企业办公室秘书工作存在的问题与对策探讨

李红江

【摘 要】秘书是党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职位，尤其是行政部门及其领导人的秘书更是一个比较重要的行政职位。秘书也是办公室的重要组成人员，做好办公室秘书工作对企业有着十分重要的作用。本文介绍了行政办公室秘书工作的职责和要求，分析了行政企业办公室秘书工作存在的问题，阐述了做好办公室秘书工作的几点思考。

【关键词】企业；办公室；秘书工作；存在问题；思考

秘书工作安排事务的机构或者帮助部门负责人处理日常工作。办公室是企业的综合管理部门，在企业管理过程中发挥着枢纽作用，在企业领导决策过程中发挥着参谋助手作用，办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象，而秘书又是办公室的重要组成人员，笔者结合自己几年来的工作实践，就企业秘书工作谈一些粗浅的看法和建议。

一、企业办公室秘书工作的职责和要求

办公室秘书工作的主要职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、撰写公文文书、文件管理、传达信息、会议组织以及协助主任做好办公室日常工作。秘书工作的这些职责决定了办公室秘书工作人员必须具备各种素质，现在企业对从事办公室秘书工作者的素质要求愈来愈高，要求从事办公室秘书工作者具备扎实的文字功底、敏锐的政治头脑、刻苦的学习态度、较强的交际能力、熟练的协调技术、良好的心理承受能力以及较强的职业道德和责任心。这样，可以看出企业对秘书工作者的要求是很高的，这正反映出了办公室秘书工作在现代企业中有着越来越重要的作用。

二、当前企业行政办公室秘书工作存在的问题

（一）办公室事务过于繁杂，影响秘书工作

以大多数基层办公室来说，是一个综合性办公室，集合了办文、办会、人事劳资、后勤服务等职责，几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，存在信息报送不及时、上下渠道不够畅通等问题，难以真正起到参谋助手作用。

（二）办公室秘书人员少，工作负担重、质量低

近年来，企业单位秘书人员短缺已成为一个不争的事实，并已影响了工作的正常开展。目前，大多数企业办公室主要从事秘书工作的人员只有一人，其中的辛苦只有干过的人才会明白，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，可以说是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻与辣”。

（三）秘书人员素质偏低，跟不上企业的工作要求

由于行业特点等各方面的原因，企业办公室秘书人员的素质已不能适应新形势下的要求。首先是是秘书专业知识欠缺。现在大多基层办公室的秘书人员多半是半路出身，没有系统学过秘书专业知识，虽然有些企业近年来也招聘了一些秘书专业人员，但一方面人数太少，不能满足工作需要，另一方面秘书的成长本身需要一个过程，很难立即成为行家里手。其次是知识更新过慢。秘书人员出外机会较少，培训机会更少，知识更新慢，前沿东西掌握的少，大大限制了秘书人员自身素质的提高。

（四）信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好

客观上由于办公室事务多，没有时间，但更多的是秘书人员主观上对信息调研工作难以重视，没有认识到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，基本情况了解不多，加之个人素质能力，导致信息调研工作跟不上新形势下工作的需求，不能很好地为领导决策提供参考依据。

三、做好企业行政办公室秘书工作的实践思考

办公室秘书工行政作在现代企业里发挥的越来越重要的作用，那么做好办公室秘书工作就显得尤为重要了，下面就如何做好办公室的秘书工作来谈谈我的一些思考和想法。

（一）科学调整职能定位，加强秘书工作的组织建设

当前经济竞争日趋激烈，企业对行政秘书工作的要求也越来越高，企业员工特别是有些领导者应该改变传统的对秘书工作的看法，不应该认为秘书工作只是在企业办公室打打杂或者帮助领导处理一些简单的日常事务的工作，应该把办公室秘书工作提到一个非常新的高度，充分认识到办公室秘书工作对企业发展有着非常重要的作用。企业领导者应该充分相信和利用办公室秘书工作人员，不必事必躬亲，把一些繁琐、具体的事务都可以交给办公室秘书去做，领导自己主要抓大事、抓全局，这样不仅可以提高自身的工作效率和质量，同时还有利于促进办公室秘书工作人员综合素质的提高.

（二）细致规范，做好秘书服务工作

我们都知道细节决定成败，但恰恰秘书工作又是一个细致的工作，这就要求了办公室秘书工作要做到细致规范，从细小的事情抓起，坚持严谨细致。如在安排会议活动时，办公室秘书工作人员可以结合自己单位的实际来制定出详细的会议安排方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作计划。只有办公室秘书工作人员细致规范，才能做好办公室秘书服务工作，保证秘书工作不会出错，从而保证办公室和领导日常工作的顺利有序的进行。

（三）办公室秘书工作要做到工作到位不越位

办公室秘书工作有着承上启下、联系群众、协调沟通的重要作用，同时也关系到办公室工作能否高效运转和办公室工作效率的高低。办公室秘书工作人员把秘书工作做“到位”，首先是应该做好自己的分内之事，把领导交给自己的事情做好，让领导满意自己的工作，同时也敢于承担责任，只有这样才是把秘书工作做“到位”了。秘书工作在做“到位”的同时，也要时刻注意秘书工作不能“越位”，这里的“越位”是做超出自己职责和能力以外的事情，在办公室应该一切都听从领导的指示，在领导授权的范围之内行使自己的职责，不能耍小聪明和自作主张。因此，在办公室秘书工作中要学会摆正自己的位置，既要完成领导的任何，让领导满意，又要在自己的职责范围之内做事。在办公室秘书工作中要把秘书工作做好就必须把工作做到“到位”和“不越位”。

（四）转变作风，改进方法，不断提高办事效率

办公室的每一项工作都与全局有着密切的联系，作为办公室秘书人员，一定要在工作作风和方法上下功夫，提高自己的办事效率。

一要乐于奉献，扎扎实实做好本职工作。办公室工作就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。必须将任劳任怨作为修身养性的根本，在工作中不断充实和完善自己，使自己的全部聪明才智得以充分发挥。

二要理清思路，有条不紊的做好本职工作。办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱，但越在这时我们越不能乱，我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排；同时，要不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，而无时间抓信息工作和调研工作。

三要严以律己，树立良好的公众形象。办公室工作接触面广，其性质较为复杂，要低調做人，低调干事，要严格遵守工作纪律，在工作中谦虚谨慎，一丝不苟，要正确认识和对待组织、自己和他人，这样才能真正协调好各科室的关系，有利于各项工作的开展。

（五）加强学习，不断提高自身素质。

当今企业之间竞争日益激烈，现在企业对从事办公室秘书工作者的素质要求愈来愈高。办公室秘书工作人员要想做好工作办公室秘书就必须不断的学习新的科学文化知识，不断的充实自己，这样才能跟上秘书工作发展的步伐，适应秘书工作不断增加的新要求。同时办公室秘书工作人员不仅要学习科学文化知识，还要树立正确的世界观、人生观、价值观。

四、结束语

新形势下，办公室的工作职责、工作任务、工作要求也发生了新的变化，需要要求自己在工作中慢慢锻炼和成长。办公室秘书工作有着重要的地位和作用，企业做好办公室秘书工作，不仅可以协调好员工与领导、部门与部门的关系，还能促进企业发展，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。

【参考文献】

[1]宁香芝：关于新形势下做好金融秘书工作的几点思考[J] .青海金融，2008（8）.

[2]李泽忠：浅论做好高校办公室秘书工作的几点思考[J] .科技创业月刊，2011（10）.