基于知识管理的高校办公室信息化建设思考

陈洁

摘 要：该文从分析高校办公室信息化建设的现状入手，阐述了办公室信息化应用水平不高、信息共享程度低和信息化系统协同作用不明显这3个问题，进一步提出用知识管理的理念与高校办公室信息化建设有机结合，搭建知识获取、知识共享和知识应用这3个办公室信息化建设模块，从而为学校事业的科学发展提供信息化支撑。

关键词：知识管理 高校办公室 信息化建设

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）02（a）-0-02

高校办公室作为高校的综合协调部门，服务全校师生，是促进学校教学和科研等各项工作协调运行的重要部门。办公室工作业务量大、节奏快、信息量大，知识碎片化的现象比较普遍。目前，如何有效整合校内外的各类数据信息资源，提高办公室工作推进水平和效率是高校办公室信息化建设的重要内容。

1 知识管理和高校办公室信息化建设

知识管理是知识经济时代涌现出来的一种最新管理思想与方法， 它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，它以知识为核心，是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。知识管理的流程包括知识的获取、组织、存储、加工、整理、共享、测评、应用和创新。

高校办公室信息化建设并不是技术与办公室工作的简单结合，是指利用计算机网络和信息系统，构建办公室业务流程，对校内外各类数据信息进行整理、统计、分析，获取有效准确的参考信息，提升办公效能，促进办公室工作高效有序、安全快捷、科学运作。

高校办公室信息化建设把办公室的常规工作进行流程梳理，并对相应办公系统进行升级，将传统的公文处理、文件传阅、财务管理、公务接待和公务用车等常规事项的工作融入OA系统，减少重复的劳动，大大提高了办公效率。知识管理在高校办公室信息化建设方面主要应用于文字综合、信息报送、文电处理、督查和服务保障等方面。基于知识管理的高校办公室信息化建设，就是要把知识管理的理念与信息化技术有机结合，把办公室工作中产生的大量数据信息和知识进行有效的组织、整理、共享、应用和创新，从而为全校师生和社会提供全面优质的信息化服务。

2 高校办公室信息化建设的现状

2.1 信息化应用水平不高

高校办公室人员对信息化建设重视程度不高，一些办公室人员缺乏计算机的一些理论知识和实际操作能力，对基本软件操作不熟练或者不愿意主动学习，大部分信息依靠人工管理和重复劳动。另外有些办公室长期处于传统管理模式环境下，缺乏信息化管理制度，尚未搭建适于工作所需的信息化基础设施环境，严重的会导致重要资料丢失和泄露。

2.2 信息共享程度低

办公室工作一环扣一环，很多数据和信息都具备相关性，但由于管理数据和信息的主体不同，办公室如果缺乏整体性全局性的信息处理平台，使得信息资源无法实现共享影响了整个办公效能的发挥，导致大多数数据被通过不同形式或者不同渠道反复使用，不仅信息孤岛问题变得越来越严重，反复的数据征集还影响办公室人员的工作积极性，使其容易产生倦怠情绪，从而影响数据的准确性。

2.3 信息化系统协同作用不明显

办公信息化系统缺乏全局性和整体性，公文处理、文件传阅等各系统协同作用不明显，系统间无法进行有效交互使用从而缺乏对内部数据进行有效的整合和深度挖掘，信息零散，既影响了办公工作效率，也造成了知识的浪费。

3 知识管理对高校办公室信息化建设的思考

高校办公室是学校的重要职能部门，发挥着承上启下、协调各方、联系内外的枢纽作用，信息化建设对于强化高校办公室的协调服务具有重要支撑作用。办公室要想在多部门之间做好协同多事务中做到高效并不简单，除高标准高效率之外，还需精细化和应用创新，办公室的信息化程度已经成为衡量办公室管理水平和综合实力的重要指标。

传统的办公室信息化建设对办公室各项业务流程优化并融入OA系统，将分散在各部门的信息汇集，通过梳理进行分类存储。但是随着时间的推移，信息系统内的大量信息积沉在系统内并逐渐失去价值，这就需要对信息系统内的数据进行进一步整理排序并赋予背景，使之成为有效信息。信息是知识的来源，当进一步把信息提炼出规律，使得其上下相关，它就上升为知识，知识是处理一些信息的经验结果。这就是说传统的办公室信息化建设构建了知识的数据基础，侧重于数据的获取，对于数据挖掘、知识共享和应用创新等比较欠缺。当随着办公室业务量增多，全校师生、校外资源的信息需求量增加时，传统的办公室信息化建设已经远远不能满足其发展需要，这就势必需要结合知识管理的方法和手段，构建基于知识管理的高校办公室信息化建设平台。

4 基于知识管理的高校办公室信息化建设

基于知识管理的高校办公室信息化建设主要包括知识获取、知识共享和知识应用3个模块。知识获取模块是指通过办公室OA系统获取基础数据，将分散在各部门的信息汇集，通过梳理进行分类存储，形成知识资源，如通过公务接待系统获得校际交流兄弟单位、产学合作企业等数据信息。知识共享模块是指把获取的数据经过筛选、整理和挖掘提取出有效知识资源，通过该平台把知识推送到校内各部门、各二级学院和单位、全校师生，使信息需求者方便准确共享到所需知识，如学校产学合作部门或各二级学院需要更多的校企合作渠道就可以通过该平台获得与学校相关的所有企业以及企业与学校的前期合作信息，及时并且全面。知识管理的重要目的就是通过知识共享为需求者提供信息服务，从而实现知识的价值。知识应用模块是指把知识使用者的使用反馈和应用情况、经验总结反馈回系统，通过对该部分反馈信息的筛选和整理，与原有知识资源一起重新汇聚到办公室信息化系统中。

办公室信息化建设平台不仅是校内各部门之间，也是与校外单位联系的桥梁，更是学校信息资源共享和应用的中心，它的发展需要各部门、各学科、校内外协同服务，以信息共享为驱动，依托大数据、云计算为支撑，建立信息化服务为核心的协同工作平台，从数据到知識，从知识到智慧。

5 结语

该文构建了基于知识管理的高校办公室信息化建设三大模块，符合高校办公室工作信息化需求，作为阶段性成果，下一步将深入研究基于知识管理的高校办公室信息化建设平台的具体搭建，更好地服务学校全面发展。

参考文献

[1] 邱均平，文庭孝，张蕊，等.论知识管理学的构建[J].中国图书馆学报，2005（3）：11-16.

[2] 肖芳，任红民，朱国清.基于知识管理的高职院校科研信息化服务平台探究[J].教育与职业，2018（18）：61-65.

[3] 罗宇东.知识管理背景下的高校办公室管理创新研究[J].才智，2018（26）：57.

[4] 单连军，孟凡顺.推行知识管理 提升履职能力[J].秘书，2016（11）：18-19.