浅析ERP一体化管理之实施策略

沈菊良 钱坤南

摘 要：在ERP越来越普及的当下，笔者结合在京马电机有限公司实施用友ERP U8+的点滴经验和知识积累，对于离散型制造企业，特别是异地多工厂交叉生产模式下，既要满足业务层面需求，又要满足财务层面需求的情况下，在ERP实施过程中，作为项目甲方核心人物，必须站在甲方宏观、全局、整体角度，充分运用好一体化管理这个核心工具，坚持业务和财务两个轮子同步前进的策略。

关键词：业务财务一体化管理；ERP；U8+项目实施

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.12.208

1 ERP环境下业务和财务一体化管理的定义

ERP环境下业务和财务一体化管理：主要指各个业务模块的单据（出入库单、采购/销售发票等）转换成财务模块的会计凭证，各业务模块的数据和财务模块的数据建立共享并可追溯的一一对应关系，就是将采购管理、委外管理、库存管理、生产制造、人力资源、销售管理的数据与财务模块集成共用。即所有业务系统的账表和财务系统的凭证、账表，其源头数据均来自于具唯一性的前述单据。而这类单据的表头和表体栏目填制的准确性、生成的时效性，成为对数据录入岗人员最重要也是最基本的制单要求。

2 实现业务和财务一体化管理的基础工程

为实现业务和财务一体化管理之目标，甲方项目组人员必须非常清楚本企业的业务特点和业务流程，在搭建ERP管理平台时，必须重点注意各个业务点和业务块的基础性架构。笔者认为在系统搭建阶段必须踏踏实实做好以下基础工程，基础性的内容不是想修改就能修改的，務必慎之又慎。

（1）部门档案：部门编码可赋予特殊意义，比如同一账套下现有三个工厂，那么设计1字头代表一工厂的部门，2字头代表二工厂的部门，3字头代表三工厂的部门；若不同工厂有相同名称的车间时，可在部门名称中加注标识，如一工厂-AB车间，二工厂-AB车间；车间的编码顺序尽量按照实际生产流程的从前向后规则设计；

（2）人员档案：人员编码一般用阿拉伯数字为佳。不建议采用代表部门含义的字母+数字，此种形式万一某人将来跨部门调动，在人力资源模块做了人事调动操作，其原编码显示在另一部门时，不但显得奇怪，而且也破坏了原设计思想；

（3）供应商分类和供应商档案：供应商分类建议由采购部门制定，利于供应商管理模块能与ISO9000体系挂钩；供应商编码需与供应商分类相对应，将来万一供方属性变换了，除了需进行修改分类属性外，为了不破坏分类与编码一致原则，建议在新的分类下创建此供方的新编码，并将供应商进行并户处理（将老编码并户入新编码）；

（4）客户分类和客户档案：参照供应商分类和供应商档案规则进行；

（5）存货分类：此项需特别注意，存货分类设计时，需由业务部门和财务部门共同商议设计，既要满足业务部门的需求，更要满足财务部门的需求。应侧重从同一存货分类下的存货应能满足财务用同一存货科目的要求，为后续财务存货科目的便捷设置提供设计准备；

（6）存货档案：与产成品相关的存货编码必须由技术部门统一分配；劳保用品、办公用品、机物料的编码可归口指定部门分配；存货档案中的助记码字段可根据企业现场环境作技巧使用，助记码编制原则以易记易录为原则；存货档案中的图片栏可充分运用（图片像素尽量做到10KB以下，毕竟图片越多占用空间也大），特别有利于新员工多的企业，因对产品和物料不甚熟悉，便于其记忆；存货编码若需废止时，一是要查清现存量，对现存量作妥善账务处理；二是在需废止编码名称中加注“编码停用或废止”标识；三是取消其采购、委外、自制等属性，以防后续被误用；

（7）计量单位：计量单位选用必须与采购结算单位相一致的原则，否则出现采购单据计量单位与供应商开来的纸质发票计量单位不一致时，比如入库单上的单位是桶，采购发票上的单位是公斤，要么换算单价，要么废掉原编码重新创建新编码；假如双计量单位的存货较多时，建议在设置计量单位组编码时直接采用该存货编码，以利后续快速识别查询；

