运用互联网+技术实现高校资产清查盘点的探索与实践

赵永亮， 邢旭宁， 任金妮， 陈雪玉， 赵韫哲

(西安交通大学 实验室与资产管理处， 西安 710049)

0 引 言

高校的仪器设备、家具类资产(以下简称“仪器设备”)是学校教学、科研活动正常进行的基础，同时也是国有资产的重要组成部分。资产总量与构成在一定程度上代表了学校的办学水平及科研能力[1]。随着国家对高校教育科研经费投入的逐年增加，高校的办学条件和规模均获得了长足进步，高校仪器设备逐渐呈现出了增长速度快、类型多、多校区分布等特点[2-3]。

资产清查盘点是指针对仪器设备、家具等固定资产通过账目记录对账实物进行比对，逐一盘查，尽可能做到账实相符，并对仪器设备类固定资产的数量、分布、价值等进行统计、分析等工作[4]。

1 高校开展资产清查盘点工作的意义

定期开展清查盘点既能保证仪器设备的完整性，及时发现使用中存在的问题，同时还能加强教师、学生的资产管理意识，发挥主人翁的精神防止国有资产流失[5]。针对资产清查盘点工作，国家和学校层面均制定了相应的政策要求，因此定期开展资产清查盘点工作更是资产管理中的“规定动作”。

(1) 国家层面。2016年财政部印发《财政部关于开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作的通知》(财资〔2016〕2号)和《财政部关于印发〈行政事业单位资产清查核实管理办法〉的通知》(财资〔2016〕1号)要求全国行政事业单位开展资产清查工作，在摸清“家底”的同时加强国有资产监督管理，提升资产管理水平和效能[6]。同时，按照《高等学校会计制度》相关规定，财政部进一步要求各行政事业单位每年填报年度资产决算报表之前必须首先完成资产盘点工作。

(2) 学校层面。2015年我校印发“西安交通大学仪器设备类固定资产管理办法”(西交实〔2015〕50号)针对仪器设备的日常管理提出了更高的要求，文件要求学校要定期开展仪器设备资产清查盘点工作。

2 高校资产清查盘点工作现状

(1) 数量增长迅速，校区分布广。随着学校各学科的快速发展，科研需求不断增加，仪器设备的存量逐年增加(见图1)，且新购置仪器设备类别逐渐呈现技术高精尖、领域专业化以及类别多样化的趋势。

图1 西安交通大学近5年仪器设备类固定资产存量情况

同时由于多校区办学、校外研究院的设立、学科间的交叉密切、国际交流日益增多，导致校属设备分布于多个楼宇、多个校区，甚至多个城市、多个国家。诚然，这种方式极大地促进了科研工作，但也为固定资产管理工作带来了诸多不便。因此，按照传统模式盘点，存在效率低下、高端设备识别度差等问题，难以真正实施有效监管。

(2) 基层单位及领用人对盘点缺乏重视。国内各高校普遍存在对固定资产盘点重要性认识不足的情况[7-9]，基层单位人员长久以来大都秉持“重账务，轻实物”“重使用、轻管理”的思想。有些教师认为使用自己科研经费购置的仪器设备理应视为自己的私产，随意丢弃处置，更不愿意主动开展盘点。尤其在横向课题研究工作中，此类现象尤为严重。长久以来形成资产管理边缘化的局面。

(3) 盘点手段落后。尽管绝大多数高校都根据自身管理要求建立了设备资产管理信息系统，但依旧难以通过信息化的手段完成资产盘点工作，在没有完善资产基础信息的情况下，仪器设备的盘点工作就需要手工或者半手工方式进行，不仅耗费大量的人力物力，且准确性难以保证。同时，当盘点任务结束后，学校资产管理部门针对基层单位所上报的待报废设备及因教师研究方向变动而长期闲置的设备，需要手工统计筛选并督促基层单位进一步开展报废或校内调拨工作，工作效率低，迁延时间长，极容易导致资产丢失，造成国有资产流失。

