公文处理程序规范化问题研究

刘辛耘

摘 要：公文处理是院校办公室中主要的工作内容以及办公方式，提升其规范性，能够促进公文处理效率和质量的提升，然而当前还存在一些问题，这就需要采取有效的措施进行改善，进而促进公文处理水平的提升，本文分析了公文处理程序规范化问题。

关键词：公文处理程序;规范化;问题;改进措施

公文处理程序规范化就是公文处理中相关的工作步骤要符合一定的标准，其具有一定的模式化、科学化以及制度化，可以促进公文高效、安全、正确、及时的运转，更好的处理公文。这是院校办公室一项主要的工作内容及办公方式，是一种经常性的工作，工作量很大且繁琐，所以，当前需要采取有效的措施，提升公文处理程序的規范化。

一、提升对公文处理程序规范化的认识

秘书部门需要组织有关的秘书人员，依据相关的文件组织他们学习，让他们可以全面认识到公文处理程序规范化的重要作用。指导他们有效的处理公文的内在及外在质量之间的关系，让他们可以意识到公文处理程序规范化能够促进公文总体质量的提升，进而提升对这方面的重视度，指导自身的行为。当前科学技术不断发展，办公自动化程度在日益提升，其重要性不断凸显，所以，秘书人员在公文办理中就需要养成良好的职业习惯，严格的按照规定进行操作，避免出现办公程序、格式以及文种不规范等问题。

二、制定相关的制度，加强约束机制

在提升相关人员的思想意识之后，要提升公文处理程序的规范性，就需要制定完善的制度，给实际实践提供指导和依据[1]。首先，需要构建公文处理制度。当前职业院校中大多数都有一些问题，如，在公文制发中的“倒流”现象，发文内容不够有序规范，收文太多太滥等问题，要解决这些问题，就需要制定相应的制发文件的制度，对发文的程序进行严格规范，对于发文内容也需要进行规范，发文的数量及范围需要加强控制，对发文程序的各个环节都提高要求，制定细致的规定。现阶段收文程序中有一些不足及问题，例如，部门单位接到上级寄来的文件却没有主动的递交给办公室进行统一保管，导致文件的完整性受到了影响，容易出现丢失等问题，所以，这就需要制定相应的制度，进而有效的进行约束;其次，要制定岗位目标制度。将公文处理程度规范化作为重要工作，把其当做院校办公室以及相关单位秘书人员岗位目标责任制中的一部分;再次，要构建总结评比制度。每年都需要开展年终评比，对于在这方面工作优秀的单位以及个人需要提供其嘉奖;最后，要构建经验交流制度。这一点十分重要，通过每学期组织开展一次到两次的经验交流会，可以就公文处理方面的经验以及体会开展交流，能够取长补短，还可以增强和兄弟院校之间的交流学习。处理公文的过程其实是一个系统工程，在整个过程中都需要依据规定以及程序规范的进行处理，提升公文处理的质量，逐渐能够形成规范化的制度。

三、引进先进的办公手段，提升公文处理程序规范化

要想做到高校公文处理程序的规范化，就离不开先进的办公设备，这对提升公文处理的效率、质量以及规范性都具有重要影响。近些年来虽然职业院校的办公室设备得到了升级，然而还是无法满足当前工作发展的需要，限制了其规范化的开展。所以，当前职业院校办公室需要引进先进的办公设备，例如，文字处理机、多功能电话、计算机、录像机、自动装订机等，有效的运用业务协同平台系统等办公软件，这样能够有效的减少秘书人员的工作量，可以显著的提升工作效率，让公文处理程序能够慢慢实现规范化。另外， 需要注意的是，对于这些设备和办公系统，要加强对它们的更新以及维护，这样能够减少公文的收发时间，提升公文信息的流转，进而更加高效的处理公文，让政策能够更好的制定，得到全面、及时的落实。

四、提升人员的办公技能

当前互联网在不断的普及，这给我们的生活和工作带去了很大的影响，人们的通讯沟通也受到了影响，手段变得更加多样，可以提升沟通讯通效率，自然同时也对办公人员提出了更高的要求，他们需要学习计算机操作，进而熟练地操作相关的办公软件。办公人员需要不断的学习，通过多样化的方式，如，交流、培训、自学等，坚持学习最新的办公技能，不断提升自身的工作效率，满足当前办公的发展要求[2]。所以，具体来说，需要注重加强秘书人员的素质，他们的素质会直接影响到公文处理的质量，是公文处理程序规范化的保障，因此，这就要做到几点：首先，组织他们学习相关的公文法规，比如，《国家行政机关公文处理办法》等，系统的掌握各级机关各级公文处理的相关规范要求，让他们能形成自觉性，主动的按照相关的规定规范的处理公文;其次，职业院校需要制定相关制度，如，《公文办理制度》等，让秘书人员制定和发放，这能够对其办理文件提供依据;再次，需要注重组织他们进行培训工作，要提升培训的有效性，就需要打破以往单一的培训方式，采取多样化的形式，培养他们的业务能力，开展秘书人员培训班，让他们的业务理论水平以及政治思想能够得到有效的提升;最后，要组织开展多样化的讨论会，要对于公文处理实践中存在的部分问题开展研讨，相互之间进行学习，进而促进管理水平的提升，提升公文处理的质量，促进公文处理程序规范化的实现。

综上所述，职业院校公文处理是一项常规性工作，且比较繁琐，当前要想提升公文处理的质量，就需要对其程序进行规范化，这一项工程也是比较艰巨的，想要实现这一点，就对秘书人员提出了更高的要求，其需要熟练地的使用各种先进的设备和办公系统软件，院校也需要对办公设备以及条件进行优化，还需要其他部门以及领导能够配合工作，提升公文处理工作的效率和效果。

参考文献：

[1]朱奕春.浅谈企业公文处理工作中存在的问题和对策[J].低碳世界.2016（02）：180-181.

[2]李军.公文处理中的常见问题及对策研究[J].秘书之友.2014（02）：24-26.