（8）会计科目：若有必要，一级科目也可增加个性化科目，二级科目完全可以按个性化需求设计；一级科目有新增个性化科目时，需同时修改UFO报表中科目汇总公式；

（9）成本中心和成本中心对照：成本中心是独立收集成本的最小组织或责任单位，承担成本费用的流入、流出。通过成本中心可以区分相关区域发生的费用和监控不同组织费用的发生情况。成本中心可以与部门的设置不一致，按其功能可区分为生产成本中心、辅助成本中心等。成本中心对照需要特别注意完工品如同一个半成品或产成品仓库，但生产车间/部门有两个或以上时，需将这几个生产车间全部归入同一成本中心；

（10）仓库档案：仓库编码可赋予特殊意义，可参照部门档案设计原则；

（11）采购类型：可根据企业需要自行设定，用户在填制采购入库单等单据时，会涉及到采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，那就应该建立采购类型项目。但需特别注意的是，采购类型字段在财务模块成本核算设计时，可作根据采购类型设置存货科目之用，所以尽量不要使用根据采购类型来区分厂别的权限分配，两者无法兼得的；

（12）单据格式设置：可根据场景单据的拼音或英文缩写，作为单据编码前缀，再加以年月日的日期，最后流水号的长短取决于业务量大小，并留有余量即可；

（13）销售类型：可根据企业情况进行个性化设计；

（14）对照表：仓库/供应商/客户这三类的存货对照表，只适用于不会频繁变换存货对应关系的企业，否则就不要作任何设置为上策。

3 在用友ERP U8+平台上实施一体化管理之策略

目前，在ERP实施过程中，出现两大流派，一是只关注业务层面轻视财务层面的业务派；二是侧重财务需求轻视业务需求的财务派；所以这两大流派一直争议不休。笔者认为作为ERP实施的甲方核心人物，必须从公司宏观、全局、整体角度来把握业务和财务的需求，两者都必须得到强化实施，否则谈不上ERP实施成功。

首先，满足业务层面的需求。

通过采购管理模块固化采购业务流程：从供应商档案管理、供应商价格管理等基础管理规范化；从采购订单、到货单/退货单、来料报检、来料检验单、采购入库单、采购发票、应付账款等业务节点，单单清，可追溯，实现把牢付款出口；

通过销售管理模块固化销售业务流程：从客户档案管理、客户价格管理等基础管理规范化；从销售订单、发货单/退货单、报检单、检验单、销售出库单、销售发票、应收账款等业务，单单清，可追溯，实现把牢收款入口；

通过委外管理模块固化委外业务流程：从委外订单、到货单/退货单、报检单、检验单、采购入库单、委外发票、应付账款等业务，单单清，可追溯，实现把牢付款出口；委外核销把牢委外发料与委外入库的材料损耗关；

通过质量管理模块固化来料检验和发货检验业务流程：从到货单、报检单、检验单、入库单实现来料检的全流程控制，从发货单、报检单、检验单、销售出库单实现发货检的全流程控制；

通过库存管理模块固化入/出库业务流程：采购入库必须有上游单据，主要材料出库必须有生产订单，销售出库必须有发货单；

利用存货档案和物料清单构建集团统一的产品基础数据平台：通过多个工厂使用统一的信息平台，避免了一物两码、两码一物的奇葩现象；根据各工厂自身的生产工艺流程特点，可创建个性化的制造BOM。

其次，满足财务层面的需求。

利用ERP强大的集成技术，实现业务与财务的集成管控：通过ERP U8+强大的集成，实现了销售业务、采购业务、委外业务、库存业务等业务层面与应收应付总账报表等财务层面的一体化集成管控。打破了部门信息孤岛，实现信息共享，单据追溯，业务牵制，内控严谨，管理规范之目的。

现以ERP U8+为例介绍财务与业务系统的一体化应用流程（如图1）。

4 结论

ERP环境下的业务和财务一体化管理，实现了物流、信息流、资金流的有机统一，准确的业务单据和适宜的业务流程，既规范了业务固化了管理流程，也为业务模块向财务模块传递高品质的数据提供了支撑和基础；财务模块只有获取业务模块的数据是高质量的，才能实现成本精细化，管理出效益的价值才能真正实现。在ERP实施过程中，必须充分运用好一体化管理这个核心工具，堅持业务和财务两个轮子同步前进的策略。

参考文献：

[1]用友网络科技股份有限公司.用友U8+技术和安全白皮书[S].

[2]周玉清.ERP原理与应用教程（第3版）[M].清华大学出版社，

2018，1（01）.

[3]王新玲，李孔月，康丽.用友ERP财务管理系统实验教程（U8 V10.1版）[M].清华大学出版社，2013，06（01）.