3 利用“互联网+”解决资产盘点的新思路

2015年3月，李克强总理在十二届全国人大三次会议上作政府工作报告时首次提出“互联网+”行动计划。2015年7月，《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》(国发〔2015〕40号)“互联网+”是知识社会创新2.0驱动下，互联网与传统行业互动与演进的一种趋势[10]。“互联网+”战略的提出，为高校资产盘点工作的进步提供了更广阔的思路。

3.1 发挥“校-院-系-人”体系优势，逐级分解、汇总

本着“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，充分发挥“校-院-系-人”四级国有资产管理体系的优势作用。按照逐级分解的方式，先由学校资产管理部门向院处级单位、系所账户级单位、资产领用人逐级下发盘点任务，最终由设备领用人填报本人名下设备的盘点信息，经逐级向上汇总后提交至学校资产管理部门完成任务(见图2)，在盘点过程中，各级人员均可实时查看本人管辖范围内资产盘点进度，做到心中有数。

出于安全性考虑，系统中不同角色人员只能查看自己管辖范围内的资产数据，而无法看到非本人管辖的资产。

利用“层级下发、多点并行”填报的方式能够将庞大的盘点任务分解，既简化数据提交方式又能够保证准确性，同时还加快了工作进度。与此同时管理员需要对由于历史原因所造成领用人信息不全的资产逐一落实新领用人。

图2 盘点系统业务流程图

对应盘点任务的逐级分解落实，系统支持各类各级用户填报盘点数据，包括领用人、基层管理员、资产管理部门管理员等。

(1) 领用人填报。领用人接收到系所账户管理员发布的盘点任务后，填报自己名下设备的盘点信息，并逐级提交基层管理员审核汇总。

(2) 基层管理员填报。领用人若因各种原因无法亲自填报，也可由该领用人所属资产账户管理员协助其完成数据填报(考虑到过渡阶段，有些单位无法实现网上数据实时填报，可将基层管理员收集到的各领用人反馈信息，利用电子表格批量导入盘点系统中)。

(3) 资产管理部门填报。资产管理员负责收集基层管理员提交的盘点结果，也可以实时查询各领用人盘点的进度和填报数据。盘点任务结束后，若有单位因某些原因需要修改盘点结果，则需要由资产管理部门管理员更改填报结果或退回其修改。

这种方式旨在通过利用基层教师的碎片化时间在线填写设备信息，自动完成统计数据，生成盘点结果。针对盘点工作截止日期前仍未盘点的设备，系统可自动催促提醒设备领用人尽快完成盘点。有效期过后，如依旧未盘，那么系统判定该领用人目前不适宜继续新购资产入账，自动暂停其入账权限，直到全部完成盘点为止。这样做既能使基层教师清楚知晓本人所管辖设备的实际情况，也能促进基层单位形成资产管理意识，起到以点带面的积极作用。

3.2 规范日常资产管理，共享底层数据及盘点信息

开展资产清查盘点的同时日常各类资产业务也需正常进行，因此系统设计之初考虑到数据能够同步共享，将资产盘点系统同日常资产管理系统相对接(见图3)。①能够共享固定资产系统中已有的校内各部门组织架构，在盘点任务下发时不需另行设置资产账户；②考虑到清查盘点时基层单位必然会将部分老旧设备清理出来提交报废申请，因此资产报废量会有所增加。对已经完成报废回收的资产，自动将清查系统中该条资产的盘点结果锁定为“在用-待报废”状态，这样不但能够极大地减轻基层教师填报的工作量，而且也能确保盘点数据的准确性。

图3 资产盘点系统同资产管理系统共享底层数据

经过盘点后的资产，其实际使用人、实际存放地址等信息往往会发生改变，因此在盘点结果最终确认后，需将发生变更的信息同步至资产系统，确保资产数据准确的同时也为后续管理、报废提供准确的依据。

