杨喜锋
摘 要:随着企业的发展,人事档案管理工作越来越引起领导者的重视,做好这一工作,能够为企业挖掘更多的人才,推动企业的可持续发展。本文结合工作实际,重点分析如何做好人事档案管理工作,对人事档案管理工作的创新进行深入探讨。
关键词:人事档案工作;重要性;创新
1 人事档案管理的作用
1)能够为人才选拔提供凭证。想要做好人才选拔工作,必须首先了解人才的能力,档案管理部门需要做好对于人才的全面考察及客观分析,并及时更新和维护个人信息,切实保证信息的真实性与可靠性。同时,人事档案管理部门通过有效的人事档案管理,能够为单位制定用人决策提供参考。以业绩考核为例,其本身与员工的职业发展前途密切相关,而想要保证业绩考核的有效性,必须具备大量真实的考核记录,确保人力资源部门可以利用人事档案,对员工的素质进行全面评估。
2)能够优化人力资源配置。人事档案不仅仅是对个人经历的客观评价,更能够体现出个人的能力和素养,为人力资源的优化配置提供参考。人力资源并非一成不变,其会随着时间和环境的变化而产生相应的变化,如人员流动、岗位变动等,这也是人力资源发展的一个必然趋势。即便如此,人事档案管理依然能够对人才进行合理评价,通过人力资源信息共享的方式,确保人才可以在不同地区、不同行业和不同组织间实现合理流动,最终实现人力资源配置最佳化。
3)能够提供真实准确的信息资料。人事档案是对个人经历的真实记录,也是开展人事工作的基础与前提,档案管理部门可以在原始档案资料的基础上,参考历史材料以及当前的政策规定,通过核对查实的方式,为人才使用部门提供所需的各种信息,确保人才的合理使用。同时,从企业单位的角度,想要真正做到知人善任和任人唯贤,必须掌握所有员工的真实个人信息,这里的信息不仅包括工作能力和专业素质,还包括个人经历、思想品德等各个方面,通过查阅人事档案企业能够了解员工的真实阅历,从而为人才的选拔和任用提供参考依据。
2 人事档案管理工作存在的问题
1)企业对人事档案不够重视。人事档案管理工作较为繁琐,需对其进行长期的维护,企业人员越多,工作量就越大。同时由于人事档案管理工作并不直接产生经济效益,导致相当一部分企业对人事档案的管理不够重视。部分有档案保管权限的企业要么不愿接收或避免接收员工人事档案,要么接收之后不進行有效管理,仅是将职工的信息进行登记整理,人事档案则采取粗放的简单堆放。如此做法导致人事档案无法为企业提供高效、便捷的档案利用服务,进而降低了人事档案管理工作在企业发展中的推动作用,严重阻碍了人事档案工作的发展。
2)管理人员专业水平有待提高。部分企业对人事档案的管理工作不够重视,导致档案管理人员的专业性不够强,甚至是非专业出身,因而对人事档案管理的专业知识严重缺乏。由于不重视人事档案的管理,部分企业对档案管理人员的配备不足,且大部分人事档案管理人员仅为兼职,其本身就有大量的本职工作需要完成,如此便形成了人事档案管理“能拖就拖、能不管就不管”的一切以本职工作优先的局面。人事档案业务主管部门组织举办系统专业的知识培训较少,传、帮、带和衔接工作不到位。同时职工对人事档案的相关管理要求及材料的收集、整理等工作的了解较少,导致员工个人人事档案材料收集较为困难,使得人事档案管理工作并不到位。
3)人事档案专项审核工作不严谨。党的十九大以来,中央组织部对人事档案专项审核提出了一系列标准规范,要求组织开展人事档案专项审核工作。部分企业对人事档案专项审核工作重视不够,虽然开展了专项审核,却没有对存在的问题加以详细阐述分析,及时处理;部分单位甚至还没有开展人事档案专项审核工作,由此形成的人才培养和选人用人工作上的漏洞需要引起人事档案管理部门高度重视。例如,对新录用到单位的高校毕业生,或是在职员工就读后的成套学籍档案材料,需要重点审核学历的真实性和准确性。对于拟提拔人用的干部,则需全面审核“三龄、两历、一身份”。
3 提高企业人事档案管理的措施
1)加强人事档案管理工作。企业需充分认识到人事档案的重要性,并在思想上进行转变来不断地学习。企业领导要充分认识到人事档案管理工作的重要性,加大对档案管理工作的各项投入,做好档案管理这个基础性工作,才能为各项工作的顺利进行提供有力保障。同时,企业职工也需端正工作态度,了解档案管理的重要性,保持良好的管理态度,来促进管理工作的发展。
2)丰富档案内容。新时期,建筑企业人事档案管理想要发挥出应有的作用,就必须对人事档案的内容进行丰富和完善,在记录员工工作经历及工作内容的同时,也需要将员工的个人素质、业绩能力以及职业道德等纳入人事档案中,确保人事档案能够全面、客观、真实地反映员工的情况,使人事档案做到物尽其用,为建筑企业人员任用及调动提供参考依据。面对人事档案管理中存在的问题,建筑企业应该从自身的实际情况着眼,采取有效的应对措施。一方面,应该改变传统人事档案中记录的内容,注重记录员工的个人素质及工作能力,确保记录的内容包括员工的工作业绩、个人专长、组织能力等,提升人事档案在企业人才选拔中的作用;另一方面,应该加强建筑企业人事档案的真实性和客观性,对员工的优点和缺点进行全面记录,不能一味进行主观评价,还应该加入客观资料来提升人事档案的可信度,确保企业能够通过人事档案,掌握员工的真实情况。
3)构建完善的人事档案管理制度。档案管理部门需将现代化管理理论运用到人事档案管理之中,从而形成一套完善的人事档案管理制度。制定《企业人事档案管理实施细则》《人事档案查(借)阅制度》《人事档案材料收集归档及人事档案材料整理规范》等,健全和完善人事档案管理制度,确保各项档案管理工作做到有据可依,实现其在企业人力资源管理中的最佳应用成效。
4)加强档案管理的信息化建设。想要更好地做好人事档案工作,企业应当从加强档案的信息化建设方面着手,提高人事档案管理的信息化水平,逐步减少纸质档案的使用频率,避免频繁使用对纸质档案的损伤。同时强化电子档案的辅助作用,切实提高档案管理工作效率,为企业人才培养和选用人提供高效的决策服务。
5)人事档案管理信息资源共享。利用人事档案管理中具有共享特征的目录数据库信息,可实现资源共享,最大限度发挥人事档案管理的实际价值,为单位科学决策提供可行性参考依据。各企业要利用人力资源管理系统软件,建立或完善单位员工原始人事档案信息,内容涵盖员工实际情况、工作经验、个人学历、专业技能、劳动合同、岗位变动、培训学习、从事工种、家庭背景、社会关系、薪酬待遇、政治面貌、科研成果及论文发表等。这样,不但能实现企业人事档案信息的有效共享,还便于在较短时间内准确找出相关员工人事档案所需信息,提高企业工作效率和质量水平。
4 结束语
随着社会经济的发展,人事档案在企业的发展中所起的作用越来越重要。企业应当提高认识,主动作为,解决人事档案管理工作中存在的问题,通过科学和规范化的管理方法,应用现代信息化手段,加强和改善人事档案管理工作,进一步提高人事档案服务企业发展的水平。
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