关于国家开放大学“校办企业集团财务一体化管理系统”的研究

孙艳萍，李明阳，王锦娜

(国家开放大学资产管理公司，北京 100039)

一

企业集团财务管理人员为有效地确保企业财务管理质量的稳步提升，都会在财务管理系统方面做深入研究。任何一个企业财务管理的成功与否，都可能会对企业集团整体财务管理的质量水平产生一定的影响。架构在企业个体财务管理软件基础上的企业集团财务管理系统，对于现代化企业的发展具有重要的作用。长期以来，中国各类企业一直高度重视集团财务业务一体化管理系统。集团财务一体化管理系统对于国家的经济发展战略规划和经济政策方针的贯彻实施，对于企业管理人员整体水平的不断提升，以及对于有效保障企业的管理质量功不可没。

国家开放大学系统办学的特征，决定了其校办企业有别于其他普通高校校办企业。其中一个重要特征就是，它为在全国各个省、市、县、区所设立的各级开放大学或分校的教学及教学管理，以及为各类远程教育学习者提供了标准统一的技术助学服务。2014年，经教育部批准，由国家开放大学投资设立的一人独资国开祥云(北京)资产管理有限责任公司(简称资产管理公司)，是代表学校行使股东权利、落实学校投资经营决策的执行机构和管理机构，对所有校办企业实行统一领导和管理。截至2018年底，资产管理公司所属校办企业共有国家开放大学出版社有限公司(简称出版社)、国家开放大学音像出版社有限责任公司(简称音像社)、《中国远程教育》杂志社(简称杂志社)、国开贝和教育科技(北京)有限公司(简称国开贝和)、国家开放大学培训中心(简称培训中心)、电大在线远程教育技术有限公司(简称电大在线)等一级企业8家，二级企业7家，三级企业10家(各校办企业层级结构情况见图1)[1]。为完成学校多媒体教学资源的建设与发行、各种远程教育类型的教学过程信息化建设与维护，以及其他与教学及教学管理相关的辅助任务，校办企业的全体员工兢兢业业地坚守在各自的重要岗位上，以保证国家开放大学教学过程得以顺利运行。

图1 国家开放大学校办企业层级结构情况图[1]

尽管学校的校办企业已经成为国家开放大学教学及教学管理中不可或缺的重要组成部分，但企业的现代化管理意识，却远远没有提到企业经营团队中高管人员的战略发展研究议程上来，尤其是支撑企业高速发展的财务管理水平还不尽如人意。

其一，在资产管理公司成立以前，学校对校办企业的财务统一监管力度相对薄弱，部分二、三级企业成立时间较早，且已形成各自的财务体系。其中出版社使用云因财务软件、音像社使用博科财务软件，其余企业使用用友U8 12.0、用友T6、用友T3、用友T6软件以及畅捷通6.2plus1和金蝶EAS7.0。这些财务系统版本不一，且启用的模块少、功能弱，又没有与企业的业务流相结合，致使财务信息分散，数据膨胀缺乏分类，报表堆积，财务报告体系不健全，财务分析难以及时、准确提取数据。

其二，财政部自2017年以来，对《企业会计准则》和“企业财务报表格式”进行了较大调整，各企业原有财务软件生成的报表已经落伍，难以快速、精准地完成教育部的月报、年报等常规财务统计工作。

其三，由于缺乏统一的财务软件平台，母公司不能对分公司、子公司进行实时数据归集和查询，对分公司、子公司的事中监控力度不够。同时，下属企业各自为政，追求局部利益最大化。对关联交易的定价、收入的确认、成本的结转等没有统一的会计核算政策，导致部分校办企业会计核算不规范、各企业盈余管理的空间较大，财务数据不能真实反映企业状况，无法为管理决策提供有力支撑。

二

面对校办企业业务各异和财务核算软件各自不一的现状，需要通过建立一个管理系统平台，将传统会计核算系统作为一个子系统融入企业集团经营管理网络系统之中，以此与企业各个部门、各项经济活动紧密地结合在一起，构成一个以电子互联、经济业务实时处理为主的网络化控制信息系统，从而完成会计核算、业务管理、各项经济项目的预测、决策等经济活动。因此，资产管理公司一直在寻找一种最便捷的方式，以帮助实现系统内全国各级资产管理公司所属分、子公司的高管人员、主管会计与业务人员之间开展多向、立体的交流。经过探索，资产管理公司创新了“校办企业集团财务一体化管理系统”(见图2)，从而切实保障了在全国各地办学点的财务管理与技术服务质量大体保持在同一水准。

