浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作

关鑫鑫

档案是部门日常工作的真实记载，是个人成长实践的记录。人力资源和社会保障部门档案管理涉及人员较多，内容也较复杂，做好人力资源和社会保障部门的档案管理工作意义很大，本文从人力资源和社会保障部门档案管理存在的问题分析入手，梳理出做好档案管理的措施，供交流。

近几年，我国档案管理质量在不断地提高，档案信息化步伐在加快，但对档案管理的要求也在提高，我国人力资源和社会保障部门近几年才组建，服务对象涉及面广，档案信息资源繁杂，做好人力资源和社会保障部门档案管理工作，关系到各类人群的切身利益，要研究好人力资源和社会保障部门的业务涉及内容以及存在问题，使档案管理能够更好的发挥作用。

1人力资源和社会保障部门档案管理涉及内容

人力资源和社会保障部门档案管理涉及内容包括贯彻国家有关劳动和社会保险工作的法律法律，调整规范企业失业职工基本生活保障、实施劳动合同、集体合同的规范，职业技能培训和工人技术考核，用人单位工资及其他劳动报酬的管理，审核用人单位职工退休待遇、劳动能力鉴定、工伤认定，社会保险基金收缴、支付管理以及劳动和社会保险的统计和信息填报等，这些基础性工作所产生的资料经过筛选整理后做为档案资料进行保存管理。

2人力资源和社会保障部门档案管理工作存在的问题

2.1各部门间协调沟通的不好

人力资源和社会保障各部门之间缺乏有效的沟通，工作配合不协调，如在社会劳动保险管理部门的档案管理里都是退休职工的档案，而负责的工伤、劳动能力鉴定的部门，管理的档案大部分都是在职的在岗位受伤的职工，对于职业技能培训和工人技术考核的管理，也是在职职工，各部门的档案管理是独立的，但是没有统一的管理体系，容易出现重复档案管理，资源达不到共享，容易造成人力、物力和财力的浪费。

2.2档案管理的基础设施落后

人力资源和劳动保障档案管理涉及工作内容复杂，工作量大，档案资料多，不仅需要人力资源做基础，更需要基础设施做保障。由于档案资料多，档案基础设施没有及时到位的话，导致资料归档混乱，归档时间延长，存在档案丢失现象。档案没有实行统一管理，各部门档案管理分散，硬件设施标配一致，造成硬件资源重复浪费。另外，有的部门没有设置专门的档案管理房间，仅将办公室做为存档的地方，档案管理不规范，容易造成档案的丢失和损坏。

2.3数据库标准不统一

对于档案管理来说，一般都建立数据库系统，现在大部分地区都实现了电子档案管理，用电脑存储资料并进行检索。而对于乡镇等偏远地区还未实现电子档案管理。对于新建的人力资源和社会保障部门来说，档案管理建设起步晚，对档案管理实现计算机管理还存在差距，档案数据库建设没有真正统一，数据库标准不一，档案管理信息化进程较慢，基本还是通过目录检索查找档案资料存在地点再进行查阅档案，数据库标准没有达到统一，影响到档案的标准化管理。

2.4档案管理机构和制度不健全

人力资源和社会保障部门业务量较大，面对的档案资料也较多，这就需要档案管理人员有着良好的职业道德和敬业精神对档案资料进行精心整理，为人力资源和社会保障部门档案管理工作提供保障。目前，我國人力资源和社会保障部门档案管理人员比较缺乏，很多单位都是兼职较多，档案管理机构不全;另外档案管理规章制度不全，无法全面有效地对档案管理进行指导，导致档案管理人员在管理档案时没有依据可以参考，不能对档案管理进行规范化操作，档案管理质量较差。由于档案管理人员本身能力有限，档案管理专业知识不强，归档整档中容易发生错误，档案管理质量不高。

3完善人力资源和社会保障部门档案管理工作的策略分析

3.1制定统一的档案管理发展规划

改善人力资源和社会保障部门的档案管理首先就要从人的思维观念上去改变，从发展的角度去考虑，制定统一的发展规划，改变各自为政的不利局面。制定统一的档案管理发展规划和执行措施，将各部门统一到一个目标上来，强化合作意识，来实现档案资源的整合和资源共享。部门领导要改变观念，强化对档案管理的重视，加大档案管理重要性和必要性的宣传引导，使各部门统一思想，共同参与档案管理工作。

3.2完善档案管理的基础条件

完善档案管理的基础环境，保证基础设施齐全好用，最好将档案独立设置，并配备电脑设备。为防止档案室房间过于干燥，不利于档案资料的保存，可以放置加湿器，安装空调等办法降低干燥程度。做好防火、防虫的管理，保证档案室内干净整洁，为档案保管提供一个适宜的环境。强化档案管理人员的配备，因资料归档内容杂而多，要为档案管理室补充人力，做好人力资源的保障。解决资金不足的实际，经费是开展各项工作的前提条件，要适当补充档案管理的经费，确保档案管理工作正常开展。

3.3完善档案管理的标准化

由于人力资源和社会保障部门涉及的档案内容较繁杂，为使档案管理标准统一，具有整体性，制定完善档案管理的统一标准，并按标准执行。如档案收集、查阅程序一样，还有数据处理和存储都要统一。

3.4完善档案管理机构和制度建设

完善档案管理机构，都要配齐管理人员，来解决档案管理人员缺乏的问题，合理调配岗位职责，明确负责人和工作内容，使档案管理有人抓有人管;完善制度建设，要根据人力资源和社会保障部门档案管理的现状，对档案的各项管理制度要进行完善，并建立健全考核机制的实施，通过实施绩效和奖罚考核，激发管理人员的工作积极性，促进档案管理质量和效率的提高。

总之，人力资源和社会保障部门的档案管理虽繁杂，但也要整合资源，将档案管理统一纳入部门整体规划，通过完善档案管理的基础设施，提高档案管理的标准化水平，逐步使人力资源和社会保障部门的档案管理提档升级，满足社会发展的要求。

（作者单位：161448黑龙江省大西江农场人力资源和社会保障科）