PDCA循环在医院因公出国（境）申办工作中的应用

■ 王蔚为 衡永乐 徐 震

《“健康中国2030”规划纲要》指出，要实施中国全球卫生战略，全方位积极推进人口健康领域的国际合作。这意味着，在新时期大力发展国际交流与合作，在医院可持续发展中的作用与意义将不断提升。因公出国（境）在提升医院综合实力和医疗水平、增强国际影响力和话语权、拓展国际合作与培养人才队伍方面，均发挥着不可忽视的作用[1]。做好因公出国（境）申报工作，对于确保因公出国（境）任务的顺利开展至关重要。南京市妇幼保健院近年来积极发展外事交流与合作，积极鼓励并支持医、教、护、研及管理人员主动“走出去”。通过出国（境）考察访问、参加国际会议及“引进来”共建合作等形式，深入开展国际交流与合作，推进医院国际化发展进程。因公出国（境）申办工作，是一项综合性很强的事务性工作，归口于医院办公室，由外事工作人员负责。南京市妇幼保健院外事工作人员将PDCA循环管理工具应用于因公出国（境）申办工作中，有效解决现存问题，不断提高外事工作服务质量，为医院国际交流与合作做好前期保障工作。

1 计划阶段：分析工作现况，找出问题

1.1 时限性强，突发情况多，申办周期长

因公出国（境）申办工作从出访人员提前申报计划至办理好护照签证顺利出访，一般需要2个月以上的时间。其中很多环节，比如收到对方邀请函确定行程、院内审批、行前公示、行文后递交审批、录指纹办理因公护照、递交外事办申办签证、行前教育等，均有明确的时限要求，办理人员必须严格按照规定办理。此外，申办过程中常会有一些突发情况及问题出现，如人为因素导致资料准备不齐、个别国家或地区相关政策变化等，均会导致申办时间进一步延长。

1.2 人员相对少，工作综合性强

目前，南京市妇幼保健院因公出国（境）申办工作主要由院长办公室1名工作人员负责办理。此项工作既涉及多种文字类资料的准备，又牵涉到多类事务性工作的处理，流程复杂，环节众多，对办理人员的综合素质和能力要求较高。工作人员既要具备一定的外语沟通和文书能力，又要具备高效的事务办理能力、对突发情况的协调处理能力，还要具备高度责任心和主动服务意识。

1.3 管理制度严格，出国（境）人员知晓度不高

加强出国（境）人员教育管理，是确保出国（境）管理工作规范运作、提高安全防范能力的重要举措[2]。因公出国（境）申办是一项繁杂、细致并且专业性很强的工作，许多出国（境）人员并不了解因公出国（境）的办理流程[3]。随着形势的不断变化，国家对因公出国（境）的管理政策不断更新、管理制度不断完善、审批要求日益严格，每个环节必须办理完成后方可继续进行。由于许多出国（境）人员对此项工作的流程和管理制度知晓度不高，导致一部分出访任务因申办时间太仓促而延迟或取消。

2 执行阶段：面对问题，寻找方法，制定方案，全力执行

因公出国（境）申办工作时限性强，需处理的事务繁杂，突发性情况常有发生，需经多部门审批，环环相扣、缺一不可，必须严格按照规定，清晰梳理流程，步步落实方可申办成功。申办周期长，通常需要2～3个月时间，流程主要包括计划预审批、出国（境）前教育、行前公示、准备申办材料、办理因公护照、申办签证、归国后护照管理及出访总结等。

2.1 先行一步，提早预报计划

在医院分管领导的带领下，由党委办公室、院长办公室、人事科、医务处、护理部、科教科、财务科等相关部门共同商讨决定，建立预报下一年出访计划的工作流程。每年10月上旬，由院办通过OA系统及院办公会、院周会等全院性会议发布通知，全院各科室人员经科主任同意后将下一年因公出国（境）计划按经费来源提前报送至医务处、护理部，科教科等职能部门归口审批，再经分管院领导审批后由院办汇总。下一年因公出国（境）各批次预报计划经院党委会商议后，最终形成“医院次年因公出国（境）预报计划表”，经公示后于11月中旬上报上级部门审批。每年提早发布通知，要求各科室早报计划，一方面可以有效预测次年医院出访批次及人员数量，为申办工作早做准备；另一方面，引导医院各科室人员对因公出国（境）活动具有科学计划的管理意识，便于遇到临时出访计划时有足够的调剂空间。

2.2 化繁为简，建立标准工作流程

院办外事工作人员将申办工作按时间结点进行分解，梳理后形成因公出国（境）申办标准工作流程（standard operation procedure，SOP），并注明每个环节的开始时间和完结时间。SOP建立后，将繁杂的申办工作分解为一个个单纯性的事务环节，明确了申办过程中不同时间应该完成的工作内容，使得繁杂的申办工作有了操作指南，便于在特殊情况下院办其他人员协助外事工作人员处理相关事宜，将仅一人专办转变成可多人协作。医院因公出国（境）申办标准工作流程见表1。

