新形势下提高基层单位档案管理工作成效的措施

李恒英

摘 要 基层单位档案管理工作是一项不可缺少的基础性工作，档案作为有关单位开展各项工作的真实记录，反映了单位建立以来的发展历程，具有重要的真实性、历史性、价值性等特点。面对网络时代、信息时代、大数据模式的社会新形势，基层档案工作还存在一些不适应的地方，文章尝试分析基层单位档案管理工作的现状和不足之处，并针对性地提出提高基层单位档案管理工作成效的措施。

关键词 档案管理；信息时代；互联网；数字化

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2019）234-0180-02

1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》对档案的定义为：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”由此可知，在社会各基层单位中，档案是单位自建立以来从事各种建设、发展、服务工作时形成的有价值的文字、图表、声像等历史纪录资料，如实反映了基层单位开展各项工作的实际历程。做好档案管理工作对基层单位的发展具有重要意义，因为档案资料总结了基层单位开展各项工作的指导思想、工作成绩和重要经验，对单位统筹规划未来的建设和发展工作具有重要的借鉴作用，有利于基层单位进一步地改进和完善单位的自身建设。在新形势下，档案管理工作也在社会发展的推动下发生着变化，逐步从传统的手工处理各种文字档案工作模式转变为现代化的计算机操作管理数字化信息档案模式，并实现了档案的网络共享。目前，在社会生活快速发展的过程中，基层单位的档案管理工作中还存在一些不足，为社会、为单位还没有发挥充分的作用。为了进一步提高档案管理工作的效率和质量，促进基层单位的改革和发展，本文对档案管理工作的现状和不足之处进行分析，提出一些改进基层单位档案管理工作成效的方法和措施。

1 目前基层单位档案管理工作存在的不足之处

1.1 工作方式和手段陈旧落后

目前，我国的经济和科学技术发展迅速，信息网络技术和互联网技术广泛应用于社会各个层次，促进了社会生活的飞跃发展。在信息化和网络化时代的背景下，档案管理的内容、方法、形式也在发展和变化。但是，目前仍有部分基层单位没有跟上时代发展，其档案管理仍采用传统的管理设施和管理方法，部分档案管理工作人员没有实时提高自己的知识水平和技术能力，工作能力不能满足新形势下的档案管理工作要求，在档案管理工作中仍然采用手工处理纸质媒介的方式来进行档案的收集、分类、归档、检索，不能运用信息技术、网络技术和计算机技术，不能掌握先进的管理档案方法和技术，工作方式和手段陈旧落后。这些不足之处，不利于档案管理工作的发展和创新，影响工作效率和质量。

1.2 工作人员思想和业务素质落后

目前，部分基层单位，领导和单位员工在思想上对档案管理工作不够重视，没有认识到档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识。认为档案管理工作只是简单的对有关资料进行整理、保存、查询等业务，认为档案对于单位的主要业务工作帮助不大。由此，忽视了对档案管理工作的关注和支持，忽视了档案管理工作队伍的建设。部分档案管理人员缺乏过硬的专业素质和工作能力，没有接受过系统的档案管理业务培训和教育，因此，在档案管理工作中，由于缺乏严格认真的工作态度和良好的专业素质，在对有关档案资料进行收集、分类、归档、检索等过程中出现失误。

1.3 档案管理硬件设施落后

部分基层单位由于各种原因，如领导思想上不够重视、单位经费紧张等，从而在档案管理工作的硬件建设方面投入不够，甚至在单位的经费预算里没有列入档案管理工作经费，造成档案管理工作设备和场地陈旧落后，缺乏舒适的工作环境和先进的技术设备，缺乏符合档案管理防火、防盗、防潮、防霉等标准要求的现代化库房，影响了基层单位档案管理工作的进一步发展。

