关于卫生院档案标准化管理工作的分析

胡建波 何伟 郑星

摘 要：随着我国经济水平的不断提升，我国的医疗保障体系取得了巨大的进步，卫生院档案标准化管理工作也应当遵循更加严格的标准。档案不仅是数据的集合，也充分的反映了社会发展的历程，是社会发展的缩影。必须通过科学的方法来加强对这些档案的收集、管理和开发利用，确保这些档案能够更好的发挥其自身的价值。本文首先分析了实行档案标准化管理工作的重要意义，在此基础上分析了现行档案管理制度存在的问题并提出了解决措施。

关键词：卫生院；档案标准化；管理工作

1 卫生院档案标准化管理的意义

实施卫生院档案标准化管理对于加强档案管理有着重要的意义，健全规范化、标准化、程序化档案管理工作机制，妥善、完整地保存各类重要文件、资料以反映医院历年经营和管理工作是卫生院档案管理标准化工作的重要责任。

1.1 提升卫生院的业务能力

档案管理对卫生院内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总，管理标准化能有效帮助卫生院人事部门的相关工作，对卫生院人员调整有着十分积极的作用，进而提升卫生院业务员水平。档案管理标准化对医生的业务实操也有着至关重要的作用。当代医生诊疗最直接的参考依据就是历史诊断档案，通过档案里的案例，了解当时的病情分析及治疗方式，能有效的协助当下进行决策。因此，档案管理标准化能大大缩减医生查询历史档案的时间，更重要的是，能做到案例重现和不断积累，对卫生院的业务水平提升有着不可替代的作用。

1.2 为卫生院提供研究方向

医疗方面的研究方向是极其庞大的，卫生院的研究能力比之医院差距极大，因此找准自己的定位，从而选择契合的研究方向，对卫生院的发展才有帮助。档案标准化管理后，卫生院就能直观的看到近年来治疗的所有疾病类型，还可以统计出卫生院治疗最多的疾病类型，即找到卫生院最擅长的领域，从而确定卫生院的优势所在。同时，通过标准化管理后的档案，了解优势领域内未被有效解决甚至未被解决问题，从而确定符合自身发展的研究方向。最关键的是，当卫生院通过标准化管理后的档案找到研究方向后，又能回过头来根据档案里的详细记录，作为研究的数据支撑，从而在研究过程中少走很多弯路，加速了研究人员的成长和研究项目的进程。

2 卫生院档案标准化管理工作存在的问题

2.1 档案管理工作方法陈旧落后

随着患者数目的增加，越来越多的卫生院已经增加了档案管理标准化的工作，但是管理方法和管理设施却没有与时俱进。档案管理设备是保证档案管理工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证，不仅能够促进档案完整管理，还能促进档案安全管理。但是，一些卫生院档案室所拥有的管理条件非常差，甚至没有专门的档案室，基础管理设备落后，设施不健全。例如，档案室空间狭小，潮湿，防潮、防火、防虫工作不到位，致使患者档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。

2.2 工作人员专业素养缺乏

近年来在我国医疗改革的推动下，卫生院的档案管理工作得到了很大的改善，然而其中存在的部分问题却无法根除。一些工作人员对于档案管理工作标准化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个卫生院的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案管理工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致卫生院档案管理过程中风险事件的发生。

2.3 卫生院档案标准化管理制度不完善

俗话说：“没有规矩，不成方圆”。完善的管理制度对于规范相关人员的作为有着巨大的作用。而目前我国大多数卫生院对档案标准化管理并没有做出合理的制度，或者即使做出了规定也只是流于形式，并没有切切实实贯彻落实到医护人员身上。对于各项操作流程以及规范，医护人员存在着不熟悉、不熟练的现象。

3 改善卫生院档案标准化管理工作的有效途径

3.1 加大资金投入

良好的档案管理设备是把该项工作落实好的基础条件。第一，提升档案管理工作的经费，严禁挪用。卫生院档案标准化管理虽然被归为档案管理部门的职责，但这并不意味着这项工作不需要其他部门的支持。卫生院应当加大经费投入，及时更新档案管理设备，以促进档案管理部门不断完善自己、提高自身的服务水平，提高工作质量与效。第二，深入挖掘档案的价值。档案并不是数据的堆砌，作为记载患者相关资料的重要文献，卫生院档案从侧面反映了国家医疗健康的发展，本身具有重大的应用价值，只是人们忽略了其作用，没有发现而已，因此，档案管理部门要深入挖掘档案的价值，促进档案资料发挥更大的作用。

3.2 促进有效沟通，增强档案标准化意识

沟通是联系两个主体之间的桥梁，是让彼此能由陌生走向熟悉、害怕走向安定的有效手段。在档案标准化管理工作中，一部分工作人员充斥着无所事事、不满或不胜任的感觉，这样的工作态度无疑是做不好档案管理工作的；其次是卫生院的有关领导，由于档案管理看起来与治疗病人、提高效益无关，因此，有些领导者没有对档案管理工作给予充分的重视，从而罔顾档案管理工作者提出的要求和改进的建议。可见，档案标准化管理工作的提升，需要卫生院领导及档案工作人员增强这方面的意识，共同推进档案的标准化。

3.3 组织工作人员学习，培养档案标准化能手

工作人员是战斗在档案标准化管理工作中的第一把手，他们的工作方式直接决定了档案管理工作的效率。因此，应当加大对相关工作人员的培训力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作标准，纯熟运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每年有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。此外，还应当做好信息的开发利用工作。可以开设必要的考核制度，引进竞争机制，只有合格后方能上岗。

3.4 完善档案标准化管理工作标准化管理制度

良好的制度是保证档案标准化管理的坚实基础，健康档案要求定期整理，及时更新，实行动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每年进行一次更新、增补内容及檔案分析，对卫生院的病人状况进行全面评估，并总结报告保存。档案要专人、专室、专柜、分类、分组保存，档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保患者档案安全。为了促进档案标准化管理，还应当加强对有关工作人员的激励，激发他们的干劲，意识到这项工作的重要性。

4 结语

随着我国政治、经济、文化的快速发展，已有越来越多的卫生院将档案标准化做为一项重要的工作。实行档案标准化可以有效提高卫生院的工作效率。因此，档案标准化管理工作就成为值得研究的一项课题。时代在发展，档案管理工作必须紧跟时代步伐，形成先进的管理理念，制定科学的管理措施，通过合理的管理制度，提高档案管理质量与效率，为社会发展提供更多信息，推动社会政治、经济、文化发展。