浅议如何加强企业招标内控管理工作

白淼

【摘要】本文按照招标前期准备阶段、招标阶段、开标评标定标阶段及资格规定阶段四个招标基本流程，详细提出了企业加强招标内控管理的具体措施。

【关键词】招标 内控管理 规范

招投标制度是社会主义市场经济体制的重要组成部分。《招标投标法》颁布14年来，我国招投标事业取得了长足发展，招投标市场不断壮大，行政监督管理体制逐步完善，招投标制度日趋完备，对规范招标投标活动，优化资源配置，提高采购质量效益，预防惩治腐败，发挥了重要作用。随着实践的不断发展，招投标领域出现了许多新情况、新问题。一些依法必须招标的项目规避招标或者搞“明招暗定”的虚假招标;有的领导干部利用权力插手干预招标投标活动，搞权钱交易，使公共采购领域成为腐败现象易发多发的重灾区;一些招标投标活动当事人相互串通，围标串标，严重扰乱招标投标活动正常秩序，破坏公平竞争;有的专家评标不公正。国有企业招标从业者应该深刻认识到形势刻不容缓，必须不断加强内部管控和监督，全面提升自身综合管理能力，进一步规范招标采购工作。面对不断出现的新情况、新问题，国有企业招标从业者必须逐步规范招标活动各个环节的程序，力争使每个招标项目公开、公平、公正的进行，力争实现“招标资料支撑招标结果”。

1加强招标前期准备阶段内控管理

在接到生产部门招标申请后，招标部门按照项目性质和复杂程度，选用资质较高、技术力量较强的招标代理机构，并要求招标代理机构指定一名注册招标师，对招标过程中形成的招标方案、招标公告、资格预审文件、招标文件、澄清函件、中标通知书等所有成果性文件进行把关，并加盖执业印章，确保质量。

1.1实施项目负责制

为保证招标质量，招标部门实行项目责任制，建立《招标项目责任人審核表》和《招标项目进度计划推进表》，实行招标项目包干负责，将招标任务、时间进度计划落实到专人，将责任夯实，将进度明确。

1.2具备招标的基本条件

招标申请一般分工程、货物、服务三种类型，其内容应达到编制招标方案所具备的条件，主要包括：

1.2.1工程类：项目概况、项目名称、计划批准文件、工程内容与范围、标段划分、工期要求、预算/概算/估算、工程量清单及控制价、质量执行标准、图纸、拟设定的投标人资格条件、拟采用的付款方式等主要合同条款、拟采用的招标方式等;

1.2.2货物类：标的名称、计划批准文件、数量或估算数量、规格型号、预算/概算/估算、标包划分、质量执行标准、技术要求、交货方式、交货期、包装方式、验收标准与检验方法、拟设定的投标人资格条件、拟采用的付款方式等主要合同条款、拟采用的招标方式等。技术复杂的应提供相应的技术规格书或采购技术文件;

1.2.3服务类：项目名称、计划批准文件、服务内容与服务范围、交付的成果与数量、交付时间、标段划分、预算/概算/估算、质量执行标准、技术要求、拟设定的投标人资格条件、拟采用的付款方式等主要合同条款、拟采用的招标方式等。技术复杂的应提供相应的技术要求文件。

1.3规范编制招标方案

在编制招标实施方案时，实行层层把关，组织生产部门、招标代理机构进行会审，后报相关政府审批部门审批，确保招标实施方案的合法性和可操作性。

1.3.1招标方案的主要内容应包括：项目名称，立项、可研、基础设计及概算审核批复文件的名称与文号，招标内容、范围和数量，标段划分，概算/预算，招标方式，资格审查方式，投标人资格条件，评标办法，评委会组成，是否设置最高限价等事项。

1.3.2招标方案的编制要求：

（1）招标方案编制必须符合现行的招标相关法律法规的规定;

（2）依据下列因素，拟定合理的投标人资格条件和科学的评标办法：仔细阅读招标申请以及相关附件信息（包括技术、经济、管理、合同要求等内容），分析招标项目特点;充分了解市场竞争态势和潜在投标人的情况;招标人对项目的实际需求和管理要求。

