关于档案信息化建设与档案管理的探索

梁桂芳

摘 要：随着我国信息技术的不断发展，科学技术的应用已经逐渐渗透到社会生活的方方面面，作为各项工作记录的档案信息，自然也开始建设起信息化的档案管理模式。目前信息化的档案建设管理主要有信息化建设与管理两方面内容，共同构成档案信息化管理的方式。但是我国对于档案信息化管理的发展的各项内容还存在一定的缺陷，相关制度、设备、人员都存在一定的差距，因此本文就以档案信息化建设与管理进行深入分析，通过对档案信息化的概念、特点、步骤的阐述，为信息化档案管理的发展提出有效的措施，旨在为我国的档案信息化管理与建设起到一定的指导与促进。

关键词：档案信息化建设；档案管理；措施

1 档案信息化建设的概念和基本理论

档案信息化的建设管理指利用现代计算机网络平台，采用网络信息收集整理、共享开发的应用对档案管理中的各项信息进行高效率的保存，同时为使用者提供高效率的档案使用方式。信息化的档案管理模式是科技发展的必然趋势。主要将传统的实体档案管理转化为信息化的数字管理方式，改变了传统档案保存中的效率低、花费大、易损坏的特点。在实体档案的基础上开发出的更为高效、节约、适用性强的档案管理模式。

档案信息化的建立与管理主要体现在档案信息的网络化、數字化、共享化的一体化管理。主要通过数据库服务器的管理技术，然后通过计算机应用端的进行查询使用，实现了对档案信息的高效率收集保存，满足信息时代对档案信息管理使用的数字化的科技理念。

2 档案信息化建设的特征

信息化的档案建设属于信息技术条件下的必然趋势，一是对传统档案管理模式的改进，使其满足信息化社会的需要。二是使档案管理的内容向着更加多元化的方向发展，拓展档案管理的服务内容与发展空间。并且对档案信息的公布、检索、开发进行优化，满足档案管理的目的以服务为中心进行展开。另外，档案信息化建设也是对社会信息使用平台的改进，计算机和智能手机的使用已经得到互联网技术的普及，人们对信息的使用方式已经过渡到了数字信息时代。信息化档案的建设也是人们对信息使用特征的体现。网络数字化时代的到来，信息管理技术已经开始走向云计算与大数据的应用发展，档案信息作为信息管理的重要内容，伴随多媒体与数据库的广泛应用，数字信息化的档案管理已经成为时代变革要求。所以信息档案的建设与管理是未来档案发展的必然趋势。

3 档案信息化建设存在的问题

3.1 数据的异构性

传统的档案管理采用的实体档案内容，往往会忽略档案内容的构成方式，虽然可以进行直接接受管理但不利于档案信息的共享使用。信息化建设对档案信息的内容需要进行分类归纳，由于各个部门的档案信息的内容格式不同，一些特殊文件属性和格式增加了信息化建设的难度，一方面是对档案信息的电子化接受管理，另一方面要求档案信息的完整有效，这两个内容的矛盾增加了信息化管理技术复杂性，从而不能有效进行档案信息化建设管理。

3.2 高度的分散性

很多档案信息需要进行多次使用更新，一个信息内容会以不同形式多次出现，不同部门、不同项目都会不断进行档案信息的使用发布，比如企业的财务管理信息，税务部门有包含税金的财务报表，经营部门有销售额的财务报表，所以在档案管理过程中很多互有联系而相互分散的档案信息的处理，容易增加信息筛选难度或者造成信息遗漏，信息化管理的一体化不够紧密。

3.3 管理滞后

档案管理的信息化建设是以先进的档案管理科技为基础，借助于数据库系统和共享网络平台的联系，使得档案信息使用者可以迅速进行查询使用。但是对于档案信息化建设管理的发展技术知识外部因素，主要作用的还是档案信息化管理体制的完善，在进行档案信息化管理设施的建设后，很多档案管理人员缺乏良好的责任心，很多档案资料不能及时更新存档，影响人们对档案信息的使用，干扰社会发展和企业的经营效率。

4 档案信息化建设的步骤

4.1 创建网络档案系统

对于档案信息化的推进，首先就需要有良好的档案信息化系统，根据自身的档案内容管理要求，在企业内部建立一个档案信息收集、处理、共享、开发的公共服务平台，然后在各个部门建设中相应的信息共享端口，方便相关人员及时进行档案信息的上传和使用。如果有条件的话可以与外界网络进行互联，突破窗口服务的局限性，人们可以随时随地进行档案信息的查询使用。同时建设相应的安全管理系统，保证档案管理系统的安全稳定运行。另外，与信息化档案管理系统相对应的还包括人员使用的权限设置，很多档案信息都设计到企业发展的效益，对不同管理人员和员工设置信息使用权限，建立起一个全面的档案信息化管理系统。

4.2 采用电子文件形成部门、档案部门与计算机信息管理部门三点结合方式

信息化的档案管理建设需要借助档案信息的产生部门、档案管理部门和计算机信息管理部门的结合，部门作为档案信息的产生者和使用者，对其产生和使用的档案信息要有一定的责任和要求，使档案信息有利于档案管理的展开。档案管理部门作为档案信息管理的主体，通过相关的档案信息管理的要求规范，对部门产生的信息进行分析整理归纳，保证档案信息管理的效率与价值。计算机管理部门作为档案信息建设的技术基础，是企业实行档案信息化建设管理的关键。使用相应的网络技术对档案信息的管理与传递进行处理，是档案信息化建设发展的动力。实现档案信息化建设的发展需要三者的相互协调和共同发展。使得企业内部的档案管理成为一个有价值的整体。

5 档案管理信息化建设的策略

5.1 提高电子文件归档管理的信息化水平

根据自身档案管理的发展，采用与之相适应的档案信息管理系统，根据企业内部的档案信息类型和使用方式，采用合适的方式进行档案信息实体内容向数字内容的转化。同时制定相应的档案信息化建设管理制度，提升档案信息化管理的人员积极性。从信息化档案管理和服务的两方面内容提升档案信息管理质量，提升信息化档案建设、管理、应用的效率。

5.2 提高档案工作人员从业素质

信息化的档案建设管理一方面是管理系统的应用推进，另一方面需要有相应的计算机技术和素养的管理人员，进行信息化系统的维护改进，一是进行信息化的档案管理工作人员需要有相应的计算机技术的操作技能，很多管理系统都会设计到计算机网路、数据库技术、信息组织的相关技术，相关的信息管理人员也需要具有一定的管理技能。二是对工作人员的综合素质进行提升，信息化技术的应用虽然减轻了档案管理的工作负担，但需要工作人员有良好的责任心，对各项档案信息可以及时录入整理，提升档案部门的窗口服务质量，使得档案信息化建设最终更好的为人民服务。

6 结语

综上所述，档案信息化的建设是信息时代发展的必然趋势，通过采用信息化的档案管理方式，使得我国的档案管理工作的效率、质量、安全得到进一步提升。越来越多的企业生产发展都需要借助信息化的管理方式进行促进，信息化档案管理的建设与发展为我国经济的发展提供了良好的信息服务支撑。

参考文献

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[2]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（05）：58.