以知识管理为导向的医院档案管理体系的构建探讨

任敏

现阶段，基于知识管理视角，极大地促进了医院档案管理体系的构建，这在规范医院档案管理、提高档案管理智能化水平等方面发挥着不可比拟的作用和优势，已经成为了医院内部共同关注的话题之一。

一、以知识管理为导向的医院档案管理体系构建的必要性分析

（一）有利于明确医院档案管理目的

结合我国一些医院的档案管理情况，一些医院档案管理部门缺少对医院档案管理工作的高度重视，一定程度不利于档案管理工作的顺利进行。基于知识管理视角，树立档案管理理念，在档案管理工作中，要积极开展档案信息资料的收集和整理等工作，满足档案信息需求，进而对档案信息进行查找和利用。

（二）有利于丰富档案信息内容

对于以往传统的医院档案管理模式来说，仅仅整理显性信息，也就是将纸质资料上显示的信息进行清除，结合隐形信息进行分析，但是相关档案管理人员的重视程度严重不足，进而很难保证医院档案信息的完整性。结合工作经验可以看出，在医院诸多工作环节中，对于经验和技术来说，重要的一项特点就是抽象性，但是必须要将其保存下来、基于知识管理视角，进一步拓展了档案管理人员的视野和意识，进而将抽象化资料信息的收集、整理等工作落实到位。

（三）有利于整理档案内容，将档案价值提升上来

借助医院档案，可以将实践活动充分记录下来，以便于医院工作人员对档案进行查阅。比如：对于临床医生来说，可以借助查阅患者病例，进而汲取经验，以便于更好地治疗其他患者。但是在实际上，在一些医院的档案管理工作中，其条理性严重缺失，由于档案内容较为复杂、繁琐，资料信息也呈现出较为多元化的趋势，一定程度上增加了医院工作人员工作的难度性。而基于知识管理视角，加强医院档案管理体系的构建，可以借助计算机技术和网络技术等，以此来对档案信息进行整理和编辑，进而确保信息与条理性和清晰性等要求相符合。

二、以知识管理为视角的医院档案管理体系构建的具体内容

（一）构建医院知识集成系统

1.构建多维知识体系。在医院行政管理过程中，要想顺利处理好知识资源长期累积现象，必须要加强多维度组织知识体系的构建，并制定完善的医院知识分类体系。结合医院组织维度的知识体系，如图1所示，这一分类体系，对知识体系和部门之间的对应关系进行了明确，促进医院业务活动的顺利进行，并明确相关责任。

此外，结合专业维度的知识体系，将知识条目、岗位以及专业人员之间的关系进行明确，再为后续的医院知识关联推送到不同岗位和人员，进而构建知识联系。对于构建多维知识体系来说，建立范围主要包括医院部门和人员等，在业务科室和岗位 变化的影响下，进一步完善多维知识体系。

2.构建结构化文档管理系统。结合创建、管理以及发布技术文档方面所遇到的问题，构建了文档结构化数据管理系统，具体如图2所示。结构化文档管理系统，可以将医院文档创建流程化充分体现出来，借助协同分工创建文档，保证医院文档数据与完整性要求相符合。基于单一数据源，文档模板和数据较为独立化，这对数据的维护和更新具有极大的帮助，通过创建文档模板，为不同用户角色提供相应的文档，进而满足个性化文档发布要求。

同时，对于医院文档中的数据，要结合结构化形式，将其保存在数据库之内，并加强关联关系的构建，及时查询、对比文档数据，将档案资源中的知识信息价值充分体现出来。结合文档结构化数据管理，重要的一项特点就是保密性，结构化文档数据，可以为细颗粒权限控制提供一定的便利，避免通过非法途径来进行查看。

3.构建知识库。对于知识库来说，作为重要的知识集群，具有高度的组织性，在医院档案管理体系构建过程中，知识库，可以与医疗业务和行政管理领域方面的需求相符合，是问题求解的重要方式方法。同时，知识库和实体档案分类存储之间存在着显著的差异，档案中的知识，具有高度的丰富性和多样性，必须要加强分析和总结，挖掘有价值的知识，并结合一定的专题，构建相应的数据库。

