关于档案数字化管理中应注意的问题探析

曾媛

摘 要：档案数字化管理是时代发展的必然趋势，更是行业发展的内在要求。档案数字化管理是建立在互联网基础上的，而互联网具有开放性，且数字化管理对人才有着较高要求，要想真正实现档案数字化管理，就必须认清当前形势，为档案数字化管理创造有力条件，提供有效保障。本文就档案数字化管理中应注意的问题作了相关分析。

关键词：档案；数字化管理；问题

随着互联网时代的到来，互联网信息技术的优越性也逐渐显现出来，并被人们认可和接受。面对互联网兴起的时代，档案工作也迎来了巨大机遇和挑战。以互联网信息技术为手段，可以实现档案数字化、信息化管理，进而提高档案工作小。然而在推进档案数字化管理的过程中，如果档案信息系统不安全，档案管理人才缺失，就会影响档案数字化管理工作的开展。对此，要想提高档案数字化管理水平，就必须结合档案数字化管理需要，配置先进的设备，加大专业人才的培养，做好档案信息安全管理。

1 档案数字化管理中应注意的问题

1.1 档案信息系统问题

互联网时代下，档案数字化管理趋势越发明显，而要想发挥数字化管理的作用，保证档案信息系统稳定、先进尤为重要。目前来看，许多企业事业单位都认识到了档案数字化管理的重要性，但是这种认识也仅限于借助计算机系统来存储档案，计算机系统远远落后于档案数字化管理的需要。一旦档案信息系统运行不畅，就会出现各种问题，进而影响到档案的开发利用。

1.2 档案数字化管理人才问题

档案管理人员作为档案工作的主体，在推进档案数字化管理的过程中，档案管理人员能力水平的高低直接影响到档案数字化管理水平。就目前来看，档案管理人员大多停留在传统的管理模式上，不具备数字化管理方面的能力和知识，一定程度上阻碍了档案数字化管理的发展。由于档案管理人员能力不足，就很容易造成档案信息的失真，使档案失去应有的价值。

1.3 档案信息安全问题

档案数字化管理是建立在互联网基础上的，但是由于互联网具有开放性、虚拟性，使得档案数字化管理过程中必须高度重视起档案信息安全问题。许多企业事业单位往往只看到了档案数字化管理的有利的一面，却没有看到档案数字化管理不利的一面，如果不重视档案信息安全管理，就很容易造成档案信息被窃取，进而造成不可估量的后果。

1.4 档案管理制度问题

档案数字化管理工作需要借助计算机来完成，在这种情况下，档案工作环境也发生了变化，决定了档案管理制度也必须作出相应的调整。与传统的档案管理模式相比，档案数字化管理更加专业，需要注意的事项更多。如果企业事业单位不能构建与档案数字化管理相匹配的管理制度，就会影响到档案工作的有效开展。

2 档案数字化管理的应对策略

在档案数字化管理过程中，需要注意的事项非常多，如果不能有效解决相应的问题，势必就会影响到相关工作的开展。对此，要想推进档案数字化管理，企事业单位就必须立足现状，积极应对，不断完善档案数字化管理模式。

2.1 构建统一的档案信息系统

一个完整的档案信息系统是档案数字化管理有序开展的基础。首先，要加大资金投入，购进先进的设备，从软硬件入手，创建一个完善、先进的档案信息系统，从而为档案数字化管理提供支持；其次，根据档案工作需要，按照档案类别、性质等要素，建立相应的子系统，分类管理，简化档案信息系统；再者，优化档案信息检索，建立科学的检索窗口，以便使用者可以快速地查找到相关的档案[1]。

2.2 建立统一的档案信息化标准

档案数字化管理是一项系统的工作，需要注意的事项非常多，如档案信息核查、档案工作流程等，而要想提高档案数字化管理水平，建立统一的档案信息化标准至关重要。信息化标准是实现档案由纸质形式向信息化发展的依据。一方面，要根据相关要求，对档案信息化、数字化操作做出明确规定，统一标准，严格按照标准要求来开展档案管理工作；另一方面，将档案信息化建设纳入到整体规划中去，有步骤、有计划的推进，制定档案信息化建设目标，从而有效提高档案管理水平[2]。

2.3 强化档案管理人员的培训

基于档案管理人员在档案数字化管理中的重要作用，企事业单位要高度重视档案管理人员的培训。首先，强化档案管理人员专业知识的教育，提高其专业知识水平，了解档案管理相关法律法规、规章制度；其次，要强化能力的培训，包括档案管理、现代计算机技术应用能力、数字化操作能力等，全面提升档案管理人员的专业能力，从而为档案数字化建设打造一支专业能力强的队伍；再者，强化档案管理人员职业素质教育，使其认识到自身的职责所在，增强其工作责任心[3]。另外，作为档案管理人员，更要主动去学习新知识、新方法、新技术，不断完善自身知识结构，从而更好地服务档案数字化管理工作。

2.4 注重档案信息安全管理

档案的价值非常大，如果档案信息被恶意窃取或篡改，就会造成严重后果。对此，在推进档案数字化管理的过程中，加强档案信息安全管理尤为重要。首先，要从档案信息系统入手，定期对系统进行杀毒，将系统中残留的垃圾以及病毒及时清理掉，保证档案信息系统安全；其次，加大信息安全技术的应用，如加密技术、身份认证技术等，借助这些先进的技术，为档案信息安全运行提供一个安全的环

境[4]。另外，档案管理人员要具备一定的安全管理意识，定期检查计算机系统运行环境，消除一切安全障碍。

2.5 健全档案管理制度

在推进档案数字化管理的过程中，制度是根本，只有建立相应的管理制度，才能更好地约束和规范档案管理行为。基于档案信息化管理的需要，企业事业单位要立足实况，建立有效的档案管理制度，明确档案信息化管理流程和程序，确保档案相关工作有序开展；其次，要落实审查机制，对录入到计算机系统中的档案信息要及时审查， 确保档案信息真实、完整后方可入檔；再者，要落实责任制，将档案信息化管理相关责任落实到具体人身上，进而更好地发挥信息化管理的作用[5]。另外，要落实激励机制，通过各种激励手段来调动工作人员的工作热情，使其主动投入到档案管理工工作中去。

3 结语

综上，实现档案数字化管理，可以提高档案管理水平，促进档案的高效利用。但是档案数字化管理是一项系统的工程，管理者就必须立足现状，加大信息化的投入，加强档案人员的培训，健全档案管理制度，做好档案信息安全管理，从而为档案数字化管理提供支持，促进档案工作的顺利开展。

参考文献

[1]杨维东.数字化网络技术在高校档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2019（02）：59+68.

[2]张莉.浅析科研院所档案数字化建设的意义[J].中国管理信息化，2019（04）：174-175.

[3]郑文妹.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化分析[J].知识经济，2019（04）：161-162.

[4]刘贝贝.高校数字化档案管理模式构建策略探究[J].兰台内外，2019（03）：32-33.

[5]支秀莲.浅析档案数字化管理中应注意的几个问题[J].中国科技信息，2006（03）：263.