基于ERP环境下的企业内部控制研究

摘 要：随着中国改革开放的步伐加快，我国企业面临着诸多时机与挑战。ERP信息系统具有实现资源利用最大化的优势，被越来越多的中国企业所熟习和应用。如何平衡ERP系统实施后的企业内部控制管理系统，确保ERP系统的资源优化作用得以实现，是目前所有企业必须加以考虑的重要因素。本文介绍了ERP与内部控制的内涵，阐述了ERP对内部控制的实际影响，分析了目前ERP环境下内控制体系存在的主要问题，并提出具体对策建议。

关键词：ERP;内部控制;企业管理

一、ERP与内部控制的相关概念

（1）ERP的内涵

企业资源计划（ Enterprises Resource Planning，简称ERP）是以物料需求计划为基础发展的新一代集成化管理信息系统，它是借助当代信息技术以及企业治理思想方针为企业提供决策执行的信息管理平台。这种高度集合了信息技术手段的系统模式能够实现高度整合，协助企业处理冗杂信息，在减少因管理信息资料而产生多余成本，促进落实决策内容，减少内部运营摩擦力。由于它采纳了事前计划和事中控制并循环重来的方式，使得资源充分利用的常态化、固定化，增加企业应对市场的机动性和灵活性。在企业引入ERP系统后，为下一步决策提供技术平台，提升了核心竞争力。在企业管理难度与量级同步升级的今天，具有高度集成特性的ERP信息系统是企业打造扁平化管理的重要助力。

（2）内部控制的内涵

所谓内部控制就指在企业内部进行评价和控制等一系列控制活动、方法与手段的集合。其目的是增强企业机动活力，通常是借用保证资产安全与会记信息安全，实现生产经营活动的顺利展开。内部控制是综合的、专业的内部管理机制，帮助企业提高经济效益。企业实施内部控制的最大驱动力是保证并提高经济效益，降低生产经营过程中所需成本。企业实现内部控制需要具备五大因素：可供驱使的内部环境;具备识别、分析功能的风险评估策略;控制措施;信息传递与沟通;自检监督。

（3）ERP系统对于内部控制的影响

ERP系统和内部控制都是企业优化生产的管理手段，其根本目的是帮助企业提升生产效率的提高，实现经济效益的增长。实现内部控制要求企业必须做到信息的及时沟通。在资讯爆炸的时代，企业进行经营活动中所产生的数据量呈现几何式增长，实现信息共享能显著提高生产效率，使层级森严的企业内部组织更扁平化，减少管理成本和执行程序，增加各部门执行效率，让生产问题在第一时间暴露，并得到有效处置。ERP系统必须与企业内部控制管理系统相吻合，才能发挥真正效用。ERP系统下，内部控制会出现以下几个方面的变化：

第一，内部控制的评价的范围更广、内容更丰富。传统环境下，内部控制主要由人工完成，考虑到成本及效率等因素，评价内容较少。在ERP环境下，企业内控系统除了要应对原本的信息内容，还要实时监控、检测、处理来自ERP系统领域的信息模块，这在很大程度上丰富了内部控制结构内容，弥补过去管理中顾及不到的灰色地带。且ERP系统能有效简化了人工计算工作量，降低摩擦力，实现人力执行到机器执行的效能转变，促进提高内部控制的实际效果。

第二，内部控制的时效性更高。ERP借助统一数据库实现企业各部口间的数据共享，经实践经验证明，一旦企业各部门业务联结数据端口后，可以有效提高信息处理与数据接纳能力，并增强了各业务部门的沟通合作。现有的ERP信息管理系统可以及时统计资源耗损数据，并且在极短时间内上传至数据库，再根据设定调整生产作业。繁复的工作在分秒时间实现，如此迅速的决策是人工所不能企及的。中国市场已进入高速发展、信息量级增长的时代，及时发现市场动态与经营状况，对企业把控市场、提高收益有着至关重要的作用，ERP技术的引入可方便企业主以低成本的方式进行内部控制。

第三，内部控制的信息资料的可靠性更高。由于企业内部部门林立，信息存在不对称性，容易在业务模块之间形成沟通壁垒，ERP系统本身是一个共享信息的集合，内外部信息的共享打破了信息孤岛效应，避免了由于信息不对称所造成的信息资料可靠性降低，通过提高数据共享程度，增强了信息资料的可靠性。

第四，内部控制流程的标准化和规范化程度更高。通过对ERP业务流程的梳理和优化，进一步梳理与调整各部门的职责，使信息传递、行政事务处理常态化、制度化，借助统一条则进行管理，可以帮助管理者明确自身系统权限，按照事先预设流程处理工作，可避免出现跨级干扰的现象。以往企业运营流程繁琐，经手人员众多，时常造成人际摩擦，最终导致效率低下，影响经营进度;现采用电子信息技术，在一定程度上减少人为介入，确保管理的严谨性，避免出现“跨级管理”的不当现象。

