中职学校档案管理现代化的实现路径研究

石艳梅

摘 要：新时代社会环境中，中职院校必须重视档案管理工作的现代化发展，才能为中职院校提供优质档案服务工作。本文通过了解中职学校档案管理工作的具体情况，着重分析促进中职学校档案管理现代化发展具体路径，以供参考。

关键词：中职学校 档案管理 现代化 实现路径

随着我国经济水平不断提升，社会环境的进步使中职院校必须紧跟时代的脚步，才能有效促进自身的可持续发展，才能为社会提供更多专业技能型人才。在这种环境下，中职院校需要重视该工作的现代化发展，加强该工作的质量与效率，保证中职院校的档案管理工作能够为中职学校的有序、健康发展奠定坚实基础。

一、中职学校档案管理工作现状

根据笔者的调查可知，中职院校在进行档案管理过程中，由于对该工作重视程度不足，导致相关该工作人员整体素质较低，整个档案信息载体结构较为单一，根本无法满足该工作实际需求。除此之外，由于学校各个部门之间沟通较少，该工作人员在收集资料过程中存在较多困难，部分中职院校完成档案管理工作使用的手段方法较为陈旧，这些都会严重影响其工作的现代化发展。

二、促进中职学校档案管理现代化发展具体路径

（一）配备专业档案管理人员

中职院校的档案办公室需要对档案进行集中的保存与管理，因此，学校需要安排专业工作人员参与到该工作中。作为工作人员，不但要熟悉整个职教办学的规律，还要保证工作人员拥有专业管理相关知识满足工作需求，保证其政治素质满足该工作需求，在工作过程中，工作人员也要坚决按照档案管理规章制度完成工作。与此同时，为了保证该工作能力效率不断提升，学校还要重视为工作人员配备专业的硬件设施，不但要设专门的空间作为档案管理办公室，还要重视档案保存过程中涉及的各类保护措施，保证档案保存的完善性、安全性与条理性，进而提升该工作现代化发展。

（二）重视档案收集整理工作

中职院校在进行档案管理现代化建设过程中，应当重视立卷归档工作，始终坚持“以我为主”的原则，保证能够及时收集学校行政、财务等多种文件资料，收集学校在进行活动过程中的各类核心会议資料与工资材料等。在收集到所有的文件材料之后，应当按照门类进行资料的区分，而后按照年度、类别等进行分类整理，并进行归档收纳工作，保证整个档案的收集整理工作具有一定的规律性，若需要对某个档案进行调取，可以在第一时间寻找到档案记录与具体内容。除此之外，应当重视以该工作的要求为基础拓展完成其中的每一个工作环节，从收集整理到最终的鉴定保管等工作，都能绝对符合该工作要求，使中职院校档案管理工作体系建设较为完善，文件汇编也便于随时查阅取用，真正满足该工作的实际需求。

（三）建设档案管理信息化

随着信息技术的进步与发展，档案管理信息化建设已经成为当下中职院校必须重视的工作内容，这也是该工作现代化发展的必经之路。工作人员转变自己传统工作观念带来的束缚，以便于能够在后续的工作中更好地发挥信息技术的作用，利用大数据技术等先进技术为该工作带来便捷。在利用信息化技术进行档案管理信息化工作时，需要制定配套的工作制度、管理体系与运行机制，为中职院校现代化档案管理带来更多便捷，使档案在进行整理归纳与调取过程中消耗的成本更少。除此之外，学校还需要为办公室配备先进的计算机以及信息检索终端等设备，从基础设备上为工作人员提供完善的工作环境，使其能够在科学化、信息化的工作环境中有效、全面地完成档案管理，提高工作的质量与效率。

（四）完善相关管理规章制度

中职院校在进行档案管理工作时，要重视相关法律法规内容，促进其管理规章制度完善化发展。时代的进步以及档案管理工作要求的提升使工作人员的综合素质成为中职院校需要考虑的问题，在招聘工作人员时，中职院校需要重视对其业务能力、管理操作能力、科学技术能力进行考察，同时了解其思想道德素质，使其能在完成该工作的过程中兢兢业业，避免出现档案内容信息泄露等问题。在对档案资源进行开发过程中，中职院校也应当始终坚持规章制度的内容，保证工作人员服务态度的积极与热情，提高服务工作的质量与效率。企业应当重视档案办公室服务功能的开发，将档案原本以收藏为主的使用方向转变成为以开发利用为主。学校需要保证档案检索工具满足服务需求，并利用先进技术手段辅助该工作，促进其现代化建设速度不断提升，充分发挥档案信息的作用，提高教育教学质量。

三、结语

随着科学技术的进步与发展，中职院校在进行档案管理过程中，需要重视信息化技术的应用，保证档案管理工作能够结合网络技术进行现代化改革，中职院校应当配备专业工作人员，重视档案收集整理工作，建设档案管理信息化，完善相关管理规章制度，只有这样，才能有效提高档案管理工作的质量与效率，为中职院校的发展带来有效促进力。

参考文献

[1]李全.基于中职学校的档案信息资源共享工程推进机制研究[J].知识经济，2018（24）：166—167.

[2]周玉玲.浅谈互联网时代如何有效提高中职学校档案管理工作[J].办公室业务，2018（17）：123.