新形势下高校人事档案管理问题与对策研究

摘要：人事档案管理水平的高低關系到高校整体管理质量，甚至影响高校的长远发展。基于此，本文将主要根据工作实际情况分析新形势下高校人事档案管理当下存在的问题，同时对加强高校人事档案管理的对策进行深入探究。

关键词：新形势 高校 人事档案管理 问题 对策

人事档案管理在高校管理中是不可忽视的，是促进高校发展和建设的重要工作。科学管理和运用人事档案，可以更好地开发和运用高校人力资源，因为社会经济的高速发展和现代化社会的进步，传统的高校人事档案管理方法已经不能满足新形势下的实际需求，建立创新的人事档案管理模式、提高高校人事档案管理水平已经势在必行。

一、高校人事档案管理存在的问题

（一）档案内容单一，评价性材料存在片面性

在以往，高校人事档案的内容着重强调的是对教育工作人员的整治处分、思想道德行为以及生活阅历等多方面的内容进行记录和表现，很多都是展示原来的情况，很少展示现在的情况。有许多材料都是非常僵化的，并没有过多反映实际生活内容。缺乏个人的工作能力范围、专业素质、工作业绩以及个人的知识能力等具有重要价值的信息。对于教育工作人员的思想品德、工作能力等多方面情况的评价材料都是没有任何变化的，其所运用的语言都是一些死板的官方套话，不能将教育工作人员的个性充分体现出来，谈不上特点，缺乏全面性和正确性。

（二）人才流动性较大，许多人忽视档案的存在

随着社会主义市场经济的发展，社会各领域的竞争是相当激烈的，许多事业单位和国企的人才对稳定的工作难以产生兴趣，转而成为一名自由职业者。随着市场环境的变化，人才流动量进一步扩大，自由职业者的数量也在不断增多。近几年来，人才市场流动的人员数据量激增，导致这些流动人员在高校人事档案管理上产生了很多问题。不但加剧了人事部门工作的难度，也不利于人才的正常流动。自改革开放以来，我国高等教育规模逐渐呈现出日益扩大的发展趋势，特别是随着社会主义市场经济的构建，其发展迅速，对高校教师的实际需求越来越大，高校人才流动数目也不断增加。为了招聘优质的人才，高校和很多科研机构已经进行了相当激烈的竞争。一些高校为招聘高素质的人才，合理制定相关的规章制度，存在普遍的人事和档案分离的情况，许多人都直接忽视档案在人才市场中起到的作用。

（三）高校管理人员对人事档案管理的认识不够

现阶段，我国很多高校都没有构建与时代发展需求相适应的人事档案管理工作体系、工作机制以及有关考核方法等，学校并没有重视这方面的推广宣传，从而造成了一些学校领导、教职工尚未充分了解关于人事档案的知识，甚至人事档案管理人员自身也缺乏较强的责任感。

（四）缺少足够的资金，管理模式落后

首先，缺乏重要的硬件设备。有些高校的人事档案室没有足够的资金和完善的设施，没有设立专门的阅览室和档案室，仅仅简单地分为办公室与档案室，更加谈不上空调等硬件设施。有些高校人事档案管理条件不先进，只是使用简陋的木柜将人事档案存放。其次，现代化水平普遍不高。因为网络技术的迅速发展，采用互联网方式对人事档案进行管理已经成为主流趋势。但是很多高校的人事档案管理没有与时俱进，仍旧采用传统的管理理念。很多统计工作依旧是依赖手工进行作业。工作人员的工作要点一直都是材料的整理和存档，只是追求形式上的统一，这样容易造成人力资源的严重浪费。

（五）管理方式存在滞后性，缺乏创新

我国大多数高校人事档案管理工作人员在工作中仍然采取以往的手工操作方法，对档案进行整理、编排以及查找等，不仅要浪费很多时间和人力，而且操作难度大。通常工作场所都是相当简陋的，并没有合理划分平时办公范围和阅读档案范围，这样容易导致档案库房存在一些安全隐患。此外，人为因素和自然因素也会造成人事档案材料受到或多或少的损坏。