2加强招标阶段内控管理

2.1严格资格预审

在资格预审文件编制时，建立招标代理机构、生产部门、招标部门三方审查机制，准确把握项目建设需要，合理编制投标人资格要求。既不降低资格要求给项目建设带来潜在风险，也不抬高资格要求排斥潜在投标人，保证机会公平。在发售资格预审文件、接收资格预审申请文件时，对申请人进行单独登记，并对申请人的数量、名称等有关信息严格保密，预防投标人之间相互串通投标和围标。在资格预审环节，应着重规范了资格预审委员会组建和预审结果检查。从省级评标专家库抽取评标专家，组建资格预审委员会，专家结构更加合理，专家专业水平较高。而且，还应增加复审环节，在资格预审工作即将结束，汇总、整理资料时，由项目负责人与招标代理机构对资格预审报告进行检查，发现明显错误的，现场予以纠正。

2.2规范编制招标文件

编制招标文件环节，实行多部门会审机制。招标代理机构编制招标文件初稿，由生产进行初审，招标部门复审后，组织财务、审计、工程、法务、造价等部门进行会审，从多个专业角度审查招标文件的完整性、合法性和可行性，招标文件质量进一步提高。其中：招标部门在复审时，应特别注重对评标办法的科学性进行审查。如：在技术标评审方面注重审查分值设置权重及赋值范围，尽量压缩评委自由裁量空间;在商务标评审方面，注重审查投标总价、分部分项综合单价、项目措施费的评分标准，保证评标办法公正、科学，防止恶意竞争。

2.2.1招标文件内容应包含：招标公告，投标人须知前附表，投标人须知，合同专用条款，合同通用条款，合同格式，评标办法，货物需求及技术要求等内容。

2.2.2编制招标文件的总体要求

（1）招标文件必须符合法律法规要求，符合招标项目的实际特点，编制时应认真审核、仔细推敲，确保逻辑严密。

（2）招标文件内容应当完整，文字应当严谨、规范，避免出现文件前后不一致、条款存在歧义或者重大漏洞等现象。

（3）应充分掌握招标项目的市场竞争情况，针对招标项目实际特点，在保证充分竞争、科学择优的基础上，拟定申请人需满足的资格条件和资格审查办法。

（4）招标文件的编制不得存在不公平、不公正的条款;避免出现招标文件发售、澄清或者修改、申请文件准备时限少于法定时间;避免出现通过设定与招标项目具体特点和实际需求不相适应的资格条件以排斥潜在投标人问题。

3适当召开投标答疑会

招标文件发售后，召开投标答疑会，公开解答潜在投标人提出的疑问，帮助其深入了解项目特点，吃透招标文件精神，掌握投标要求。将法律法规规定的围标串标情形、视为围标串标情形，向投标人交代清楚，强调在评标过程中一旦发现类似情形，评标委员会将会否决其投标。

4加强开标、评标、定标阶段内控管理

4.1开标前准备工作

4.1.1召开标前会议

开标前l天，由组长组织召开标前准备会，检查和落实开评标的各项准备工作，分派工作任务，制定可能出现的突发情况的应对预案，主要内容如下：编制开评标会议议程;分派开评标工作任务;安排专人抽取评标专家;制定可能出现的突发情况的应对预案;强调开标、评标中的注意事项及纪律。

4.1.2做好标前准备

（1）落实开评标会议室现场布置情况，包括座椅、桌签摆放等;

（2）检查和调试开评标用办公设备，包括电脑、打印机、投影仪、话筒等;

（3）检查和落实开评标所需各种文件资料的准备工作，包括：开评标用的各种表格、文件及其他所需资料;

（4）落实出席开标会议的行政监督部门的领导、来宾及招标人代表等参会人员名单;

（5）查询投标保证金的缴納情况;

（6）接标人合理安排接标时间，提前到岗，固定位置接收投标文件。

4.1.3接收投标文件

（1）接标工作人员在招标文件规定的地点，按规定程序接标;

（2）出现下列情形之一的投标文件不予受理：逾期送达的或者未送达指定地点的;未按招标文件要求密封的;未通过资格预审的申请人或未购买招标文件的潜在投标人提交的投标文件;

