我院医疗设备采购耗时及相关影响因素分析

李长兴

中国人民解放军总医院 器械处，北京 100853

引言

由于业务范围扩大及医疗水平提升，对于各式医疗设备的需求也在不断增加，更多大型及昂贵的医疗设备急需引进。所采购的医疗设备不同于普通物品，大多具有价格昂贵、技术含量较高等特点[1]，采购部门需要具备高效的采购效率，我院为了建立健全采购监督制约机制，进一步提高医院经济活动整体利益，于2011年成立了招标采购中心。形成了符合医院实际情况的采购流程，但是由于采购过程耗时过长，采购任务过于繁重，无法及时有效做出相关的采购决策，影响临床工作的开展。所以如何减少采购耗时、提高采购效率值得进行探索。目前，李玉琼等[2]提出影响采购耗时的因素可能有以下几项：采购预算过低、采购模式零散、审批结算程序繁琐等。这些观点多出自理论分析，并无实际数据支持，不具有普适性，故本研究拟通过收集某三甲医院60例采购项目，结合我院采购流程，对影响我院医疗设备采购耗时的因素进行分析，以探索更为优化的采购流程。

1 研究方法

1.1 研究对象

本文回顾了我院2016年至2018年间62例医疗设备采购流程，其中2例因采购人员操作错误导致采购项目耗时过长，不具有参考意义[3]，故未能入选，在入选的60例采购项目中，各采购项目流程均未出现重大失误，相关的资金审批单、设备申请单及流程备案和各式合同均保存完好，其中采购金额＞100万者21例，≤100万者39例；由上级单位划拨资金者18例，由本单位出资者42例；临时采购23例，集中采购者37例。

1.2 研究思路

依照项目周期理论[4]及采购流程（图1），将采购流程分为第一阶段（立项审批阶段）、第二阶段（采购阶段）及第三阶段（验收阶段），收集采购过程中签订及发布的各项文件，确定采购流程开始时间、各阶段时长及采购总耗时。

图1 采购流程

第一阶段包括：报批立项或项目预算、发布信息和组织供应商报名、编审资格预审文件、组织资格预审并确定入围供应商、编审招标文件；第二阶段包括：组织开标与评标，并确定推荐中标供应商、发布中标结果、编审合同文件、签订合同；第三阶段自报批与支付合同款至医疗设备验收。分别比较采购项目各阶段耗时及总耗时。

1.3 研究假设及验证流程

基于吕汉阳等[5]对医疗器械招标政策的分析，结合赵莹颖等[6]提出的影响科教设备采购耗时的相关因素，将各采购项目按照相关可能的影响因素分组，比较各阶段耗时及总耗时，并做出假设如下：

（1）资金来源于上级划拨，采购耗时更长。根据资金来源将项目划分为A组（资金来源于上级划拨）及B组（资金来源于本单位），比较各阶段耗时及总耗时。

（2）采购金额越大，采购耗时越长。将采购项目按照采购金额划分为C组（金额＞100万）及D组（金额≤100万），比较各阶段及总耗时。

（3）采用分散采购模式，耗时更长。根据招标及采购方式，将项目划分为E组（采用集中采购方式）及F组（采用分散采购模式），比较两组各阶段耗时及总耗时。

1.4 统计学分析

运用SPSS 19.0统计软件对所有数据进行分析，使用以均数±标准差（）表示计量资料，组间比较采用成组t检验，P＜0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 比较不同资金来源的采购项目之间各阶段耗时

A组总耗时、第一阶段及第三阶段平均耗时显著高于B组，差异有统计学意义（P＜0.05），详见表1。

表1 不同资金来源的采购项目之间耗时比较（，d）

表1 不同资金来源的采购项目之间耗时比较（，d）

组别 n 第一阶段耗时 总耗时A组 17 21.63±5.7946.97±8.1193.14±13.08 167.54±17.86 B组 43 16.24±4.0443.19±7.25 84.75±6.19 142.76±7.54 t 4.099 1.760 2.535 5.529 P P＜0.01 0.084 0.020 P＜0.01第二阶段耗时第三阶段耗时

2.2 比较不同采购金额的采购项目之间各阶段耗时

C组总耗时、各阶段耗时均高于D组，差异有统计学意义（P＜0.05），详见表2。

表2 不同采购金额的采购项目之间耗时比较（，d）

表2 不同采购金额的采购项目之间耗时比较（，d）

组别 n 第一阶段耗时第二阶段耗时第三阶段耗时 总耗时C组 21 19.29±6.7247.82±7.5994.80±11.75161.58±18.53 D组 39 15.41±4.2741..52±6.0583.14±7.53 143.71±16.80 t 2.398 3.515 4.115 3.791 P 0.023 P＜0.01 P＜0.01 P＜0.01

2.3 比较不同采购方式的采购项目之间各阶段耗时

E组总耗时及第二阶段总耗时显著低于F组，差异有统计学意义（P＜0.05），详见表3。

表3 不同采购方式的采购项目之间耗时比较（，d）

表3 不同采购方式的采购项目之间耗时比较（，d）

组别 n 第一阶段耗时第二阶段耗时第三阶段耗时 总耗时E组 3717.47±5.1743.41±5.6886.40±12.91147.31±12.25 F组 2316.94±6.0447.28±7.6195.52±7.59163.06±16.52 t 0.362 2.249 3.445 4.230 P 0.719 0.028 P＜0.01 P＜0.01

