浅议如何加强基层档案信息化管理

孙静

摘 要：随着我国经济社会的发展，各个单位档案的管理工作得到了很大程度的改善，但是与档案的现代化管理要求还存在着不小的差距，主要是体现在档案信息化方面。本文重点从阐述档案管理信息化的必要性，分析当前基层档案管理信息化管理面临的问题，并从多个方面提出加强基层档案管理信息化工作的对策建议，为基层档案工作的规范化管理打下坚实基础。

关键词：档案 信息化 问题 对策建议

当前，我国经济社会飞速发展，传统的档案管理模式已经越来越不能适应档案事业的发展，从而也制约了单位的各项工作的开展，不利于单位的健康有序发展。档案作为单位开展各项工作的直接记录，是单位的宝贵财富，加快单位档案的信息化步伐，让档案的保管和利用更加方便捷，查询更加便捷，从而充分发挥档案的价值，在一定程度上可以有效促进单位的可持续健康发展。

一、档案信息化管理的必要性

目前，单位档案的管理仍是采用传统方式。但是这种保管方式，占用大量的存储空间，对于档案保管的环境要求也格外高，尤其是在档案利用方面更是存在许多不便之处，需要耗费大量的时间，降低了工作效率，而且对室藏档案容易造成损伤。但加快档案的信息化步伐，尽快实现档案的信息化管理，既能提高档案方面的工作效率，还有利于降低传统档案管理模式带来的弊端，也能让档案管理人员的工作量得以降低，因此，实现档案的信息化管理非常必要。

二、基层档案信息化管理面临的问题

（一）对档案信息化建设的重视不够

大多数基层单位对档案工作不够重视，在档案方面关注的较少。当前，档案信息化进度不断加快，但是领导对档案信息化发展认识不到位，对信息化建设重视不够，在人力、物力、财力方面的投入都比较少。

（二）档案信息化管理意识差

档案信息化管理是实现档案规范化管理的有效途径，是大势所趋。但是现在基层单位的档案信息化意识较差，没能意识到目前传统档案管理模式存在的费用高、效率低等多方面的弊端，没有看到档案信息化的必然趋势。这种档案管理意识的不足，无形之中就对档案信息化建设带来了阻碍，影响了档案信息化管理的早日实现。

（三）在档案信息化管理方面投入资金较少

先进的设施设备和先进的信息化管理系统，是实现信息化管理的必备物品。但是，很多单位由于领导不重视，在信息化建设方面投入资金较少，导致单位缺乏信息化建設的基础设施，尤其是档案的数字化扫描工作需要大量的资金，没有充足的资金保障，就难以谈档案的信息化建设。

（四）档案信息化管理人才不足

离开人的参与，档案工作就无从谈起，只有配备专业的信息化人才才能确保档案信息化的顺利开展。目前，基层单位的档案管理人员多是由综合岗位人员兼职，缺乏专业知识，也没有接受过正规的培训，本身档案的基础管理知识就比较欠缺，档案信息化方面的知识更无从谈起，难以满足档案信息化管理的要求，使档案信息化进程缓慢。

三、基层档案管理信息化管理的对策建议

（一）提高对档案信息化建设的重视程度

为使档案信息话建设顺利开展，首先是要加强领导对档案工作的重视，要让领导充分认识到档案信息化建设是实现档案规范化管理的有效途径。作为单位领导，要树立正确的档案管理理念，不断更新自己的档案业务能力，努力探索档案信息化管理的途径，加快单位档案信息化建设的步伐，为档案的规范化管理打下良好基础。

（二）增强档案信息化管理意识

在单位中，无论是领导还是具体的档案管理人员，都要不断提高自身的档案意识，尤其是档案信息化管理意识。要充分认识到档案信息化管理的优势，自觉提高自己的档案信息化方面的知识，增强自身的业务能力，提升综合素养，为下一步的信息化管理做好知识储备。

（三）增大在档案信息化方面的资金投入

首先，单位要加大在档案数字化加工方面的投入，这是实现信息化管理的基础。其次，各单位要加大在档案信息化方面的资金投入，档案信息化建设对信息化设施设备有着较高的要求，购买先进的设备，确保档案信息化管理能够顺利运行。最后，各单位要确保信息化的后期维护费用，尤其是管理系统的更新等，确保信息化管理的可持续发展。

（四）加强档案信息化人才队伍建设

从事信息化管理工作，必须配置专业的人员，既要懂档案管理知识，又要懂得计算机、服务器等操作技术，只有具备了专业人才队伍，才能保障档案信息化管理工作的顺利开展。一方面要加强现有人员的培训，积极组织专家授课、外出培训等，为现有档案管理人员提供学习晋升的机会，提高他们的业务能力;另一方面，各单位要加强人才方面的引进，在招聘工作中要注重挑选综合素质高、业务知识扎实的复合型人才，为信息化管理工作做好扎实的准备。

综上所述，档案信息化管理是大势所趋，但也面临种种难题，各单位要充分认识到档案信息化建设的重要性，加大信息化建设方面的各项投入力度，努力打造专业化管理人才队伍，从而促进单位信息化管理工作的顺利实现。

参考文献

[1]武德凤.浅谈基层档案管理信息化工作[J].办公室业务，2019.

[2]李敏.浅谈档案管理现代化的现状与对策[J].办公室业务，2019.