（3）现场准备剪刀、胶带、印泥等工具，提醒未按招标文件要求密封投标文件的潜在投标人进行补正;

（4）因密封不合格被拒绝的投标文件，经潜在投标人再次封装，并在招标文件规定的递交截止时间前递交的，工作人员应当重新检查并接收符合要求的投标文件;

（5）指导投标人认真填写投标文件递交登记表格;

（6）对已接收的投标文件做好标记和分类码放。

3.2规范开、评标现场管理

在开标、评标阶段，按要求从省级评标专家库中抽取专家，组建评标委员会，并主动邀请政府监管部门派人监督开标、评标全过程。评标前，要求评标委员会成员签署《评标专家承诺书》，保证其在该项目评标过程中不存在法定应该回避的情形，保证公正评审。在评标室内醒目位置摆放提示牌，载明法律法规关于围标、串标情形和视为围标、串标情形的规定，方便评标专家对照评审。在评标即将结束，代理机构汇总整理资料时，生产部门、招标部门、监督人员分别进行检查，发现未按评标办法评审、未按规定否决投标、计算错误、打分涂改等问题的，要求进行重新评审，防止因一些低级错误影响评标结果的准确性、严肃性。

4.2.1开标现场管理

（1）主持人按照招标文件规定的投标文件递交截止时间，宣布截标;

（2）至投标文件递交截止时间，提交投标文件的投标人少于3个的，不得开标;现场工作人员应当告知招标人及递交投标文件的投标人，并将接收的投标文件原封退回投标人，并要求投标人在《投标文件退回登记表》上签字确认;

（3）主持人按照开标会议议程、程序组织开标，开标程序一般如下：介绍参加开标大会的领导、来宾及工作人员;介绍参加开标大会的投标单位;由监标人宣读开标纪律;组织各投标人授权代表检查投标文件密封;监标人宣布投标文件密封性检查结果;按招标文件规定的开标顺序开启投标文件;公开唱标、记标;公布最高投标限价（如有）;投标人授权代表、招标人代表、监标人、唱标人、记标人等有关人员在开标记录表上签字确认;工作人员将投标文件送至评标室;宣布开标会后注意事项;开标结束。

4.2.2评标现场管理

开启评委会名单信封，核对评委身份信息;宣读评标纪律，包括应回避事项、保密要求等;组织评委在《评标专家签到表及承诺书》上签字;组织评委推选评标委员会组长;组织评委学习评标办法、原则及注意事项;发放招标文件、投标文件、评标用表格和其他资料;由招标人代表介绍招标项目背景情况及技术特点;协助评委询标，接收投标人的书面澄清文件;协助评标委员会评标，完成以下工作：协助评委会对各投标人的投标报价进行复核，计算投标报价得分;对评委所有打分表分值进行复核、汇总。协助评委会撰写评标报告;检查评审表格、材料、评标报告上的评委签字是否齐全;评标报告应当由评标委员会全体成员签字。对评标结果有不同意见的评标委员会成员应当以书面形式说明其不同意见和理由，评标报告应当注明该不同意见。评标委员会成员拒绝在评标报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评标结果。对所有评审资料、评审意见及评标表格进行收集整理;收回评标过程所有草稿资料（包括废掉的资料），确认无用后及时销毁;

4.3定标管理

在定标环节，应坚持会议研究、集体决策的机制，确定每周例会研究确定，确保及时定标。

5加强资料归档阶段内控管理

招标部门可根据本企业实际特点编制本单位《招标资料归档目录》，要求招标活动前期准备阶段、招标阶段和开标、评标、定标阶段所有原始资料按照逻辑顺序进行归档。资料收集上应注重及时性和质量，要求招标代理机构在定标后尽快收集、整理并交回招标资料，项目负责人系统地进行检查后，交其他招标员交叉检查，汇总列出问题清单。招标代理机构根据问题清单进行第二次收集、整理，项目负责人对照问题清单进行复查，合格的移交专职资料员按照《归档文件整理规则》排列、编号、编目、装盒，最后移交公司档案馆保存。