管理工作进行工作创新，就必须要改变档案信息化的服务观点和落后的方式，跟上时代的步伐。虽然最近几年，档案管理工作的服务范围和服务对象不断的延伸扩大到各个地区，但是档案管理在管理工作时凡是涉及到一些比较隐秘的和安全性的内容时，就会在经济效益和社会效益上存在较大的阻碍。

2.3 相关法律体系不完善

由于社会经济发展，信息技术不断地得到发展，档案管理工作面临着许多的挑战，所以档案管理方面并没有引起许多社会的重视，关于档案管理的法律也得不到完善。虽然国家就针对大干管理的信息化制定了一些相关的法律，但是这些法律并没有形成系统化，要让档案管理信息化能够更好地进行创新就必须要档案管理信息化的法律更加的完善。所以我们要解决这个问题：在我们这个信息化的社会，我们进行档案管理的工作就必要依靠计算机和一些网络化的电子设备等这些信息技术而展开的，在档案管理的工作中，依靠计算机等信息化技术能够快速的将各类的信息进行分类，调整划分，让每一类的信息能够准确的系统化。且依靠计算机的技术标准与国际接轨，让档案管理的工作更好的进行创新。其次，我们在上述中说到在档案管理工作中，由于一些权限，资本等标准的限制，在全国范围内很难形成标准的统一，所以我们要想做出改变，就必须要在档案信息处理时在国内统一标准。在某一些行业中的一些具有标志性的档案属性要在行业中建立相关的标准，让标准化的程度不断的提升。

2.4 档案管理信息化存在信息共享壁垒

目前，在档案管理的工作中，要想让档案管理工作进行创新就必须要重点的解决档案管理信息化存在的信息共享壁垒。我们就必须要改变一些关于档案管理信息化的相关部门的职能的作风，特别是在进行档案管理信息化工作时要以服务型为主，改变部门的一些审核的方式，协同部门一起完成工作。

3 信息时代下档案管理工作创新

3.1 加强规划和设计

首先，我们在进行档案管理时，总是会存在着一些处于分割状态下的文件档案，或者存在一些没有进行整理而处于闲置状态下的文件，所以我们要将这些资料进行合理地归档和进行科学的分类整理。有些时候我们在分类文件时也会出现一些错误，我们就应当在加强规划和设计的过程中进行检查将一些分类不当的文件要进行科学合理地整合，并且将那些现行的文件信息分门别类的做好信息共享的工作。

之后，我们要将文件资料等进行分类然后建档的时候，我们就必须要根据当地实际情况的和企业的实际情况进行分类。分属于哪一个公司的或者哪一个地区应该要分为一类进行建档，这样方便以后查询时才能够轻易的找到。将这些信息形成电子文件之后，进行档案管理信息化工作，将当前的文档管理纳入到档案信息管理的范围之内，将档案内的资源得到更好的管理。

3.2 转变档案信息化的服务观点和方式

首先，我们要引起重视，充分的知道信息时代下档案管理工作创新的重要性，档案管理工作下转变档案信息化的服务观点，扩大档案管理的服务范围，让档案信息化服务的领域能够拓宽到更大的领域内。当然一些具有保密性的文件，我们就必须除外。

之后，我们便是要对档案管理工作中的管理工作强化，让现代化的信息化档案管理工作能够做的更好，且能够在信息化时代下档案管理工作中进行创新，提高档案管理工作的效率。

3.3 档案管理体制的创新

在档案管理工作中，将所有的檔案的信息进行统一集中管理。而现如今社会发展，信息化也得到很大的发展，我们要在档案管理工作中结合信息化技术，让档案管理的工作更加的有效益。因为如今我国关于档案管理的法律不够完善，我们才要制定一套系统化的档案管理体制，让档案管理的工作更好的进行创新。之后我们还要将这些档案信息进行集中地管理起来，现如今我们国内的档案信息大多是处于分散的状态下的，所以在档案信息系统下许多的硬件和软件设施是存在着较多的问题，所以我们就必须要优化档案管理下的制度，将每一份的信档案信息都比较完整地归纳到当中去。为了更好地将档案的信息进行管理集中，我们就要格外的注意到技术的规范和选择的软硬件。

3.4 人才队伍建设

要想要更好地进行档案管理的信息化创新，我们首先要培养好档案管理的人才，对档案管理的人员进行素质化的培训，让他们参与各项形式的业务培训，参加专业性的培训机构，提高自己的职业素质，更好地对档案管理工作进行创新。

4 结束语

进入新世纪后，我国经济水平得到发展，信息化技术与得到了很大的发展，人们越来越重视档案的整理和管理工作，积极的将档案管理工作与信息化结合起来，不断地完善档案管理建设，让信息化时代下的档案管理趋于合理。

参考文献

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