疾病预防控制机构档案编研工作措施的思考

李东颖

【摘 要】档案不仅是历史文化资源，更是重要信息资源，编研档案作为开发利用档案信息资源的重要形式之一，充分體现机构档案管理水平。本文主要探讨疾病预防控制机构的档案管理，从其档案编研价值入手，思考档案编研工作措施，优化疾病预防控制机构档案管理。

【关键词】疾病预防控制机构;档案管理;档案编研;工作措施

【中图分类号】 R248.3

【文献标识码】 A【文章编号】 1672-3783（2019）03-03-252-02

在现阶段，国家进入公共卫生事业改革的新阶段，取得丰硕成果，进一步促进疾病预防控制事业的高速发展，各级机构的档案管理也逐步走上制度化、规范化和科学化的道路。而档案编研工作独具疾病预防控制专业特色，是疾病预防控制机构档案管理的艰巨任务，如何体现档案特色，突出专题资料编写，真正将档案编研工作做好，这是当务之急。

1 疾病预防控制机构档案编研价值

档案编研对于疾病预防控制机构具有重要价值，这主要体现在三个方面：第一，是检验档案管理质量的重要手段。编研档案能检验机构档案收集齐全与否、整理科学与否、鉴定合理与否、保管安全与否、统计准确与否、检索体系完备与否，从而找出问题，验证档案管理工作质量。第二，是发挥档案作用的重要途径。机构保存的疾病预防控制档案大多都是孤本，通过档案编研尤其是用大量业务档案汇编的参考资料，或内部印刷，或公开出版，不仅能预防档案原件在重复使用中受损，还有助于开发档案资源，发挥档案信息的作用，提高机构档案管理质量。第三，

是发展疾病预防控制事业的重要举措。机构馆藏档案只有通过编研才能变成联系实践活动的资源，实现信息价值。机构还可将档案编研成果提供给党政领导、相关部门，促使他们深入了解疾病预防控制事业，争取各方对疾病预防控制的重视、支持[1]。

在认识到档案编研的价值以后，疾病预防控制机构就应加强落实档案编研工作，但在编研脱离业务实际、专题资料编研形式单一、档案信息化建设滞后等问题的制约下，疾病预防控制机构的档案编研工作效果不佳，急需改进。

2 疾病预防控制机构档案编研工作措施

2.1 围绕业务工作编研，体现档案特色 在编研档案的过程中，应围绕疾病预防控制机构的业务工作需求进行选题，在防疫特色上狠下功夫，通过编研材料反映机构中心工作、业务活动，使其有更强的专业性、实用性。一方面，要了解机构中心工作，针对全年档案编研摸清机构利用档案的需求，确定选题，保证编研材料能更好地满足实际需要，为机构开展工作提供优质服务。例如疾病预防控制机构近年来的中心工作是为绩效考核做准备，评估标准要求各个科室出具对最近三年各项指标数据的综合分析材料，档案室必须及早反应，制定档案编研计划时安排编制反映这部分内容的材料，为全机构利用档案做好准备。

另一方面，要掌握机构的业务工作内容，这主要涉及到在当地开展传染病、慢性病、地方病的预防、管理，以及监督监测食品卫生、学校卫生、环境卫生、职业卫生、放射卫生等，要求档案人员在制定编研计划时针对这一系列业务工作的内容与特征明确编研题目、类型。例如档案人员要深入各个科室，主动和机构业务人员沟通，了解其工作范围、职责，熟悉业务流程，明确业务人员对档案的利用需求。或通过在档案借阅中进行专题利用登记、发放档案利用意见表、分析利用登记等途径，全面掌握机构业务人员利用档案的需求，有针对性地编制特色档案材料。

2.2 完善档案编研形式，突出专题编写 疾病预防控制机构要突出编写专题资料，这是由其工作的特征决定的，因为它是专门履行疾病预防控制职能的机构，对区域内的疾病预防控制负有技术指导、业务管理等职责，专项活动和专题事项较多。例如调查区域内的非常态群体性卫生和健康事件、制定并指导疫病预防控制策略的实施、监测各类疾病和公共卫生领域危害健康的因素、管理预防性生物制品、疾病信息报告管理等，要通过完善的编研形式编写专题资料，满足不同需求。

除了前面说的业务专题，疾病预防控制机构的档案专题编研形式还有：第一，汇编档案文件，依据预防控制传染病、制定疾病预防控制政策、防治慢性病、管理预防性生物制品等专题，选取有价值的档案，基于相关体例与要求将文件材料汇编成册;第二，专题数据，依据各个专题选取有用的档案数据，基于相关体例与要求制作表格，展开对比分析，服务于相关部门决策的制定;第三，专题概要，围绕各个专题概述要点，例如在应急处置突发公共卫生事件时，需要从诸多档案材料中归纳、综合、分析发生事件的原因、过程、应急处置措施、评价效果、总结经验教训等，把大量档案变成精炼的专题编研资料;第四，专题介绍，其内容比专题概要更丰富，同样是应急处置突发公共卫生事件，要囊括病例个案调查资料和流行病学分析，以及事件初次报告、进程报告、结案报告和对直接损失的经济学评价、取得的经验、今后应重点关注的问题等等。

2.3 实现档案的信息化，做好编研工作 档案是疾病预防控制机构的重要信息资源，档案编研则是开发利用档案信息资源的重要形式[2]。随着新形势下计算机与网络的普及应用、办公自动化的持续深入推广，机构各科室的电子文件越来越多，单一纸质档案过渡为电子文件、磁盘、光盘等多元载体的机读档案，数字档案日益增多，档案信息化建设势不可挡，需要机构和档案人员借助网络信息技术实现档案的信息化，为档案编研工作创造更好的条件。例如机构要适当增加对档案编研硬件建设的投入，利用办公自动化系统健全档案管理系统，建设档案数据库，实现档案信息资源的网络化传输以及档案信息资源在本机构、本行业乃至全国系统的共享。

疾病预防控制工作的连续性很强，在分析预测疫情、制定防治策略时都要掌握并对比以前的数据，尤其是研究预防医学时更需要以数据为依据，应通过档案信息化提供档案编研的检索工具，有条理地整理档案，发挥档案信息资源更大的价值，最大化利用机构的档案信息资源，体现档案编研的信息服务职能。

3 结束语

编研档案是疾病预防控制机构在新的发展形势下集中统一管理档案的一种工作模式，符合业务特征与需求，机构应将其视作向社会广泛提供利用服务的基础性工作，坚持围绕业务工作编研档案，并完善编研形式，实现档案的信息化，从而体现档案专业特色，突出专题编研，切实做好编研工作，真正发挥档案编研的价值，为社会各项事业提供优质服务，助力疾病预防控制机构实现可持续发展。

参考文献

[1]张琳.疾病预防控制档案编研研究[J].办公室业务，2018（20）：150.

[2]陈金玲.浅谈当前疾控中心档案管理工作存在问题与对策[J].档案管理，2018（03）：90-91.