浅析人事档案的管理

窦全军

档案工作是各项管理工作的重要组成部分，借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义社业中的重要地位、重要使命和重要意义。结合工作，现浅析如下看法。

一、人事档案管理与利用存在的问题

（一）历史遗留问题多，升级达标工作任务繁重

体制调整前，局直单位的人事档案归地方人事部门管理，由于隶属关系、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。如人事档案盒（袋）破损不堪;人事档案材料残缺不全;档案材料没有进行规范整理，归档材料规格不同，有的甚至没有进行科学的分类和装订。体制调整后，面临人事档案的重新整理，升级达标工作，除“三齡一历”需要审核准确外，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。

（二）专职档案管理人员缺乏

单位人事部门一般配备兼职人员兼管人事档案管理工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对人事档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使单位人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（三）人事部门档案意识有欠缺

为规范人事档案管理工作，安排具有责任心的专职人员负责档案业务，可是有些单位仍不能认真对照制度，及时将需要归档的人事档案材料报送，借（调）阅人事档案时也不能认真履行相关手续。这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材料的利用效果。

（四）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，很多单位人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。

（五）档案管理手段落后

现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。

二、人事档案管理的重要性

人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为单位选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。为此，笔者为做好档案的管理与利用作出如下解决方法。

三、解决人事档案的管理与利用问题的措施

（一）加强档案人员管理，完善各项管理制度

为了提高档案管理水平，要安排了工作责任心强，综合素质高的人员专门负责档案管理工作，并每年安排档案管理人员参加档案业务培训，不断提高档案工作人员的业务能力;还要制定《档案管理制度》、《档案管理办法》、《档案资料保管制度》、《档案查（借）阅制度》、《档案保密守则》等一系列规章管理制度。专职工作人员做好档案保管的安全、保密、保护工作，严格执行查询借阅制度，借阅人借阅相关资料前，必须填写档案借阅登记表，归还后及时销号，确保档案管理工作科学、规范、有序。扎实钻研档案管理工作，提高经办档案保管、交接、转移和利用业务水平，完成经办业务登记和记录，及时、准确地统计档案收进、移出、利用等情况，按社区、街道分类保存，确保档案资料规范化，防止档案损失，延长档案寿命，同时不定期检查档案及日常维护工作，发现问题及时向领导汇报，采取补救措施，确保档案的完整无损。

（二）严把“三关”，注重档案管理质量

严把收集关。要求档案管理人员严格按照档案管理要求，认真细致地鉴别收集归档的材料，不符合质量要求的材料坚决不予入库，并及时将收集到的档案材料归入档案盒内，做到资料收集齐全。严把整理关。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄两历一身份”核定作为人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料。严格程序关。以档案工作的准确、真实作为人事档案工作的最终目的，做好人事档案管理收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等工作环节。同时，在工作程序上，注重从每卷档案材料前后印证中审核信息，力求材料的真实性和准确性，确保审核工作质量。

（三）落实现代化管理系统建设

建立和完善所管档案的信息管理系统，文书、专业、设备、声像、电子、实物等全部档案，及时更新保持档案基本信息库与退休人员社会化管理信息数据库的内容一致。对退管党员基本信息资料进行统一整理，将已有材料录入电子台帐形成档案目录，做到一人一档，便于查阅，实现档案管理的高效规范化，确保每一份档案的准确性、完整性和有效性。

（四）强化保密意识，切实维护档案管理严肃性

严格按照《干部人事档案管理规定》的办事流程、政策规定和程序办事，坚持原则，从严把关，切实维护档案管理工作的严肃性;强化保密意识，对档案管理工作情况、干部基本信息、数据严格保密，未经批准严禁对外公布;对所审核的档案和信息严格保密，严禁涂改档案，严禁无关人员翻看档案，认真做好专项审核设备、场地的安全保密管理，从严执行各项安全保密管理规定和要求，严防发生失泄密事件;对在档案管理工作及专项审核过程中个别存在失职渎职行为或弄虚作假的，要追究相关责任人的责任。

为加强人事档案管理规范化建设，实现人事档案管理规范化、标准化和科学化目标，人社部门要高度重视人事档案管理工作，不断健全机制，完善措施，规范管理，多措并举，不断规范和完善人事档案管理工作。要以档案达标复查工作为契机，实行目标管理，尽力抓好案卷质量，逐步实施信息化管理，使档案工作适应现代化、规范化的要求，并充分利用、发挥干部人事档案在人事管理、队伍建设方面特有的作用，使档案更好地为单位服务。

参考文献：

[1].刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究，2011.

[2].理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.

[3].王英玮，周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通.