从“大疆腐败”谈企业采购业务内部控制

段学芹

摘 要 随着我国经济的高速发展，企业组织架构愈加复杂多元，在这种趋势的影响下，建立健全内控制度对企业的生产经营至关重要。2018年，大疆为优化流程进行了内部管理改革，但在改革过程中发现，在业务采购过程中，研发、采购、销售等人员存在舞弊现象，这就是所谓的“大疆腐败”。本文以“大疆腐败”为引入点，对企业采购业务流程进行系统梳理，针对性提出控制措施，便于企业加强供应链的管理，为企业加强采购业务的内控提供部分参考。

关键词 采购业务 请购与审批 购买 验收与付款

一、企业采购业务流程

大疆主营无人飞行器控制系统的研发、生产和销售，通过支付供应方款项来购买物资，满足生产经营等系列相关活动。采购是企业各部门开展工作的始点，是企业“实物流”的重要构成部分，同时也与资金往来密切相关，很大程度上反映企业可持续发展能力。本文将采购业务流程分为请购与审批、购买、验收与付款三部分，具体如图1所示。

二、采购业务的关键风险点及控制措施

（一）请购与审批环节

企业的请购与审批环节包含需求和采购预算的编制、申请采购以及审批。企业往往没有充分考虑实际情况，导致预算安排不合理，这就要求企业加强存货的日常管理，实行数量金额的双重控制，准确把握存货信息，便于准确编制需求预算。不论是需求预算还是采购预算，都需保证预算中内容的客观性。预算编制完成后，需上报申请物资的购买，经由部门主管和经理的层层审批后确定采购计划。

（二）购买环节

大疆对于购买环节的监管不严，造成物资采购平均价格超过合理水平20%以上，其中高价物资高出20%以上，而低价物资的入库成本却是市场合理水平2～3倍。通过对大疆的分析，企业购买环节包括供应商、采购方式和采购价格的选择，选择完成之后订立采购合同。

购买是以审批后的请购为依据，是采购业务的实施阶段，选择供应商是进行购买的基础。为避免供应商选择不当造成的风险，企业应建立科学的供应商筛选制度，慎重选择。采用招标、询价等方式与供应商取得联系，调查供应商的合法证明以及经营能力，综合考虑信誉能力、售后服务等信息后确定最优供应商。此外企业还需建立价格信息库，掌握实时资料，保证定价方案的合理性。企业根据所确定的供应商、采购方式和价格拟定采购合同，采购合同应准确描述合同条款，合同质量标准、交货地点和期限、双方权利义务和违约责任等。

订立采购合同后，为避免出现物资质量损坏或者供应不及时等问题，企业应该建立严格的合同跟踪制度，跟踪合同履行情况，预测合同是否能够按期实施，并派专员进行登记，明确相关人员责任，建立责任追究制度。

（三）验收与付款环节

采购物资到达后，验收部门应进行验收，仓储部门应进行入库，两者不能混为一谈。

验收部门对物资的质量、品种和规格验收，涉及大批或者贵重物资，需生产技术部门进行专业检测。验收时发现异常，验收员应及时上报有关部门处理。只有验收合格后，验收部门开具验收单，再由仓储部门根据验收单实行入库管理并开具入库单，验收单、入库单等相关资料需要一式多份，交由财务部门进行记录归档。

物资验收合格入库后需进行付款处理，付款是“实物流”与资金往来的统一过程。企业应对付款进行严格审核，加强付款管理，严查发票等资料的真实合法有效性，按照合同约定的付款方式付款，保证资金安全。

三、结语

编制需求和采购预算、请购与审批、选择供应商、确定采购方式和采购价格、订立采购合同、验收与付款都是企业采购业务的重要环节，任何一个环节发生问题都会影响企业的存活，这就要求企业需结合自身实际，对采购流程进行梳理，确定采购步骤，完善采购制度，按照审批权限和相关程序进行物资采购，建立责任追究制度，实现不相容职务的分离，确保物资采购更经济、高效地满足企业生产经营需要。

（作者单位为山东理工大学管理学院）

参考文献

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