干部人事档案现状分析及策略研究

章丽华

摘 要：随着我国机构改革的不断深化和发展，社会节奏的加快，各单位内部结构也在不断地调整和变化，这对人力资源管理提出更高的要求，人事档案工作也面临着机遇和挑战。由于社会的进步和发展，人才流动频繁，工作岗位调整，人事档案管理日益复杂，存在一些不完善之处，面对存在的问题，我们应采取相应的措施，解决人事档案管理中的薄弱环节和突出问题，以推进人事档案管理的改革和发展。

关键词：人事档案；现状；策略研究

人事档案记载着个人经历、思想品德、业务水平、工作业绩等方面的材料，是全面了解干部历史情况，考察干部、选人用人的重要依据，党中央提出要从严治党，严格管理干部，先后出台了《干部档案工作条例》 、《关于进一步从严管理干部档案的通知》及《进一步开展干部人事档案审核工作》通知，指出要严禁干部档案弄虚作假，要严格干部档案日常管理，落实干部档案工作责任制，加强对干部人事档案专项审核工作，要堅决整治干部档案工作中的不正之风，加强干部档案从严管理，这对干部人事档案管理提出更高要求，目前，我们使用传统方式管理档案，人事档案工作缺乏完善的管理规范，存在一些弊端和突出问题，这使档案工作发展与现代化网络化技术发展存在着一定差距，本文对人事档案现状进行系统阐述，对人事档案工作进行探讨和研究，以便提升人事档案管理水平。

一.人事档案管理现状

1.人事档案缺乏完善管理体系

人事档案材料对个人一生至关重要，它是个人身份信息的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，现阶段部分档案管理部门缺乏完善的规范管理，没有明确的岗位职责，档案缺乏严格的科学管理体系，有些档案部门制度不健全，甚至不按规章行事，多数人事档案部门使用传统的管理模式，档案整理分类不标准，没有按规范进行归档，多数档案以纸质材料为主，查阅档案采用手工操作，长期翻阅造成破损，有些人事档案材料没有及时录入和更新，造成档案信息失真，干部填报个人信息时对出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等情况填写不准确，内容描述不全，有的干部为了个人利益隐瞒真实情况，甚至档案中存在涂改造假现象，这给档案管理工作带来很大难度。

2.人事档案材料缺乏完整性

人事档案是记录一个人的基本信息，是个人职务变动、职称晋升、办理养老保险、工龄计算等不可缺少的重要依据，因此，个人信息完整准确显得极其重要。收集归档完整材料是人事档案基础工作，目前档案材料存在不规范，缺失材料多等问题，主要是学生材料、工资确定和干部考察材料缺失比较多，还有干部入党材料由于当时未上交档案管理部门入档，多次调动工作后，造成材料遗失，有些单位由于倒闭、拆并，一部分缺失材料更难补齐，近些年，由于大中专毕业生不懂国家政策，离校后把档案还放在学校，后来学校又把档案退回原籍，毕业工作多年，个人档案还是空白，有的毕业生档案一直放在学校，过了保管期，学校没有及时为学生档案办理转档手续，有的甚至出现弃档、断档情况，近几年来，随着人才流动的频繁，有些单位没有及时将人事档案随之转递，流动后档案中的工作经历出现空白情况，造成工作年限不年续，这种情况为今后存档单位对其个人信息确认造成很大难度。

3.人事档案管理手段与现代化技术存在着差距

目前，我们大多数人事档案管理基本处于传统的手工管理阶段，管理方式还比较落后，人事档案管理对计算机使用局限于简单的基本信息录入、存储、查询，查阅档案费时费力，工作效率低，制约着档案工作自身的发展，随着日积月累，人事档案占据空间大，需要大量设备存放，档案多次翻阅容易造成破损，纸质材料时间长久容易变质，难以恢复，目前，人事档案管理仍处于较低水平，现代化技术在人事档案管理中尚未得到充分应用，与现代化网络化技术发展存在一定差距，因此，加快实现档案管理现代化是今后工作的重要任务，总之，档案管理工作需要与时俱进，创新发展人事档案管理手段，逐步实现人事档案管理信息化和自动化，实现将纸质人事档案转换成数字化形式，加强档案的数字化维护和保护，对损毁变质档案要进行修补、复制和现代化技术处理，因此，在新的历史时期，提高档案管理工作的水平和工作的效率，档案管理信息化水平的提高是十分重要的。

4.人事档案存在安全隐患

近几年随着改革开放的发展，人才的流动，人事档案在转递过程中也有可能出现档案材料遗失情况，档案原件保管不当或频繁翻阅会造成对原档案的毁害，久而久之便出现老化霉变，文字模糊不清等情况，这些情况会给档案保管带来困难，直接影响档案的完整和安全。即使建立了人事档案数字化，存储空间小，但通过设备可以携带传播，容易造成个人信息泄密，电子人事档案如果受到病毒侵入和黑客攻击，或被非法利用和更改，造成数据丢失和被盗，还容易受到外部环境和不可控因素的影响，造成档案信息不安全。

