房产档案信息化管理探讨

林春芳

摘要：本文探讨了新时期房产档案信息化管理的特点，探讨了房产档案管理的现状和弊端，以此为基础研究了房产档案信息化管理的方法和对策。

关键词：房产档案;信息化管理;策略

一、房产档案信息化管理的特点阐述

第一，实现了网络化和动态性的结合。房产档案信息化建设的价、重要目标就在于实现信息即时传递和交流，并建立信息资源共享机制。网络应用使得档案查询和利用的效率大大提升，档案管理人员可以足不出户地进行档案信息的收集、整理、归档和移交，大大提升档案管理工作效率，减少时间的浪费。当所有业务都在网上完成的时候，信息的价值能够得到最大限度的挖掘。房产档案形成之后，会随着房屋的继承、赠与、买卖而不断地发生变化，房地产档案管理呈现出高度的动态性。

第二，实现了智能化和图档的结合。信息技术和移动通讯技术的快速发展使得档案管理呈现出高度的智能性特征。计算机软件、档案管理app正在快速普及和应用，人们可以便捷地在网上进行智能化信息检索和浏览，提升工作效率和查询效果。房产档案管理可以借着这股东风，形成以图、档、簿为主的档案管理体系，这样智能化应用可以和图档有机融合在一起，形成高效的档案管理工作模式。

二、房产档案信息化管理存在的问题

第一，数字化建设力度不足。部分单位档案管理工作停留在原始资料的收集上，仅仅将房产基础信息录入到了档案管理系统，却没有将房产产权、产籍等资料的扫描信息更新进去，导致档案管理系统中一直没有建成完善的产权产籍档案资料数据库，使得房产档案管理呈现出一定的漏洞和弊端。

第二，档案管理人员专业素养有待提升。信息技术和档案管理工作的融合对档案管理人员的专业素养和专业技能提出了更高的要求。新时期档案管理工作和纸质化档案管理模式有着本质区别，需要档案管理人员对信息技术操作手段、计算机技术有足够的把握和了解，房产档案管理中的时代特征俨然已经成为了一个新的特点。因此档案管理人员一方面要具备档案管理专业技能和专业经验，另一方面还要熟练地掌握计算机技术。当前，我国部分房产档案管理人员在计算机技术上表现出力不从心的态势，在工作中遇到问题的时候难以找到有效的解决办法，不能针对性地提出解决措施，导致房产档案信息化建设的步伐受到阻碍。

第三，管理手段和管理效率有待提升。很多单位都已经成立了专属于自身的档案管理系统，但是这些档案管理系统大多是分散的、各自为政的，对信息统一管理带来一定的阻碍和障碍，这样就导致了在各个部门和单位之间需要经过复杂的审批和审查步骤，极大地影响了房产档案工作效率。各个单位对房产档案管理的重视程度参差不齐，使得部分单位的房产管理信息化还停留在登记、查阅、存储层面，并没有在数据挖掘、信息整合、分析利用上投入足够的时间和精力。

三、房产档案信息化管理的对策

第一，加强房产档案数字化建设。一方面，要对原有的产权产籍综合数据库进行完善，另一方面则要尽快地实现对所有处于管理范围内的产权产籍的电子扫描，将纸质档案信息转化为电子档案信息，构建全方位、多角度的档案管理系统，让产权产籍综合数据库发挥更强大的功能，让实物影像数据库能够弥补纸质档案管理上的不足和缺陷，逐步构建网上操作、数据共享、管理规范、以图管房的档案管理机制，使得房产档案管理在存取安全的基础上实现调用方便。

第二，提升档案管理人员专业素养。新时期档案管理人员专业素养包含了专业技能、工作经验和计算机专业知识多方面的内容。为了能适应档案管理工作新的要求，档案管理人员需要时刻提升自身理论技能知识和数字化操作能力，根据房产档案管理信息化趁势的特点和档案规范管理的要求，努力实现工作方法、工作手段的创新。同时，还要加强对档案管理人员的考核，将其自主学习、主动創新的因素纳入到考核范围。

第三，提升工作效率、整合管理系统。各个单位和部门之间需要加强沟通和协调的力度，同时要将房产登记部门登记的信息整合成为一个综合的档案管理信息系统，提升档案管理效率，增强档案管理手段。信息的整合和数据的挖掘让房产档案信息的利用效率大幅度提升，让档案管理工作发挥出应有的效用。

第四，建立和房产所有人之间的信息共享机制，实现网上办公。房产档案信息化管理要将产权产籍管理和房产交易结合在一起，渐渐地将产权登记、产权交易、产权变更、产权抵押等事项转移到网络电脑操作上来，实现真正意义上的的房产档案数字化管理。一方面，房产所有人可以根据自身需要动态地获取所需房产信息，另一方面还可以将自身的疑问和问题留在网页上，房产档案管理人员可以根据使用者的需求和疑问来针对性解答，在提升工作效率的同时提高房产档案管理质量。

第五，加大房产档案安全体系的建设力度。房产档案信息管理制度中必须包含安全管理制度，该制度必须能够覆盖房产档案管理的每山个环节，在很大程度上提升房产档案管理抵御风险的能力。为此，我们需要强化档案管理人员的安全意识和责任意识，并将档案信息化管理的安全防护职责落实到具体的工作岗位和具体的人，进而树立良好的职业道德理念，严格地遵守工作岗位要求。同时，要禁止任何形式的对操作流程的篡改和省略，将档案泄露、被盗、被不法利用的可能性降到最低。房产档案管理信息系统要配备相应的安全技术和计算机检测技术，根据档案信息的保密程度来设置访问和查看权限。与此同时，要做好房产档案信息管理的备份，预防数据丢失和被篡改可能带来的损失

参考文献

[1]孙嘉翊.房产档案信息化管理探索[J]现代国企研究，2015（16）.

[2]梁海燕.房产档案信息化管理应用探究[J]企业科技与发展，2013（15）.

[3]张林婕.加强房产档案信息化建设推动房产档案管理发展[J]办公室业务，2018（3）.