事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

摘 要：针对当前事业单位档案管理现状，本文就事业单位档案管理从传统管理模式到信息化管理模式的利弊做了详细的阐述，指出了事业单位档案管理模式改革的必要性，并对此提出有效的解决办法。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；改革

1引言

随着我国互联网信息不断地发展，各行各业现已纷纷进入到信息化办公，国家机关事业单位也紧跟时代的脚步，我国事业单位档案管理工作也在不断进步，逐步实现进入信息化办公。档案管理工作是机关事业单位工作的重要组成部分，是事业单位开展其他工作的重要保障，档案管理工作的好坏是事业单位工作水平、单位实力的重要指标。目前，已有部分机关事业单位对档案管理实行信息化管理，在此改变过程中，有非常大地难度。本文就事业单位档案管理从传统管理模式到信息化管理模式的利弊做了详细的阐述，指出了事业单位档案管理模式改革的必要性，并对此提出有效的解决办法。

2事业单位传统档案管理模式

事业单位传统的档案工作管理模式是一种比较机械、呆板的纸质手工工作管理模式。工作过程步骤包括收集资料、分类别归档、装盒存档等步骤。这些工作几乎全部是手工完成。工作任务重，需要人员多，且容易出错。同时档案存档都是纸质化存档，归档档案随着时间的推容易老化、发黄，导致重要档案的丢失、废旧。给事业单位工作造成了不可弥补的错失。

3事业单位档案管理新模式——信息化管理模式

事业单位档案管理新模式是结合现代化信息应用技术和事业单位工作性质提出的一种全新的有效的适应于事业单位的一种全新的工作管理模式，主体是对档案存档这一项工作而言的。这一新模式将会代替传统的纸质手工方式的档案管理模式。它能够永久性的将档案资料存储于软件系统中。有效地避免了纸质档案长期存储带来的老化、丢失，能够更好地服务于事业单位的各项工作中。

4事业单位档案管理模式改革的重要意义

现代信息应用技术的高速发展带来了电子档案的诞生，为事业单位档案管理工作提供了正确的改革方向，与此同时，对事业单位档案管理这项工作提出了比较高的水准和要求，能够有效地提高事业单位办事效率，节省人力和时间。电子档案具有传输方面快捷、存储性好、安全性高等优点，所以能够快速的取代传统的纸质档案管理模式。电子档案管理方式的正确引入，不但使事业单位档案资料的利用范围变大，同时对使用者查询资料也更加的方案快捷。基于電子档案的多种优势，事业单位档案管理模式从纸质档案管理模式到信息化管理模式的改革迫在眉睫。

5事业单位档案管理改革创新的新措施

事业单位的档案管理工作在事业单位工作中有着举足轻重的作用，关系着事业单位保密工作的前提。工作效率直接影响着整个单位工作的正常程序。因此，信息化改革创新工作是非常有必要的，主要从管理制度的完善、管理人员综合素质的提高以及如何创建管理新模式几个方面着手进行分析。

5.1完善档案管理制度

无论什么工作，必须在一定的管理制度下才能有效的完成，工作模式发生变化，管理制度需得变化才能适应新的工作模式。档案管理工作也是如此，由人工纸质工作模式转化为信息化工作模式，必须得制度新的管理制度来适应新工作模式。传统的纸质人工管理方法会造成很多工作经常出错、需得重复性完成，这不仅浪费了工作人员的时间，同时也会导致管理模式在改革的路上越走越远。因此，在进行档案管理模式改革过程中首先要建立新的适用于信息化管理模式的管理制度。

5.2提高档案管理人员综合素质

事业单位是我们熟知的铁饭碗，工作人员属于体制内人员，一般流动性小，新引进人才也较少。尤其在档案管理人员中，多数是年龄较大，从其他岗位退休或转岗的人员。虽然他们的思想道德和职业素养很高，但却对计算机专业技能及现代信息技术不够熟练，且对新事物的接受能力较弱。因此，在事业单位档案管理模式创新改革的过程中提高档案管理人员的综合素质显得尤为重要。具体可从以下几点做起：

首先应定期培训档案管理人员专业的档案管理理论知识和实践知识；其次要加强档案管理人员的计算机专业技能，保证档案管理信息化建设的成功改革；最后，应该不断引入新时代信息化技能性人才，有效促进事业单位档案管理工作的成功改革。

5.3创建信息化档案管理工作新模式

事业单位档案管理新模式的创建核心在于信息化建设，涉及的内容极多，方方面面的事项都要重新建立模板。是一项长期的工作。在改革创建过程中应该从以下几个方面着手进行。

一是配置各种软硬件设施。包括购买适用于事业单位的档案管理平台系统，及相关系统软件，如智能密集柜系统、档案净化整理台等系统。通过配置这些信息化系统软件实现全类型档案管理、自动化整理、档案规范化、防范安全风险等功能。

二是对管理人员的培养。必须提高管理人员的创新服务观念，使管理人员从思想上接受档案管理工作的改革这项举措。只有思想上接受这一举措，才能激起管理人员学习信息化电子档案管理工作的兴趣。事业单位应该定期给档案管理人员开展信息化电子档案管理专题培训会议。包括计算机应用能力的培训、档案管理平台的应用及互联网信息化在档案管理工作中的应用等内容。

6小结

综上所述，事业单位档案管理工作的改革创新是非常迫在眉睫且有必要的。为了事业单位档案管理工作信息化管理模式的顺利改革，我们应该采取有效措施来实现档案管理工作的信息化，保证档案管理信息化工作的开展并促使其在提高事业单位工作效益方面充分发挥作用。同时本文对事业单位档案管理的研究只是粗浅探讨，对管理模式的改革及提出的有效对策不能十全十美的解决所有问题，仅供读者参考。

参考文献

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[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.

[3]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

作者简介

孙瑞敏，内蒙古建筑职业技术学院。