（二）构建知识应用体系

1.构建知识应用软件平台。

第一，知识门户。这主要是指将信息门户和知识管理思想结合在一起，并集中整合了医院各种应用系统，提高了信息资源的整合效率。在知识门户中，主要包括顯性知识和隐性知识，其中，显性知识主要包括文档数据库、医疗信息以及相关方针政策等，借助知识门户，可以对相关知识和问题等进行搜索，在点击搜索结果时，可以实现全文浏览或阅读，不断提高医院各个部门和人员的信息共享效率，避免出现“信息孤岛”现象，进而为决策质量的提升助益。

第二，知识社区。基于网络视角，构建知识社区，可以满足医疗知识需求，并促进供给双方之间的交流和协作。比如：患者在获取相关诊疗知识过程中，通过知识社区，可以提出相关问题，也可以在论坛中上传自己的症状，专家会进行一对一的解答，进而实现高效的互动和交流。

2.构建知识应用硬件平台。对于医院档案知识的硬件来说，其构成内容主要包括应用服务器、数据库服务器等，其中，对于应用服务器来说，可以实现动态网页技术，在网络和数据库之间发挥着重要作用，为应用程序提供业务逻辑。而对于数据库服务器来说，主要得益于数据库系统的构建，其构成主要包括数据库管理系统软件和计算机，进而为用户提供强有力的数据服务和保证。

三、以知识管理为导向的医院档案管理体系构建的完善措施

（一）构建信息化档案管理系统

在信息技术不断发展过程中，必须要加强计算机网络技术的应用，实现档案管理的数字化目标。首先，要加强计算机网络技术的应用，加强网络档案平台的构建，随即引导医务工作人员将信息和病例进行整理，进而传输到档案平台之中。基于此，可以将档案的信息量扩展开来，也可以对医务人员病例整理工作实施有效的监督和管理。其次，对于档案管理人员来说，要对积极开展档案是否准确的检查工作，不断提高档案信息的完整性，并确保档案录入效率的稳步提升。

（二）加强数字化管理

加强数字化管理方式的应用，可以不断提高档案信息整理效率，并确保良好的传播效率。医院要积极邀请专业人才，在硬件和软件方面予以一定的扶持。对于条件良好的医院来说，要加强与其他医院之间的交流和协作，构建网络共享平台，进而实现档案信息的共享性和实时性，医院档案管理工作人员在数字化管理时，要严格控制访问人员，在用户登录门户构建的基础上，设置防御系统，以此来抵御黑客和病毒，从而最大程度地防止泄漏医院档案信息资源。

（三）构建模块化知识档案管理

在知识管理体系中，其内容主要包括知识产权、信息档案等，所以，对于医院来说，必须要加强资源的高效利用，将模块化档案管理，纳入到知识管理体系之中，形成电子信息档案中心，更好地收集和整理医院各种电子信息档案，在分类完成以后，再转移到相应的类别之中。而各类别系统是医院知识的重要构成途径，医院档案管理人员，要制定完善的类别系统，再整理好各种医疗知识，将知识分类工作落实到位，以便于形成某一个知识类别，并完善相应的知识关系，集中整合各个科室和类型的知识档案，进而实现医院档案知识的高效利用。

（四）加强人员制度的构建，完善个性化管理

1.在医院档案知识管理工作中，要想确保医院档案管理效率的稳步提升， 必须要高度重视人员控制这一问题，进一步优化医院档案管理工作人员的专业结构，确保档案知识管理良好的实施效果。在提高档案管理人员专业能力过程中，要开展一系列的培训活动，加强集中化培训，并渗透知识管理思想，及时总结经验，实现无形知识向显性知识的顺利过渡，进而纳入到医院档案库之中，确保经验技术满足共享性需求。

四、结语

总而言之，基于知识管理视角，加强医院档案管理体系的构建是至关重要的，可以不断提高档案信息资源的利用效率，实现档案资源的实时性和共享性，并维护医院档案信息资源的安全性和稳定性，防止出现不必要的泄漏、丢失等现象，以防造成医院不必要的经济损失。结合知识管理，构建医院档案管理体系任重而道远，必须要予以高度重视。（作者单位：天津市儿童医院）