事业单位档案管理信息化建设研究

褚丽娜

摘 要：事业单位档案管理的信息化建设是有利于缓解纸质档案储存压力，提高事业单位對档案管理效率的工作，在信息化的时代背景下事业单位档案管理信息化建设是一种必然的趋势。完善事业单位档案管理信息化建设有利于进一步提升事业单位的档案管理工作的质量，也有利于促进事业单位各项工作的有效开展。本文将对事业单位档案管理信息化建设进行简单分析。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

事业单位的档案管理信息化建设是一项有利于提升其档案管理能力，进而提高事业单位工作效率的内容，具有较高的价值。在开展事业单位档案管理信息化建设过程中，有很多需要注意的问题，除了事业单位自身的属性和工作情况以外，还有众多信息化建设中常见的问题，只有不断地发现问题，解决问题才能够更好的完成档案管理信息化建设工作[1]。在事业单位档案管理信息化建设中对制度、人员、设备等方面的管理控制，以及科学性原则的应用，都是关系到档案管理信息化建设质量的重要内容。

1 档案管理信息化建设的意义

1）优化档案管理工作。事业单位档案管理信息化建设有利于优化其档案管理工作的质量，能够进一步提升事业单位档案管理的效率。事业单位档案信息化建设通过计算机应用与信息数据处理等技术，可以对传统的纸质档案资料进行重新整合与管理，信息化档案管理最大的优势就在于其储存、查询与资源共享方面的便捷性，这种在信息存储和调阅方面的优势很大程度上提高了档案管理工作的工作效率[2]。现代化的档案信息化管理，在信息化应用中优化了档案资料的保管、提高了查询速度、便利了资源共享，对档案管理工作优化而言具有重要的意义，理应进行推广使用。

2）信息化的必然趋势。档案管理信息化建设是新时代背景下发展的必然趋势，对于事业单位而言加强对档案管理的信息化建设也有利于推动整个事业单位信息化水平，提升事业单位的综合质量。事业单位档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，顺应了时代的发展，也有利于促进事业单位的整体工作的进展[3]。当今时代愈来愈重视信息化建设工作，事业单位特别是人力社会保障机构的信息化建设对于其工作的便利性以及便民性都有良好的促进作用，人力社会保障局中的档案信息与群众生活息息相关，加强其信息化建设有利于优化和改进事业单位的工作质量。

2 档案管理信息化建设的现状

1）管理结构现状。现阶段我国很多事业单位在工作过程中已经逐渐注意到档案管理信息化的重要性和必要性，但在具体进行档案管理信息化建设中仍然存在需要改进的内容。在制度方面，目前的档案管理信息化建设缺少比较科学系统的管理制度，这在一定程度上制约了档案管理信息化建设进程的发展，另外也有一部分管理制度在实际应用过程中并不很适应事业单位的当前发展状况，未能够做到同化效果，也不利于信息化建设[4]。在档案管理信息化建设中最重要的内容之一就是硬件设施的建设，部分档案管理中所配备的硬件设施往往不能与时俱进，做不到定期更新维护，影响了信息化建设质量。除了硬件之外，档案管理信息化软件工作也同样重要，而目前针对档案管理的软件数量和质量上参差不齐，这也在一定程度上困扰了档案管理的信息化建设。

2）管理人员现状。档案管理信息化建设也是依托相应管理人员开展的工作，管理人员的专业素质以及工作能力很大程度上影响着信息化建设的最终水平，而目前管理人员的工作能力还可以进一步提升和改进[5]。管理人员的专业素养问题是档案管理信息化建设的重要影响因素，管理人员的计算机操作水平以及档案管理能力等都会限制着信息化建设的结果，当前在档案管理中存在的一个问题是，管理人员的技术参差不齐，部分管理人员在档案管理方面才华出众，而信息化处理能力较差，也有部分管理人员在计算机信息技术方面具有比较突出的天赋，而档案管理方面缺乏经验。管理人员的专业素养、工作能力、工作态度等都影响着档案信息化建设工作的进行，为了更好的实现事业单位档案信息化建设，必须对上述内容进行处理与优化。

3 事业单位档案管理信息化建设内容

1）完善管理制度。完善档案管理信息化建设的制度是提高事业单位档案信息化建设的关键之一，通过制度规范人员行为、明确工作内容以及信息化建设中的要点等，能够有效的提升事业单位档案管理信息化建设质量。要完善管理制度需要从事业单位的自身角度出发，如在县级人力社会保障局中，档案管理工作是惠及民生且数量庞大的内容，在制定管理制度中，应当关注到相关信息的数量达以及复杂性等特点，从而选择更加合适的信息化建设管理制度[6]。在管理制度上不要一味的提高要求和标准，而应当实事求是，选择最适合本单位的制度，在规定时间内力所能及的完成部分纸质档案的信息化工作，或者根据发展情况进行硬件软件的更新换代等。

2）档案管理信息化设备。档案管理信息化建设离不开设备和技术的支持，在进行档案管理信息化建设中应当对其硬件设备和软件支持进行充分的准备。目前档案管理信息化建设中最主要的管理设备是计算机，通过计算机可以将人力社会保障局中的相关数据资料录入，并进行调阅和查找，而随着传播媒体的不断发展，电子公告栏、信息化宣传板等设备的应用也对人力社会保障工作中的各种档案管理提出了新的要求，将储存在计算机中的基础档案进行整合与优化，可以方便进行及时有效的调阅和查找，成为信息化建设中应当考虑到的内容。除了硬件建设外，软件建设工作同样不可缺少，而进行档案信息化建设中的软件选择工作是一项需要格外注意的内容，档案管理软件种类的数量越来越多，并且在人性化设计、反应能力方面也在不断优化，提升档案管理信息化建设，也应当根据实际情况选择与事业单位相适应且反应处理速度快的软件。

3）信息化管理队伍建设。档案管理信息化设备建设中的工作人员队伍建设是提升工作效率的重点，通过招聘、集训、考核等方式提高工作人员的质量以及素质，能够更好的改善档案管理工作质量。在优化管理人员中，也应当遵循实事求是的原则，不要要求过优过极，而应当根据实际情况，选择合适的人才。培训是提升工作人员专业素质和综合素养的重要途径，定期的对档案管理人员进行信息化建设相关内容的培训，让工作人员掌握最新的软件应用技术和硬件相关知识能够提升其工作效率。另外，考核工作的进行不仅有利于提升其工作能力，还可以帮助提升其注意力。

4 结束语

事业单位的档案管理是一项比较重要且繁琐的工作，加强事业单位档案管理的信息化建设能够提升这一工作的效率，并且有利于事业单位各项工作的开展。在进行事业单位档案管理信息化建设过程中，需要注意建设原则以及建设中的注意事项，通过对管理方法、管理人员以及信息安全等方面的优化和升级，全面提升档案信息化建设水平，进而改善事业单位档案管理的质量。事业单位档案信息化建设顺应信息化时代的发展，通过科学、系统的对单位档案进行有效管理，进一步提升了事业单位的协调发展。

参考文献

[1]吴灼之.事业单位档案信息化管理策略探讨[J].中国管理信息化，2019，12（04）：166-167.

[2]姚珊.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].城建档案，2018，18（12）：29-30.

[3]刘青松.事业单位档案管理信息化要点研究[J].管理观察，2018（35）：63-64.

[4]王俊.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].智库时代，2018，20（48）：42-43.

[5]彭媛媛.事业单位档案管理信息化建设研究[J].现代经济信息，2018，24（22）：69.

[6]孙莲荷.档案信息化建设与档案管理探析[J].中国管理信息化，2018，21（22）：151-152.