档案工作 特色管理者

沈彩霞

摘 要：档案是企业的宝贵财富。档案工作者则是履行着一项特色管理项目的管理者，作为档案管理者需要不断思索从而获取更多发展空间。科学、有效、安全的档案工作对于推动整个公司经营管理水平至关重要。

关键词：档案管理；特色管理者；科学；安全；有效；持续

公司在形成和发展上均具有东油特色的企业文化和经营管理----“预防为主持续经营 全员参与 和谐发展” 16字方针，在业务拓展方面积累了丰富的资源。

档案工作者是履行着一项特色管理项目的管理者，作为档案工作者，每年参加档案专业培训，通过不断学习，系统了解档案工作业务知识，更安全有效地对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等科学管理，全方位了解档案管理工作的重要性。档案在系统管理上的不足之处，应勇于创新；在存放方式上便于抢险、搬移库的优势之处，应敢于发扬。同时，针对档案工作中存在的一些问题，需要不断思索从而获取更多发展空间。

一是规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的档案基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。

当今已是知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案管理作为信息业的组成部分，作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥着重要作用。

为了使公司向标准化、质量化、信息化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的特色档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是公司管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。

二是进一步增强档案管理工作的自觉性，尽快突破档案初级保管阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

工作期间，档案工作者所面临档案管理思路的冲击来自于资源的搜集、档案信息化建设，来自于所探究的如何针对公司特点构建档案管理体系、拓展档案信息资源的冲击。作为档案工作者，就是要把理论知识服务于实践，把学习到的知识应用到实际工作中去，这是当前面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，构建档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

对此，首要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，要系統地整理历史档案，积极开发档案信息资源。

三是管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向，尽量缩短立卷归档周期。

在模式上集中统一，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。档案管理工作有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行规范、科学化保管。既不影响调档利用，又便于推行繁忙业务。

档案工作，其最终目的是帮助解决问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。

四是努力提高档案管理者的专业知识和业务能力。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。

档案工作，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。档案工作者自身要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能，勤总结，勤改进，勇于创新。

五是要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

档案是企业的宝贵财富，要建立健全档案管理制度，在制度的约束下安全、有效保管档案，科学利用档案。工作中不断发现问题、解决问题，合理开展档案工作，并实时将档案工作纳入企业管理运行程序，做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”保证档案信息的完整性。“三纳入”：即档案工作纳入单位工作计划；纳入领导工作议事日程；纳入单位干部的经济责任制和岗位责任制中。“四参加”即档案人员参加产品鉴定会；参加科研课题审定会；参加工程项目验收会；参加设备开箱验收。“四同步”：即单位在下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上级登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

六是加强档案信息安全意识。

档案信息资源是企业不可再生资源的原始记录，更是党和国家的宝贵财富，一旦文件发生事故就会造成无法弥补的损失。档案工作人员要本着高度负责的精神，切实做好档案的保护工作，把档案安全放在一个重要的位置上，不断学习、宣传、贯彻国家对信息安全及资料管理等情况的规定，加强档案信息管理的安全意识、安全教育、普及档案信息安全知识，消除档案信息安全认识上的误区。树立科学正确的档案信息安全观念，坚持“安全第一，预防为主” 的方针，把安全责任意识落实在档案工作管理的全过程中。

结语

总言之，档案工作者，不仅会成为领导和各部门的参谋助手，同时也会对提高公司工作效率和工作质量有很大的帮助；档案工作者，是履行着一项特色管理任务工作的管理者。科学、有效、安全的档案工作，能推动整个公司经营管理水平更上一个台阶。优秀的档案管理人员需具备较高的政治素养、意识素养以及专业素养。随着经济和社会的不断进步，新时代的档案管理工作对档案管理者提出了更高和更大的要求。为做一名优秀的档案管理者要不断学习创新，掌握最新的信息技术，与时俱进，为企业、为国家和人民提供更优质量的服务。

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