3.3 引入镜像数据关系，灵活掌控时间节点和盘点

资产日常管理系统存在动态发展且数据涵盖广泛的特点，而实际纳入盘点范围的资产，须设定明确的账期范围；或者为了加强某类资产管理，也会开展某些专项资产盘点，从而导致实际待盘点的资产仅为日常资产管理系统数据库的子集，因此资产管理部门系统管理员需要在盘点前确定待盘点资产的范围，并将其按要求导入盘点系统中。这就要求盘点系统在与日常资产管理系统的松耦合环境下，须引入镜像数据并设立灵活的过滤模式满足管理者的实际盘点需求。

3.4 对接人事数据库，及时掌握人员情况

清查盘点系统与学校人事库进行实时对接，盘点过程中可及时有效地发现非在编人员(退休、离职、死亡等情况)占有资产的现象。对此，学校资产管理部门可以在第一时间要求相关单位落实资产去向，明确责任人，并且按照实际情况指定新领用人，如设备已年代久远且因故障而无修复价值，则要求其尽快完成报废手续。

3.5 “线上+线下”盘点有机结合，提升数据准确性

针对线上盘点结果，有选择的抽取部分设备，根据领用人在线填报的实际存放地点组织专人开展实地检查，了解真实状况。这样将用户自查同上级抽查相结合的做法改变了以往由账户管理员手持盘点表格逐一现场查看设备的原始方式，有效提升了资产盘点数据的准确性。

3.6 闲置设备及时发现，提示设备使用效率

针对基层单位填报的“闲置”设备，学校资产管理部门可第一时间做出响应，通过资产管理系统向全校范围发布调拨信息，及时完成校内调拨。有效地提升设备使用效率，避免闲置浪费。

4 系统设计与实现

基于目前主流的B/S系统架构[11]实现，功能上分为用户角色管理、账户人员管理、盘点库管理、盘库任务管理、报表管理等模块(见图4)。

图4 系统功能模块图

该系统使用SSH框架结合Oracle数据库[[12-16]进行开发(见图5)，按照前后端逻辑关系划分为4个层次。① 表现层。注重系统界面设计，以多种方式将数据呈现给用户，并接收用户提交数据；② 业务逻辑层。内含各类业务逻辑模块，可以对业务规则和业务对象进行处理。同时负责接收并处理前台用户的各类请求，并将系统响应回送至表现层；③ 持久层。也称为数据访问层，主要用于存储和传递数据，并且支持增、删、查、改等操作；④ 物理层。部署于校网络中心的实体服务器。

图5 系统架构图

该系统与学校统一身份认证系统相连，校内人员通过统一身份认证窗口登录，登录后根据身份选择不同的角色进入系统，完成不同的盘点任务(见图6)。

图6 系统拓扑结构图

5 运行效果与展望

基于互联网+的资产盘点模式一经启用，便捷、高效地支撑了我校2016年国有资产清查及每年度例行的清查盘点工作，针对每件资产具体落实领用责任人。盘点完成后学校资产管理部门不但能够准确统计账实相符、盘亏、盘盈设备数量，而且详实了解设备实际使用情况，同时大幅缩减盘点时间。盘点系统同学校人事数据库实时对接，有效的避免因为人员离职、退休等原因所造成的资产流失。

实际清查盘点中无疑会涉及到待盘点资产数量多、领用人数量多、单位分布范围广等困难，该系统虽然能够通过将任务分散的方式收集设备盘点信息，但是对于校内部分年长的教职员工，亲自通过系统完成盘点工作还存在一定困难。下一步工作，将逐步提升系统的操作友好性：① 探索多级授权机制，领用人可授权其研究生或课题组其他教师协助完成数据填报；② 完成盘点系统与目前固定资产管理系统的深度融合，教师所填报的盘点数据一经确认后，相对应的在资产系统中对原有设备信息(如存放地点、实际使用人)自动同步更新；③ 探索使用手机微信端、APP模式、RFID物联网技术完成资产信息填报，利用互联网+的手段不断将高校资产盘点工作向纵深推进。