ERP系统环境下企业内部控制研究

朱玉萍

摘 要：随着信息技术的飞速发展，充分发挥企业内部控制，与信息技术密不可分。ERP系统是一种先进管理工具，集成了信息技术和控制管理的特点于一身，是实现内部控制系统自动化和信息通信的重要工具。在ERP系统环境下，如果内部控制没有得到调整和优化，ERP的实施效果就无法到达预期目标，也就无法实现企业内部控制的目标。本文以某中外贸易企业为分析对象，分析该公司当前基于ERP系统环境下内部控制存在的问题，并提出ERP系统下完善内部控制的对策建议，为企业规范化管理提供借鉴。

关键词：ERP系统；企业内部控制；业务流程

在社会和经济不断日新月异的发展和进步的背景下，ERP在企业中的应用范围越来越广。与传统的管理模式相比，ERP能够实时并完成企业的采购、生产、销售业务，并将货物物流、资金流和信息流进行同步进行。使企业内部资源信息最终实现有效的集成和共享。ERP想要提高其效率，企业规范的内部控制必不可少。在实际中，很多企業并没有进行有效的内部控制，在一定程度上使ERP的使用效果受到了限制。

一、ERP系统与企业内部控制关系

ERP系统是企业资源管理系统的一个简称，作为一种企业字眼管理系统，其集合了业务流程、企业管理理念、人力物力、基础数据、计算机软硬件功能。首先，根据企业的业务流程并将其划分为多个功能模块，然后对每个模块的流程进行排序，并整合和集成每个模块的控制节点。并将其串联在一起形成一个整体。并且要将企业内部控制管理理念渗透在每个模块和每个环节的集成和梳理过程中，通过利用ERP，使企业管理系统实现资源综合管理。

中国财政部在2008年6月，颁布了《企业内部控制基本规范》，这是中国内部控制发展中的一个重要丰碑。它也得到了迅速的发展和完善。企业的内部控制是基于内部部门的加强，工作模块之间的职责分工以及它们之间的制衡而产生的。在不断发展和进步的情况下，企业也得到了迅速的发展和完善。

ERP系统使企业内部控制成为可能。依托ERP系统本身的新系统结构和系统管理，将企业的每一个部门和每一个业务流程进行有效整合，对企业内部各种信息资源进行充分完善的利用，对内部信息逐步形成控制，实现企业的内部控制。本文以使用的oracle系统的内部控制为例子，着重研究在ERP系统环境下对企业的内部控制状况，图1为具体系统控制的过程。

二、某中外贸易企业ERP系统环境下内部控制存在的问题

（1）ERP系统软件本身风险分析

除了软件本身的基本功能模块外，企业使用的ERP系统还可以根据原有业务流程的需要和业务的特殊性，实现ERP的一些基本模块的个性化开发。使系统在一定程度上满足了自身业务模式的独特性，与此同时也为系统的不稳定性带来了威胁，它还增加了流程的繁琐性和底层财务数据收集的复杂性，从而增加了企业ERP的维护成本。如有问题发生，相关开发人员必须及时维护和维修，防止对企业造成不必要的损失。

（2）ERP系统的数据安全问题

ERP系统主要管理和控制公司整个业务流程生成的数据，其核心是对财务数据管理，后台数据库通过网络传输和重建每个模块的数据，整合财务运营。但是，在此过程中，数据安全问题也易发生。一是，人为破坏、系统故障、黑客和计算机病毒等，是ERP系统崩盘主要影响因素；二是，外贸企业还拥有自己的研发设备、团队、产品，这方面有很强的优势。如果将相关权利分配给不应分配的个人或团队，则数据破坏的风险将在一定程度上增加。并可能导致公司的机密文件数据外流，对企业形成一定负面影响。此外，该公司使用的先进的Oracle系统符合全球数据的大规模整合，此外，还需要匹配内存较大的硬盘和CPU，否则会使系统运行换吗，并影响其最终的正常运行效果。当下企业最重要的一个核心问题就是如何保证ERP系统的信息安全性。

（3）ERP系统的操作

由于ERP系统中运用了大量的信息化技术，因此整体操作难度也比较高，这样操作者的要求也相应提高，每一位操作者对模块的各项操作步骤需要进行了解，熟悉与模块相关的各个模块的处理。 如果发生非标准操作，则整个数据中会出现严重错误，并严重影响整个业务流程的流量效率。

（4）ERP系统风险

ERP系统的各个模块部分都设置了相应权限，并且在一些节点上也设置了相应的风险警告和控制，但是对于部分节点控制和疏导问题，以及一些外部因素和特殊过程问题，并进行一定的风险控制，这在一定程度上降低了企业内部控制风险的管理效率。

（5）不规范的业务环节

1.采购管理

根据现有库存、客户的实际需求和销售部门对未来需求的预测确定的，是现在企业普遍存在的采购方法的主要问题，从而导致采购计划前面数据对准确性和时间性的依赖性增加。 如果前端数据存在不及时准确，会使得采购计划无效，最终将影响销售部门的交付期限，或让库存发生严重的积压，这将严重的影响都后期的正常运行，其损失也就不言而喻了。

2.库存管理

对系统上线前储运的业务和后期发生退运时，系统无法按正常销售流程执行退货，仅通过“杂收”的功能将其录入进系统，这也是问题之一。原因是新系统和原始旧系统没有有效连接。此外，这些退运库存在入库后，如果想要再次运出去，也无法按正常的销售流程进行，并且需要通过系统中的手动模式对合同订单进行销售，成本的结转也比较复杂。这样不仅流程复杂，而且由于是手动操作模式，也很容易出错，这极大地使系统库存中数据的准确性受到影响，最终使财务数据统计缺乏完整性，最终影响到企业的正常的顺利运行。