表1 医院因公出国（境）申办标准工作流程

2.3 多科室协同合作，提高工作效率

因公出国（境）申办工作事务种类多，需要医院多个部门共同完成。建立多科室协同合作的办公方式，会有效提高申办工作效率。例如，行前公示由院办通过医院OA系统完成，需要信息科协助；《出国（境）预算表》由财务科负责测算和制作；《因公临时出国（境）人员备案表》由党委办公室负责审核办理；出国（境）人员考勤由人事科记录与管理等。

2.4 加强相关政策及规章制度宣传，做好行前教育工作

院办外事工作人员整理并及时更新出国（境）行前教育有关内容，设计《出国（境）人员行前教育情况表》。行前教育结束后，要求每位当事人填写该表并存档备案，做实、做好行前教育工作。通过行前教育环节对即将出访的人员进行宣教，既利于申办工作的进一步推进，又便于出国（境）人员任务结束后相关事务（如费用的财务报销、及时归还因公护照、上交出访报告等）的办理和管理。院办还利用医院各级会议及OA办公系统“通知公告”栏目及时发布上级部门的管理要求，让全院工作人员加强对因公出国（境）申办工作的了解。这样能使出国（境）人员及时、方便地了解到申办因公出国（境）的有关要求及办理进程，而且减少了人为因素造成的失误，提高了申办工作的效率。

2.5 不断提升自身工作能力，培养责任心

因公出国（境）作为国际交流的重要环节，直接关系到对外交流的水平和质量。申办因公护照签证是一项综合性、时限性很强的工作。作为外事工作人员，应加强业务学习，不断提高个人能力，以极大的工作热情、极强的责任心做好申办工作，及时关注护照签证要求的变化情况，指导协助因公出国（境）人员及时、高质量完成材料准备等工作。院办外事人员还应加强与上级部门，包括市卫生健康委、市政府外事办的联系，经常主动前往了解与学习最新的外事政策；同时，日常工作与生活中还要不断提高个人的外语水平，提升协调办事能力，培养主动服务意识。

3 检查阶段：及时检查，评估效果

因公出国（境）申报工作的每个环节在执行后都需要进行检查，可通过自查、上级部门检查以及同行交流等方式开展。通过检查评估结果，得出结论，有些经验需要继续保持，有些需要持续改进，不断优化。自2013年至今，南京市妇幼保健院共办理近100批、150余人次赴美国、英国、德国、意大利、加拿大、瑞士、丹麦等30多个发达国家因公出国（境）交流、培训及短期进修学习，有效保障医院临床及管理人才“走出去”。医院产科、妇科、超声科、麻醉科、新生儿科等学科带头人曾前往美国、英国、德国、加拿大、澳大利亚、西班牙、意大利等国家参加行业内年会近20次，并进行大会发言及交流。2015年底，医院与美国哈佛医学院碧芙以色列迪肯尼斯医疗中心签署3年合作协议，稳定开展临床实践、科研、教学方面的合作及人才资源的交流学习；2017年，医院儿童保健科与美国太平洋大学签署合作协议，共建太平洋大学儿科临床听力学技术示范基地、太平洋大学听力学科研合作基地，定期互访，培养学生，并进行临床指导与科研的紧密合作。

在因公出国（境）申办工作中应用PDCA循环后，院办外事人员既做好了因公出国（境）申办的管理和服务工作，确保了每一批次出访任务的顺利进行，同时又使自身的工作能力得到了提升，并获得了工作的成就感。

4 总结阶段：总结经验与教训，改进因公出国（境）申办工作SOP流程

在每一批次因公出访申办工作结束后，都要对申办过程中的每个环节进行分析，记录每个环节的办理时间，为后续申办因公出国（境）的医务人员提供参考数据，形成比较客观的预估。同时，对不同类别的出访批次进行横向比较，对同类别出访批次进行对比分析，找出不同批次之间办理过程的差别。通过总结，发现申办工作中的问题，由外事工作人员将问题整理后在院办科务会上进行讨论，并与出现问题的环节所涉及的其他合作科室及时进行沟通，从而寻找出更便捷、高效的处理事务的方法与途径，进而修改因公出国（境）申办工作的SOP流程，进入下一个PDCA循环。

5 结语

国际交流与合作在提升医院医疗技术和管理水平方面均发挥了不可忽视的作用，已成为保障医院可持续发展的重要途径。因公出国（境）申办是医院外事服务的常规工作，做好此项工作是医院顺利开展各类出访学习和交流活动、增强国际影响力、拓展国际合作及人才队伍培训的前期基础保障。将PDCA这一质量管理方法运用于因公出国（境）申办工作中，把每一个环节均按照计划、实施、检查、处理来执行，将成功的经验纳入标准，将存在问题的环节纳入下一个循环持续优化。每循环一次，都是因公出国（境）申办工作的改进和优化，从而保障申办工作的服务质量和管理水平持续提升。