3 讨论

有数据表明，我院固定资产中医疗设备价值约为30亿元，且有逐年增加的趋势[7]，近年来我院规模不断扩大，医疗服务项目也有所扩充，对新型医疗设备的需求不断所增加，且由于设备老化及技术淘汰等原因[7]，原有的医疗设备也急需更新，且医疗设备采购具有种类多样、采购难度较大等特点[8]，医疗设备采购工作任务量逐年上升。为了更好开展医疗器械及相关物品的采购工作，医院自2011年成立了采购中心，严格依照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国采购法实施条例》及部队有关采购法规开展工作，依托于我院的基本情况形成了具有鲜明特色的采购流程，但是实际采购过程中仍滞后于临床需求。如何优化采购流程，提升采购效率值得进行深入探索。赵莹颖等[6]研究表明影响设备采购耗时的因素有以下几项：采购金额、资金来源、货物验收及报账等因素；李玉琼等[2]指出医院医疗设备采购流程不足之处在于：审批流程过长、采购与临床需求脱节及未能与供应商形成良好的商业关系[9]；且公开招标及集中采购，对采购效率有一定正面影响[5]。综上，本文为研究我院医疗设备采购耗时及相关因素的影响，基于以上研究提出假设如下：① 划拨资金金额越大，采购耗时越长；② 资金来自于上级划拨，采购耗时较长；③ 分散采购，采购耗时较长。通过比较以上各因素对于采购耗时的影响，探索更为高效的采购流程。

结果显示如下：A组（金额＞100万）总耗时、第一阶段及第三阶段平均耗时显著高于B组（金额≤100万），差异有统计学意义（P＜0.05），分析可能的原因如下：① 由于我院采购流程要求，资金大于100万的采购项需进行三次审批，故此可能导致第一阶段耗时较长；② 采购金额较大的项目所采购设备大多更为复杂，前期需要进行更多设备信息收集及审批工作[10]。根据资金来源不同分为上级划拨（A组），及本单位提供（B组），比较两组各阶段耗时及总耗时，结果显示A组总耗时、第一阶段及第三阶段平均耗时显著高于B组，差异有统计学意义（P＜0.05），分析相关因素如下：① 上级划拨资金需要经过更长时间的审批及可行性论证过程，需要多部门配合及更为严密的准备工作[11]；② 项目审批至资金到账之间有一定时间间隔，无法做到各流程紧密衔接；③ 结束阶段需要再次向上级单位上账、报销，流程繁琐，极为耗时。采用集中采购，耗时更短，结果与温日光[5]对于政府采购效率的相关影响因素的研究结果相近，可能的原因如下：分散采购由于医疗设备采购项目繁多的原因，通常无法对预算进行准确的估计，导致采购工作目的不明确，所收集的采购信息安全性未能得到有效证明，无法形成较为可行的采购计划，严重影响了采购效率[11-12]；而采用集中购买方式能够以较为简洁高效的询价方式一次性招标，避免了重复招标，压缩采购环节，提高采购效率[12]。

基于以上结果，影响第一阶段耗时的主要因素为项目金额及资金来源，可通过优化审批程序，为大金额采购项目开通特定的审批渠道，简化大额资金的审批流程，减少部门内申请、审批的运作时间；在开展上级拨款的采购项目时，应建立相应的横向沟通平台，加强多部门的配合，做好设备购买前期的准备工作，对采购工作反复论证，避免后期实行时出现偏差，资金到账后及时发布信息，缩短各流程之间的响应时间[13]。第二阶段的主要影响因素为采购金额及采购方式，通过建立相应的设备及供应商的资料库，以便于招标及采购阶段能够及时有效低地对各供应商进行对比，快速完成采购流程[14]。同时在严格按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《中华人民共和国政府采购法》部队有关采购法规等相关法律法规的基础上，调整采购方式，选取效率较高的集中采购模式；可与较为优良的供应源实现长期合作，以便于采购工作能够更为及时有效地进行[14]。第三阶段即自报批与支付合同款至医疗设备验收阶段，采购金额、资金来源及采购方式对于采购耗时均有一定影响，为了缩短第三阶段耗时，需要对验收及报批流程进行优化，在结束阶段督促供应商及时供货，避免拖延；督促使用部门、采购人员及供应商三方进行验收，提高验收效率[16]，同时优化报账流程。

在所收集的62例采购项目中，有1例金额＜ 100万的采购项目，耗时为172 d，远高于平均天数，分析其原因在于采购人员标书信息发布错误；另一采购项目资金来源为上级划拨，耗时169 d，原因为上级部门拨款延误。以上案例提示业务素质较低的采购人员对于采购项目的进展也具有不容忽视的影响[15]，且有研究表明，医院采购部门中真正具有政策与业务、法律相关的业务能力的人员占比较少，导致采购计划无法得到高效的执行，为此医院需加强采购人员相关专业素质培训，引进更多具有较高业务能力的采购人员，形成高效、训练有素的采购队伍[16]。同时应加强对采购流程的监督工作，及时发现采购流程中出现的偏差并予以纠正，建立全程责任追究和考核制度，以保证采购流程高效有序地进行[17]。

综上，结果显示采购金额、资金来源及采购方式均对我院设备采购耗时具有一定影响，如能对以上因素进行优化，将对提高采购效率有很大裨益，但是由于本文选取的采购项目特殊性，可能对规模较小的医院参考意义较少，为了进一步完善相关研究，后续将扩大样本容量，提高样本多样性，以便得到更具有普遍性的结论。