3.应收应付管理

ERP系统预先设定企业应收账款和应付账款的审批限额。如果超出限制，将由第一级审批人审核并批准，并转移到下一步。如果企业未能及时授权相关人员，该流程将无法正常运行，将超出审批级别，最终导致企业内部控制失败。其次，ERP系统为客户实施统一的编码管理。如果是新客户，运营商根据公司的要求编写并向相关部门提交申请，经有关部门审批后，信息管理部门将统一执行对客户代码维护，由于现在对客户代码都是级别管理，对于大型国外客户，集团有多家子公司，子公司有几个单一的状态公司，这使得不同的编码客户可以轻松地与一些大客户合作，将导致后期的统计分析非常不便。

三、某中外貿易企业基于ERP系统内部控制的建议

（1）对员工使用ERP的能力进行提高

主要有两个方面提高员工能力。一是为了使操作过程顺利进行，我们可以首先编写尽量详细的公司业务流程，对相关员工进行培训，使他们尽可能熟悉整个公司的业务运作过程，明确掌握自己需要操作的模块以及其他相关联模块节点的操作，如果出现问题，也可以及时接手，或让相关人员和部门处理。二是加强对ERP操作人员的培训，编制每个模块的详细的操作手册，使员工熟练掌握自己的操作模块，从而防止手动操作错误并影响系统，使员工能够提供更专业，更好的为企业服务，使企业在未来的发展和运营中更加灵活。

（2）对ERP系统的安全性和稳定性进行加强

企业内部控制将在很大程度上直接受到ERP系统不安全和不稳定的影响。因此，我们首先应该加强公司信息管理部门对ERP系统的安全性能的提升，并保护硬件和软件的安全。在日常信息系统安全检查的报告中，定期进行最终数据的处理和备份，明确分配内部人员的操作权限，防止ERP系统的损坏，从外部因素和内部人为因素进行防范。二，企业提高ERP系统的稳定性，需要定期对整个ERP系统进行维护和升级，及时修复漏洞系统，并引进一些软件高级专业人才，从而实现有效维护系统，以免给企业造成不必要的损失。

（3）收、付款管理

1.付款

付款时，应审查仓单，采购合同，订单，采购发票和收据凭单。 系统生成的计划汇款明细表与原始凭证的数量，金额，产品名称和单位名称这些都需要相同。 在审核期间信息不一致且信息不完整，将不会付款。 财务人员将在系统中运行发票和支付状态并生成相应的信息数据。

2.收款

收款是，在系统中设置逾期警告报表，并每周向业务部门报告该报表。 目的是通知业务部门及时跟踪逾期应收账款。 根据客户的特殊性优化客户编号并设置三个级别。 收货地址是第三级，客户地址是第二级，集团是第一级，因此可以满足不同要求的客户的统计需求。

（4）优化业务流程

1.采购管理

基于销售和生产的原始业务模型上，对采购管理系统ERP系统的采购流程进行优化，并尝试通过采购部门及时购买一定数量的安全库存，以结合一线客户对未来交易市场价格波动趋势的实际需求。这可确保由于外部环境造成的供应短缺或价格波动。

2.库存管理

在新ERP系统开发之前，有必要有效地连接其他旧系统，以便在新ERP系统上线之前，如果有部分退货清单可以通过正常流程进行入库、仓储和出库，从而制作数据。 更完整。 在最终批准完成之前，不允许采取进一步措施。 确保最终开票和库存管理的效率，以避免由于非标准流程权限导致的库存数据错误。

（5）不断完善ERP系统风险管理体系

首先，需要ERP系统根据企业的实际业务流程进行不断优化。 在原有ERP流程的基础上，结合各个模块可能存在的风险和一些流程中引起的复杂问题，创建新流程。 使得ERP流程正常运行并不断优化，加强企业内部系统的风险控制。 其次，使用企业的财务管理来推动整个企业管理。 虽然ERP系统是一个金融业务集成系统，但它是以财务导向为主体的企业集成系统，可以为企业的各个部门提供财务支持，并对财务准确信息进行全面分析，同时对管理成本进行全面分析、监督和控制。

ERP系统是企业一种有效的管理平台。 通过对平台进行设置，使其充分发挥自身优势，并应用于企业内部控制管理中，因此，企业有必要建立和完善企业内部控制管理体系，最大程度上提高风险控制能力，充分实施ERP系统管理和控制功能，利用它来提升公司的竞争力，以便在内外环境的激烈竞争中保持不败，实现可持续发展。

（6）加强外部审计机构对内部控制的评价

外部审计机构检查信息系统的开发，实施，维护和操作。并及时向管理层报告内部控制设计和运营双方发现的问题。作为独立的第三方，他们在进行内部控制审计时更有可能对内部控制问题进行发现，这些发现的内部问题，可以作为改善内部控制的有效方法，最终使企业内部的控制水平得以提高。

四、结束语

总之，在社会经济不断发展的今天，企业内部控制对传统模式的缺陷进行积极的改善，加强对ERP系统的应用力度，从而为企业的创新经营，以及提高其竞争力，适应时代发展提供助力。企业相关管理者要明确的认识到ERP对内部控制的重要作用，并基于现实的角度，了解ERP环境下内部控制的优势和功能，对其中存在的不足和缺陷进行分析，并结合实际的发展需要，有针对性的提出一些良性的解决对策，只有这样，企业内部控制的有效性才能够切实提高，企业最终可以完成真正的创新发展，并增强优势，在激烈的市场竞争中才能永争前锋。

参考文献

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