档案信息化建设与档案管理分析

王韧豫

摘 要：计算机设备的不断发展，已经给很多行业带来了重大的改变，使得生产工作的效率不断提高。档案管理是一项十分重要的工作，能够将许多重要的信息保存下来，以便今后进行查阅，促进了社会的发展。在当前的信息化时代背景下，需要加强档案信息化建设。做好档案信息化管理，提高档案管理工作的效率，以此来为社会做出更有意义的贡献。

关键词：档案管理；信息化；建设

档案管理工作和其他工作存在着很大的差别，档案管理工作每天需要面对大量的信息，并进行高效化处理。面对大量繁杂的档案信息，档案管理工作人员面对的压力巨大，很容易出现错误，引起档案管理混乱。因此就需要加强档案信息化建设来提高档案管理的效率，降低工作人员的工作负担，提高工作效果。

1 现阶段档案信息化建设中存在的问题

1.1 信息和数据的异构性

档案管理工作是一项传统的工作，以往通过纸质档案进行管理，这种模式已经在过去的时代背景下发挥了重要作用，促进了社会的发展。但是在现代化社会背景下，纸质档案管理的模式已经遇到了发展困难，无法适应现阶段社会的发展需求。通过信息化建设，能够提高档案管理工作储存以及阅读的便捷性，使得工作效果大大增加。但是需要明确的是，数据和信息的异构性也尤为突出，这是因为不同的数据库之间存在着很多差异。不同的档案管理单位采用不同的形式去建设信息化数据库，那么也就会导致档案信息管理存在着一些难题。

1.2 信息的分散性质

在信息化技术还没有普及之前，使用的都是纸质档案管理的模式。那么推行信息化档案管理，需要对这些纸质档案继续重新收集整理，以便制定为相应的电子化档案模式。目前使用比较多的模式是制定出不同的主题，根据这些主题的形式，对相应的资料和数据信息进行收集。但是这个信息是具有分散性的，同一主题下的很多信息都散落在不同的管理部门当中，并且还有部分信息呈现出重复性的性质，导致一些工作难以展开。因此就需要加强对信息分散性的研究，提高纸质档案转为信息化档案模式的效率。

1.3 管理工作存在严重的滞后性

从目前档案信息化建设过程中存在的问题分析可以看出，信息化核心和管理流程尚未得到有效的优化，使得管理工作存在着一定的滞后性，无法适应现阶段的要求。还有一部分档案信息化建设的发展目标和社会的实际需求存在一定的限制，最终呈现出来的就是不能够提供完善的数据查询服务，导致一些信息管控失效，严重的影响到了档案信息化建设和档案管理的发展，需要进一步加强研究。

2 档案信息化建设的基本流程

2.1 建立网络档案系统

信息化建设过程中，档案管理部门需要重视建立网络档案系统。只有科学完善的网络档案系统，才能够促使档案管理工作发挥更好的作用，为社会各界提供更好的档案服务需求。管理系统分为内部服务网络和外部公众服务网络，内部服务网络是档案管理内部工作人进行信息录入管理工作的平台，能够有效的提升网络档案管理系统的工作效率。外部公众服务网络则是公众利用网络档案系统进行查阅、借阅等操作的重要平台，能够有效地提升观众的服务满意度。那么档案管理部门就应当制定好硬件设备和软件设备采购的基本标准。要使得硬件和软件合作发挥出更好的效果，并根据应用的情况制定出高效完善的管理策略，以此来不断加强对信息设备以及档案的管理工作。

2.2 强化文件管理

要注重档案文件管理的安全性，提高管理水平。如今信息管理方面已经有许多有效的经验和管理的标准，那么就需要使用这些信息管理标准来对档案文件进行有效的管理以及一些格式轉换。使得数据之间能够实现互通，提高工作效率，要使用高效的计算机信息管理设备来对档案电子文件进行编目管理，这样能够有利于公众进行查阅、检索。要提高档案的安全性，加强防火墙设置。对那些具有保存价值的文件进行加密管理，并做好备份工作，以免因为设备损坏造成档案信息遗失。

2.3 落实技术处理工作

要确定好档案信息化管理的技术标准，和社会上具有高超技术的信息化建设公司进行合作，以此来确保文件接收处理以及储存工作的标准化进行。注重档案文件信息之间的组合结构，按照特定的主题进行编目。并对调用档案文件的权限进行严格界定，对外公布相关标准。技术的应用将极大的提高档案管理工作的效果。

3 信息化档案管理的优化措施

3.1 升级归档管理

大量的档案信息进行信息化建设是具有较大的难度的，这是一项系统性的复杂工程。需要升级档案管理模式，要对不同类型载体的档案采取数字化、信息化处理模式。要注重文件做好归档工作，价值完整地呈现出来，力图实现完整性。根据实际情况不断的加强档案管理措施的完善和建设，要设定出标准化的归档管理流程，以此来对归档工作进行有效的指挥。

3.2 提高业务素养

档案信息设备对工作人员的业务素质是具有较高要求的，工作人员应当首先更新观念，加强对信息化建设重要性的认识，以更加主动的姿态投入到档案信息化建设和档案管理的工作中去。要自觉学习先进的信息化技术，不断的提高自身的专业水平，使得信息化技术能够达到现代档案信息化管理的要求。档案管理部门也需要建立竞争机制，促进档案管理人员不断进步，更好的发挥出人员配置的优势，切实提高档案信息化管理的水平。

3.3 引进现代化管理模式

要做好档案信息化管理工作设计，只有高效、有效的管理模式，才能够促进档案管理工作效果的发挥。要合理设计现代化的管理模式，使用现代化的管理经验，提高档案信息化管理的效果。在管理软件方面，应当选择具有较强规范性的软件，并且要能够在主流的操作系统上进行通用，达到一定的稳定性需求。

4 结语

信息化建设和管理是档案工作领域必然的发展要求。在当前的时代背景下，只有不断地提高信息化进程水平，才能够发挥出更好的效果，适应社会大众的需求。需要使用现代化的信息管理模式，有针对的对档案管理建设工作中存在的不合理之处进行改进，完善工作制度，提高档案工作人员的业务素质，加强信息安全建设，做好重要档案信息的备份工作。从社会大众的角度出发，不断的完善档案服务，赢得社会大众的支持。

参考文献

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