二、ERP系统下内部控制存在的主要问题

（1）内部控制机制不健全

各企业在为了实现控制目标，需要提前规划设置内部控制运作机制，该机制需与ERP系统相吻合，并确保这些政策程序能够得到有效的贯彻落实。内部控制机制在组织架构环节存在一定的问题。首先，内部控制缺乏独立的组织架构和管理制度;其次，对内部控制的认识比较狭隘，将其简单的等同于内部审计或会计监督;最后，控制方法落伍、跟不上环境变化。企业财务审计资源、人力资源极为有限，现有控制方法往往忽略了企业经营情况的动态变化，导致资源未能被充分利用甚至产生浪费。这些都导致了企业实际内控环节错漏频出、作用缺失。

（2）信息化专业人才缺失

ERP系统维护的专业性较强，虽然企业内部的信息人员对计算机技术比较熟悉，但ERP系统技术需要信息人员掌握更多的专业性知识，职工能力的欠缺成就了第三方服务商在实际操作环节的重要地位，從而导致工作效率的降低。单学科人才已经难以满足ERP系统应用的现状，这需要财务人员不仅具备一般的学科知识，还要具备计算机应用能力、管理分析能力。另外，由于多数系统维护人员脱离企业内部管理，对相关内部控制知识不了解，因此对ERP 系统安全及有效运行也存在一定影响。因为EPR系统需要人工操作才能完成所有流程，一旦有人钻了信息制度的空子，企业经济利益有可能受到巨大损失。

（3）系统运行的安全风险

由于ERP系统采用具有自动录入功能的电子文件保存档案，电子文件的变质及误操作等情况常会导致信息的丢失，增加了信息安全的不稳定因素。另外由于数据集中处理，具有较高权限的员工可以轻易对电子文件进行破坏或者窃取，人可以借助系统漏洞对内部控制机制进行不同程度的干扰甚至破坏。同时，ERP系统必须在安全稳定的网络环境下运行，如对网络系统的管理不到位，特别是在ERP系统与内部控制融合的时候，企业的财务信息和财产信息安全，将无法得到保证。一旦系统遭到恶意的网络攻击，企业的信息便有泄露或被删除的风险。

三、优化ERP系统下内部控制的对策建议

（1）健全完善内部控制管理体系

企业应结合自身特点及内部控制要求制定企业内部控制的机构设置及人员权责分配，ERP系统的授权和职责分配应与企业内部控制的机构设置相一致。现实运作的信息系统中所有业务部门操作必须经过授权，根据内控体系的要求和岗位权责对系统操作用户分别设置系统操作权和查询权，授予相应的口令和用户代码，并随时根据岗位权责变化做好跟踪授权维护;同一项经济业务必须是两个以上部门人员共同实施达成的结果;企业需单独设立系统部门，系统部门与业务部门职权分离，同时系统内部各岗位也要实现内部牵制。基础资料维护的权限统一归口到系统部门，以保证信息化基础资料的唯一性、准确性和安全性。基础信息如有增改变更，需业务部门提交相关变更依据和证明资料，经主管部门领导审核后在系统部门予以维护。

（2）提高专业技术水平

为确保ERP系统的安全有效运行，对于系统出现的技术问题能够及时得到解决，首先，要增加专业技术人员比重，减少由于人才缺失造成的信息安全隐患。其次，企业应该注重相关职员信息技术素养培训，尤其是各级管理人员，从根本上降低信息安全风险。

（3）降低系统潜在风险

ERP系统本身存在着不穩定性，可能遭受网络攻击，同时也存在内部人员对系统和资料造成破坏或盗取的风险。因此，企业必须加强风险预控机制，根据可能存在的状况建立有效的预警模式，构建紧急状况处理措施，由此降低风险发生的危害。另外，对于企业信息安全风险的预防与控制，相关管控人员要按照规定检阅后台数据，对异常现场提高警惕，并按照正确流程进行专业处置，防止问题扩大化。

（4）设立特殊情况处理机制

任何机制的引进，都会对原本的管理模式产生冲击，ERP系统会逐步替代原本流程，为了避免僵化管理，实现流畅过渡，设计人员应该开阔思维，提前设置ERP系统面对动态市场和计划外状况时应该执行的流程，通过建立健全评估与监管机制，以促进ERP系统更好地适应企业内外部环境。

总之，ERP是依附于新技术应用的智能管理系统，在ERP系统的开发实施过程中，应该加强内部管制环境建设，适当检阅、应对风险信息，将完善的内部控制体系逐步嵌合到ERP环境当中，从而为企业带来收益优化。

参考文献

[1]杨雪霞.ERP环境下企业内部控制存在的问题和对策分析[J].财会学习，2018（28）：213-214

[2]李小华.ERP环境下企业内部控制问题研究[J].中国集体经济，2018（15）：37-38

作者简介：伍雨婷，1983年12月，女，广州，中级会计师，广东二广高速公路有限公司财务经理，研究方向：财务共享。