二、新形势下加强高校人事档案管理的有效措施

（一）增强组织领导，提供强大的政策支持

高校人事档案管理工作是一项基础性和服务性工作，是尤为重要的。人事档案材料中主要记录了学生的每项活动、每项事项的开展情况和处理情况，而且成为高校一笔珍贵的财富，是高校骨干人员实现有效管理、科学决策的关键参考依据。因此，作为高校的各级领导，必须始终坚持历史唯物主义观，客观对待人事档案管理工作，重视人事档案管理工作，通过引进优秀人才、优化配置设备、加大资金投入力度，对人事档案管理给予一定的政策支持，尽可能及时解决目前人事档案管理中存在的问题，而且增强对有关工作人员、有关工作开展具体情况的监督。

（二）提升高校人才档案材料收集工作的时效性和正确性

高校工作人员其个人学习经历、工作经验等都必须在人事档案材料中详细记录，必须强化对档案交接以及档案转移工作的监管，要立即有效完成转接档案工作，禁止出现人档分离的情况，尽可能防止发生人事档案积压或者损失的现象。根据高校的工作特征，全面、多途径地收集人事档案材料，而且分类管理各种类型的材料，对准入门槛严格把关，以防在人事档案中录入一些重复的材料，从而更好地保障归档材料的正确性和客观性。

（三）重视信息化建设，提升高校人事档案管理水平

人事档案信息化就是将以往的纸质档案向电子化档案进行转化，将静态信息向动态信息转换。有效管理纸质档案是实现认识档案信息化的基础，要合理整合档案资源。简而言之，在电脑中输入所有人的相应信息，建立个人的档案资料库，主要内容有检索信息名字、户籍所在地以及职业等，人事档案的目录列表是条目链接，可以根据需求利用电脑对个人的信息进行修改，进而实现信息化的档案管理。同时，还可以有效利用网络信息技术，对人事档案管理进行创新，向社会输送全面系统的人才档案信息化服务，进而从根本上共享信息。

（四）增强高校人事档案管理工作人员的继续教育

在日常工作中，必须采取多样化的方式，增强高校现有人事档案管理人员的继续教育。在培训过程中，可以培养人事档案管理人员应用电脑或者摄像机摄像等多媒体技术的能力，使人事档案管理人员可以对一些电子档案材料的整理和归档工作进行熟练掌握。同时，必须建立和健全奖励制度，提升人事档案管理人员的思想认识和责任感，充分调动他们学习新知识的积极性和主动性，进而在最大限度上提升人事档案管理人员的综合能力，实现全面发展。

（五）不断完善高校人事档案管理的规章制度

任何高校都必须坚持因地制宜的原则，根据相关的规章制度，不断完善人事档案管理工作归档、查找以及收集等多方面的制度，尽可能做到有法可依，违法必究。对于严重违反法律法规的人事档案管理人员，必须根据有关规章制度进行严格的处理，而且必须追究这些人所要承担的责任。保证归档的档案材料可以将所有教职员工的思想道德、工作经历以及工作成绩准确、全方位地反映出来，进而为高校开展人事工作提供优质的服务，从根本上实现规范化、专业化的人事档案管理工作。

三、结语

总而言之，高校人事档案管理工作只有适应社会的进步和科学技术的发展，才可以使档案信息的优势充分发挥出来，才可以更好地适应高校的改革。人事档案管理作为高校一项不可或缺的工作，必须高度重视新时期高校人事档案管理工作，应用先进的技术以及方法提高其管理效率，有效解决问题，为充分利用学校的人力资源奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]缪爱英，邱艳，管志权.新形势下高校基建档案管理存在的问题及对策[J].现代农业科技，2018（24）.

[2]祝琳.新形势下高校人事管理信息化建设存在的问题及对策[J].现代经济信息，2018（22）.

（作者简介：李轶轩，女，本科，徐州幼儿师范高等专科学校，助理馆员，研究方向：人事档案管理）（责任编辑 刘月娇）