图2 “财务一体化管理系统”总体构架图

“财务一体化管理系统”的落点首先是财务管理，然后是管理系统一体化。从企业全面财务管理入手，但又不局限于财务领域，利用兼容性良好的软件平台，逐步实现最优配置企业资源，监管业务流程，强化内部控制，促使企业财务信息流与业务数据流早日实现规范且有序的多向流动。

“财务一体化管理系统”采用在线管理和集中式管理模式，既消除了物理距离的障碍，又能够精准快速地收集数据、处理数据和分析数据，同时能够实现业财协同、动态管理、精细管理、及时监控等模式，使企业集团经营管理达到管理非固化、履职标准化、核算系统化、操作智能化、决策科学化，以达到真正意义上的信息共享，推进企业健康、有序、高速的发展。

“财务一体化管理系统”与传统的财务核算软件的用途目标具有高度的一致性。“财务一体化管理系统”也要坚决贯彻国家的财经路线、会计方针政策，既要持续地提升会计人员队伍的整体水平，也要切实地保障校办企业的财务管理质量。同时，“财务一体化管理系统”作为财务核算软件的一种升级版，其运作的过程突破了传统需要面对面的受空间限制的方式。“财务一体化管理系统”可以在同一时间内，让众多的财务人员针对同一类型的会计业务在不同的地点共同进行研讨，以及交流当前其他的会计热点问题。

目前，国家开放大学校办企业财务人员所面对的一个较为重要的课题就是，如何做好财务管理及其会计核算，为企业决策者提供高水平的经济信息咨询。集众人睿智可以促使个人提高工作效率和工作业绩。实际上，“财务一体化管理系统”为充分发掘集体智慧的互补性提供了前提条件。在这个平台上，不仅各个岗位的财务人员和会计人员可以发表各自的财务管理感想与会计核算体会，而且企业决策者和财务经理们也可以交流管理要求与工作畅想。同时，通过平台将业务模块与财务模块链接，业务人员可以随时交流，不出单位就可以取得做好会计核算和财务管理的“真经”。依靠平台，以集体的智慧来保障、提升会计核算质量与财务管理水平，企业价值的最大化因而得以实现。

通过 “财务一体化管理系统”的实践活动，国家开放大学校办企业经营中的业务流程、会计核算流程、管理流程实现了有机融合, 数据实现了及时共享, 企业内部资源整合实现了优化；会计核算与财务管理质量有了稳步的提高，企业内部运营的效率和整体的经营管理水平也有了稳步的提升。校办企业管理人员和财务人员认识到，“财务一体化管理系统”是网络时代校办企业高水准、快速运用会计数据分析资金及财务变化情况，以推动会计工作保质量、上水平完成的重要手段；它是提高财务及会计人员政策水平、业务水平和专业技能的有效方式；它也是随着新的互联网技术的发展，网络信息技术应用于现代化企业经营而出现的一种行之有效的管理模式。

三

然而，资产管理公司在对“财务一体化管理系统”做进一步研究时感到：若要使得校办企业经营管理质量的业绩更如人意，“财务一体化管理系统”的成果更加符合现代化企业管理的需要，在今后的“财务一体化管理系统”的使用过程中，就应该结合校办企业经营特点和系统运行现状，不断升级完善系统中各模块操作功能，从而将这项有益的工作做得更好。

通过对“财务一体化管理系统”的有关反馈，资产管理公司了解到目前所开展的“总账”“报表”“合并报表”“固定资产”“预算管理”“合同管理”“资金管理”等模块的“财务一体化管理系统”尚存在以下问题。