二、人事档案策略研究

1. 优化人事档案管理

在当今科学技术高速发展的时代，传统的档案管理方式已不适应现代社会发展的需要，人事档案现代化信息化是当今社会档案快速发展的标志，这几年来人事档案现代化取得很大发展，通过计算机技术、网络技术的开发运用，档案材料信息分类、录入、存储可以使用计算机操作完成，档案材料通过数字化加工，备份转化成电子数字档案，给人事档案工作带来极大方便和快捷，因此，人事档案须加快改进档案管理模式，创新管理技术和手段加强档案管理，高标准配置基础设施，配备完善办公硬件需要，加强档案规范化管理和更新，建立人事档案材料收集责任制，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。严格干部档案转递制度，规范人事档案的借阅、查询、转递等等程序，要严格遵守查借阅纪律，严格查借阅审批手续，对查借阅归还的档案要认真细致审核，对档案缺少材料需要尽快补齐，及时归档，按照“取材有据，用材有效，舍材可行”要求做好人事档案收集归档工作。对个人信息记载不一致情况，需要尽快认定，确保档案的真实完整和规范。加强人事档案制度化建设，建立人事档案管理责任制，制定考核机制和岗位责任制，健全各项业务规章制度，要建立健全人事档案管理制度、人事保密制度和人事档案查阅制度，制定完善相关政策，目标明确，责任落实，按章行事，要创新人事档案管理的方法和手段，加快档案资源信息化，档案管理现代化，档案利用网络化的工作进程，以提高人事档案管理工作效率。

2.加快人事档案审核和认定

近年来，党中央提出从严治党的举措，指出要加强干部人事档案管理工作，我馆为了落实中央精神，按照全国干部人事档案专项审核工作要求，针对干部人事档案的“三龄两历一身份”（即党龄、年龄、工龄，学历、经历、身份）等内容，开展人事档案专项审核工作，由于档案材料内容多，出现多种多样问题，如材料缺失严重、干部填报信息前后不一致、有错报漏报瞒报，有更改档案信息甚至存在年龄涂改造假等等情况，根据这些情况，我们严格把关，从严审核，重点审核等步骤进行核查，并对审核问题进行甄别和认定，特别对干部出生时间存在涂改情况，我们需要去干部出生原籍进行调查核实，由于人员有限和经费困难等问题，干部档案的认定工作存在很大难度，影响干部档案的审核工作，在长达一年的档案审核和认定工作中，我们做到认真细致，客观公正，切实维护专项审核的严肃性，确保档案材料真实完整。

3.强化人事档案安全防护

人事档案记载着个人基本情况和成长经历，在干部考察、职称晋升、办理社保等方面具有重要作用，目前档案仍以纸质形式储存，使用传统的手工查阅，档案原件文字容易出现模糊不清，腐蚀、霉变，造成档案材料的损坏，因此，需要加强对人事档案进行安全防护措施，专人负责，专人保管，防虫防霉，防火防盗，同时还需要建立应急预防措施，对安全隐患及时报备，确保档案工作安全运行，需要配备相应的软硬件设施，搭建管理平台，对数字化档案集中管理，人事档案数字化需要采取防火墙技术、加密技术等措施防范风险，同时对软件使用上要根据科技发展和程序更替进行更新，促成人事档案数字化更新升级，建立身份认证系统，按权限进行数字档案日常维护，防止对数字档案内容侵害，定期对信息管理系统杀毒，保障系统运行安全，不会被非法利用、更改、复制、迁移和毁坏，也避免了档案涂改造假行为，延长档案原件的保存和使用寿命，有利于档案保护和利用，而且这种保存方式安全长久，不会轻易丢失，这种存放方式，提高人事檔案信息的安全性，也提高存储空间使用效率，随用随查，方便快捷。要加强对外部环境的管理，根据计算机硬件需求，需提供合适的温度湿度，及时做好档案的备份和维护，确保人事档案安全性。

4. 推进人事档案数字化建设

我国人事档案工作在当今社会发展过程中，其发挥的作用日益强大，受到重视程度越来越高，而基于网络技术发展，人事档案数字化工作日趋成熟，构建档案数字化管理模式，能推进人事档案各项工作的发展，人事档案管理实现数字化是对传统档案管理的突破和创新，是推进干部档案科学化、标准化、规范化的有效举措，是从技术上严防档案造假行为，进一步完善人事档案管理水平，对人事档案管理工作具有重要的现实意义，人事档案数字化是对档案材料进行信息处理，档案信息数据电子扫描后，使其转为可以储存在载体上并能被计算机识别，是在档案统计、整理、查阅、保存等方面实现数字化，是提升档案工作效率和综合管理水准有效手段，档案数字化是保护纸质档案、保障信息安全、提高查询效率的必然途径，基于档案数字化的方便快捷高效等优势，加快人事档案数字化工作已提上议程，目前，我馆已筹建了人事档案数字化项目，该项工作的合同起草、合同签订和经费落实等前期工作已完成，今年年初即将启动，我馆实现人事档案数字化，将更加方便快捷查阅档案信息，大大提高人事档案管理水平。

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（作者单位：中国电影资料馆，北京 100082）