医疗设备全生命周期档案的管理

潘光添

深圳大学总医院医学工程部 （广东深圳 518055）

做好医疗设备档案管理工作，是医院规划、发展及临床医学工程学科建设、发展的需要，也是科室成本核算与设备科绩效管理的重要基础，更是适应新医改时代审计管理工作的要求。当前医疗设备档案管理工作的难点包括未设立医疗设备档案管理制度、未配置专业的医疗设备档案管理工作人员、未设置独立的医疗设备档案室等。现结合管理实践，剖析、探讨相应的解决方法，为提升管理质量与效益、保障医疗安全提供科学依据。

1 医疗设备档案管理工作的重要性

（1）新住院楼的规划建设、新诊疗科室的设置、新诊疗项目的开展、新诊疗设备的引进，都需要进行专业的设备规划配置和评估论证分析。医疗设备档案可为医院的规划、发展提供专业的技术保障和数据支持。（2）对医疗设备档案进行科学管理和利用，有利于医院临床医学工程学科的建设、发展逐步规范化、专业化、科学化。（3）在医院全成本核算管理中，医疗设备的效益是科室绩效考核的重要组成部分。准确、可靠的医疗设备档案数据（设备原值、使用成本、效益分析等）是做好科室成本核算的基础。此外，医疗设备档案还是设备科绩效考核（维修维护、计量检定、质量控制等工作量）的重要依据[1]。（4）设备科负责医院的医疗设备规划配置和采购，权微责重，是医院管理决策者和临床科室间的沟通桥梁。即使不参与直接采购，设备科也应参与设备的性能和技术参数论证、评估。审计管理规定要求，医院设备科负责人应进行2～3年的轮岗。设备档案资料是设备科负责人轮岗交接、考核审计的重要资料。

2 医疗设备档案管理工作的现状及难点

2.1 未设立医疗设备档案管理制度

医疗设备档案资料内容较多，其管理涉及设备科、设备保管科室、设备使用科室、档案室等部门，周期长，参与人员杂。因缺乏完善的规章制度、明确的分工、规范的操作流程、有效的监管，医疗设备档案管理难以达到现代化综合医院管理的要求。

2.2 未配置专业的医疗设备档案管理工作人员

因医院没有专业的医疗设备档案管理工作人员，由设备科工程师兼职档案管理，一人多职，需要组织协调多个部门，事务烦琐，难以做到专业、高效。

2.3 未设置独立的医疗设备档案室

随着医院的建设与发展，每年新增购设备量较大，设备档案工作量增长较快，医院却没有设置独立的医疗设备档案室。

3 做好医疗设备档案管理工作的实践探讨

医疗设备档案管理是一项耗时、持续与烦琐的工作，与医院医疗质量、管理水平、经营效益等密切相关[2]。为保证医疗设备保值增值，应加强医疗设备档案管理，充分发挥设备档案在医院管理中的作用。我们通过工作实践探索出一套科学、规范的医疗设备档案管理方法，建立制度和流程并长期落实，以提升设备档案管理效益，为医院医疗设备购置、设备维权、设备使用管理等提供参考资料和决策依据，提高医疗服务质量，保障医疗安全。

3.1 建立医疗设备档案管理制度，并对设备档案进行动态管理

凡单机价值2 000元以上的医疗设备必须编号登记、建立设备卡片，单机价值万元以上的医疗设备必须建立完整的单独档案（清单目录见表1），并对其档案进行动态管理。档案管理人员负责设备档案的收集、整理、统计及建档工作[3]。每年应对单机价值2 000元以上的医疗设备进行盘点，建立完整的年度盘点表，认真核对，做到账物相符。归档文件要完整及时，编排有序，目录清楚，装订整齐，以方便查找。

3.2 定岗定编医疗设备档案人员

设专人负责管理医疗设备档案，并对人员进行定岗定编。要求管理人员认真负责、严谨细心，妥善保管、科学管理医疗设备档案。

3.3 配置档案存放专用库房及所需硬件、软件

（1）档案存放专用库房要求防火，防潮，防霉，防虫蛀，防盗，防光，防高温。库房内配备适用于纸张的二氧化碳灭火器，库房外张贴“禁止吸烟”标志；库房内配备除

表1 单机价值万元以上的设备档案清单目录设备档案资料清单

档案整理人签名： 整理时间：

档案核对人签名： __________________________ 核对时间：______

档案保管人签名： __________________________ 归档时间：_______湿器、温湿度表；裱糊档案一律采用防蛀化学浆糊，档案箱内安放防蛀防霉片，每月喷1次“净霸”杀虫剂；安装防盗栏；库房内安装白炽灯3只，并安装遮光窗帘；库房内安装冷暖空调，达到档案管理一级标准。（2）硬件包括专用文件柜、电脑、打印机、复印件、扫描仪、数码相机、电话等。（3）软件包括医疗设备档案管理软件、医疗设备档案电子台账和检索目录。

3.4 建立部门共享制度，提高管理效率

利用专业设备档案管理软件，针对常用的申请表格和流程（设备申购表、设备申购可行性论证表、设备购买合同审批表、设备验收表、设备维修表、设备报废申请表等），建立办公自动化(office automation，OA)管理模板，优化档案管理流程，提高管理效率，逐步实现档案管理的规范化、信息化、科学化[4]。

3.5 充分利用医疗设备档案，发挥其在医院诊疗、科研、管理中的作用

医疗设备档案真实记录和反映设备的规划配置论证、招标采购、维修维护、计量检定、效益分析、报废处理等全生命周期信息。应充分利用医疗设备档案（表2），提升医疗管理质量水平，保障医疗安全[5]。

表2 医疗设备档案的应用

3.6 创新管理模式、不断拓展医疗设备档案的应用领域

完善医疗设备档案的价值旨在服务于临床，为医院各项工作提供信息服务，以提升医院的综合诊疗技术水平，为医院管理决策部门了解最新动态及新技术的开展提供有重要价值的医疗信息。医疗设备档案的应用领域包括医疗质量管理、医院等级评审、洁净手术室的检测验收、检验科基因扩增[聚合酶链式反应（polymerase chain reaction，PCR）]实验室复审、办理放射诊疗许可证、申办大型医疗设备配置许可证、办理救护车上牌等[6]。

综上所述，结合医院发展规划、临床医学工程学科建设及审计管理工作要求，应高度重视医疗设备档案管理工作，建立规范的医疗设备档案动态管理制度，配置专门的管理人员、场所、设备，以充分发挥医疗设备档案的价值。并不断创新管理方式、积极拓展应用领域，大力促进医院管理工作的发展，提升医院医疗服务质量。