1.人员认识不到位。由于“财务一体化管理系统”这一崭新的管理方式使用的时间不长，许多分公司、子公司的会计人员、业务人员、管理人员对于采用该系统的管理方式有助于管理质量的稳步提升还缺乏足够的认识。尤其是部分企业的业务人员认为，“财务一体化管理系统”属于会计的工作范畴，与己无关；而有的会计与财务人员也只将其作为一种普通的财务软件，即使是使用本系统也仅满足于一知半解，缺乏有针对性的精细研究与再创新的专研态度。

2.系统功能尚未尽善尽美。“财务一体化管理系统”目前上线的均为用友常用模块化功能，像规范关联交易等个性化事项的针对性管理设置较少，不同系统兼容性尚未达到真正意义上的畅通，财务与业务的协同合作没有达到最佳程度，以至于不能将管理系统的使用价值发挥最大化。

3.校办企业财务、业务人员素质尚未达到应有标准。由于在企业中所发生的任何一项经济活动，都要由业务部门、财务部门和管理部门按照不同的规则流程去做相关的处理。为避免造成规则之间的冲突，“财务一体化管理系统”的设计者就需要找到这些部门的契合点并编制出相应的操作程序，这样才能够促使各部门准确顺利地履行自己的职责。加之，由于企业现有财务人员、业务人员以及管理人员能力有限，对新的“财务一体化管理系统”的学习尚处于磨合期，对于个别功能的学习存在畏难和抵触情绪。特别是部分偏远地区的分公司、子公司的财务人员，由于不习惯经常上系统查阅管理系统发布的网上通知，往往错过了集团总部对“财务一体化管理系统”的日常网上培训，从而失去了学习交流机会。

资产管理公司经过调研认为：“财务一体化管理系统”认识方面的问题、“财务一体化管理系统”功能尚未完善方面的问题，以及校办企业人员素质有待提升方面的问题可以通过以下方式得以解决。

其一，通过各种途径宣传“财务一体化管理系统”，解决认识不到位的问题。使所有应该参加“财务一体化管理系统”的分公司、子公司的财务人员、业务人员以及管理人员充分认识到“财务一体化管理系统”是在网络时代提升管理质量水平的一项重要举措。资产管理公司准备通过培训集团员工、实施全面预算管理、强化年终业绩考核、开展网上论坛专题讨论等各种途径大力宣传“财务一体化管理系统”，让相关人员在了解“财务一体化管理系统”具有信息传递的及时性、快捷性，集体智慧的互补性，资金使用的高效性，管理资源的共享性的基础上，自觉地参与“财务一体化管理系统”工作[2]。

其二，加大研发力度解决“财务一体化管理系统” 功能拓展方面的问题。为使“财务一体化管理系统”功能最大限度地满足国家开放大学校办企业的发展需求，资产管理公司拟于今后每年年初制定好“财务一体化管理系统”研发计划，协同“财务一体化管理系统”开发商研究并完善查询模板，丰富管理报表，增设辅助核算等模块功能方面的内容(见图3)，尤其是要根据管理需求进行大量自定义设置。同时，还应及时向校办企业公布研究的最新发展动态，收集并推荐分公司、子公司在使用中形成的切实可行的新方法，引导“财务一体化管理系统”的参加者注重平台质量，齐心协力共同推进平台的有效利用。

图3 国家开放大学“校办企业集团财务一体化管理系统”架构图

其三，通过制度化，解决“财务一体化管理系统” 人员素质方面的问题。资产管理公司拟在国家开放大学的支持下，制定《国家开放大学校办企业财务管理制度》。“财务一体化管理系统”的操作、完善以及培训均由该制度予以明确说明。特别强调的是，对财务人员、业务人员以及管理人员的“财务一体化管理系统”培训，必须列入对分公司、子公司的年度考核、专项财务检查等事项之中[3]。通过制度的约束，逐步消除使用“财务一体化管理系统”时财务人员、业务人员以及管理人员素质低的问题，保障“财务一体化管理系统”工作健康有序地进行。

面对互联网技术的飞速发展以及电子技术的日趋完善，国家开放大学资产管理公司将在合理调整财务管理系统相关模块的基础上，通过以上举措使“财务一体化管理系统”工作达到信息传递网络化、信息处理协作化、资源利用共享化、信息披露全面化、成本降低最小化。上述方式能够确保国家开放大学校办企业的经营和现代化管理质量水平，在全国高校同行中稳中有升。