2 提高基层单位档案管理工作成效的措施

针对以上基层单位在档案管理工作中存在的问题，为了提高档案管理的工作效率与成绩，发挥好档案管理的辅助和促进作用，基层单位应该采取有效措施来改进和完善档案管理工作。

2.1 制订并完善档案管理制度

基层单位在思想上要认识到档案管理工作的重要性，制订并完善档案管理制度。按照国家档案法律法规的要求，制定档案收集方案、文件存档范围和保管期限，建立健全档案资料鉴定、收集、分类、检索、保管、调阅、利用、统计、销毁制度，建立档案信息安全保密、档案管理设备维护、突发事件应急管理等工作制度，明确规定档案管理的岗位职责、工作纪律、工作规范，并定期对档案管理工作进行检查，充分调动工作人员的工作积极性和主动性，确保工作人员能够完整齐全地收集各类档案，并对档案科学分类、规范整理、合理组卷、有序存放、高效利用，圆满完成档案管理工作任务。

2.2 改进和完善工作方式和手段

在当前信息化和网络化的社会形势下，传统纸质档案的收集、鉴定、分类、保管、利用等档案管理模式逐步转变为计算机操作的数字化档案信息管理模式，并实现了档案信息的网络共享。基层单位的档案管理工作应适应时代发展需要，以发展和创新思维，采用新技术、新方法、新理念，开展档案数字化工作，建立单位档案信息网络管理系统，让档案管理人员能够利用档案管理软件和电子设备，把档案材料数字化处理形成文字、图片、录像的电子格式，有序进行档案信息计算机录入工作，建立数字化档案信息数据库，并通过互联网开展档案的收集、传递、管理和利用工作。

2.3 加强单位档案管理工作的硬件建设

在现代化条件下，为改进和完善档案管理工作方式，推动档案管理事业的发展，基层单位要根据需要，加快推进档案管理硬件建设。从人力、物力、财力上合理规划，切实实现档案资料存储数字化和管理网络化。为此，基层单位要将档案工作经费纳入年度预算，并确保经费的落实，根据需要，引进先进的档案管理硬件和软件设施，建设合格标准的现代化档案库房，按照防火、防盗、防光、防潮、防鼠、防虫、防尘、防高温、防污染的要求配备监控、消防、防盗、温度湿度控制等设备。建立并完善相适应的数字档案管理制度，建立档案信息安全防护体系，严防信息丢失、外泄和秘密泄露，确保电子档案的长期保存和利用。

2.4 提高档案管理工作人员的思想和业务素质

在新形势下，为适应数字化档案管理工作要求，基层单位要加强档案管理队伍建设。要通过多种方式和途径，大力提高档案管理工作人员的思想和业务素质，建立一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案管理工作队伍。

首先，基层单位要不断开展档案管理工作人员的思想政治教育和培训，定期组织员工参加社会主义思想专题培训班，用科学的世界观和新时代中国特色社会主义思想武装工作人员头脑，激发他们工作的积极性和主动性，树立为国家、为人民服务的思想意识，培养乐于奉献、锐意进取、严以律己、高度负责的工作态度，为做好档案管理工作打下基础。

其次，基层单位要定期组织档案管理工作人员参加科学技术和业务素质培训班，接受档案管理知识、计算机知识、法律知识、信息网络技术等课程培训，丰富工作人员的知识水平，提高档案管理人员的综合素质，促使他们具备业务精湛、知识丰富、技术过硬的水平和能力，完全胜任新形势下的数字档案管理工作，为单位档案事业的发展贡献力量。

最后，为优化档案管理工作队伍的结构，基层单位应建立科学的引才机制，通过严格考核、竞争上岗引进优秀的档案专业人才，充实档案管理队伍。

3 结论

综上而言，做好档案管理工作对基层单位的发展和正常运行具有不可替代的作用，为适应新形势下档案管理工作的要求，基层单位应在思想上重视档案管理工作，制订并完善档案管理制度，改进和完善工作方式和手段，加强单位档案管理工作的硬件建设，提高档案管理工作人員的思想和业务素质，改善和提高档案管理工作成效，推动基层档案事业的快速发展。

参考文献

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