水文档案管理系统需求分析

刘 燕

（山西省水文水资源勘测局，山西 太原 030001）

作为水文管理基层单位，水文档案管理系统设计是以日常水文档案工作流程和水文档案管理制度为基础，结合基层实际工作应用的需求，将水文工作中产生的实体档案、档案管理制度、计算机应用环境以及档案管理人员权限等在内的各种类型数据信息设计水文档案管理系统。

1 档案分类目录是系统需求分析的基础

档案管理的基本目的是将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化，最基本有效的方法就是分类，以国家标准化档案分类法为准则，从实际工作出发，以本单位全部档案为对象，依据单位管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案材料之间的有机联系，设计适用于本单位的档案管理系统以便于档案科学管理和开发利用。

2 系统功能需求分析

从档案管理系统的执行速度和扩展性方面考虑，系统分成三层：用户界面层、业务规则层、数据访问层。分层的作用是可以单独对某一层进行调整和优化，提高灵活性、扩展性和复用性。用户界面层为客户端提供对应用程序的访问，负责数据的显示和接受用户的输入，并把输入的数据传递给业务规则层,业务规则层包含各种业务规则和逻辑的实现，业务规则层完成业务逻辑的实现并调用数据访问层。数据访问层为业务规则层提供数据服务。数据访问层隐藏数据访问的细节。

3 功能需求分析

档案管理系统按功能不同将整个系统划分为以下几个子系统：基础数据管理子系统、用户管理子系统、单位（处室）信息管理子系统、个人信息管理子系统，本文重点讨论基础数据管理子系统和用户管理子系统，这两个子系统是档案管理系统中的核心部分。

3.1 础数据管理子系统

数据库服务可采用根据用户操作性质分别对不同的数据库进行操作，数据库之间必须保持同步，使用数据库本身的同步功能即可，数据的备份可以通过操作系统和数据库系统提供的工具完成此功能，不需要另行开发程序。

数据格式来源根据本单位档案的分类原则、分类方法、类目设置、标识符号、编号形式等，适用于日常档案工作的分类整理、组织案卷和排架管理。在实际工作中以档号编制为例，档号由全宗号、类目号、案卷号、件号组成。类目号：分类方案中类目的标识符号。件号或案卷号：末级类目内编制的文件（案卷）的顺序号。档号统一用阿拉伯数字标识，上、下位类目之间用“·”隔开，类目号与件号（案卷号）之间用“—”隔开。

编号形式：××·××·××－×××

一级类目号·二级类目号·三级类目号－件号（案卷号）

编号实例1：01·2006·01－15

党群工作·2006 年度·党委办公室－第15 件

一级类目号·二级类目号·三级类目号－件号

编号实例2：05·01·02－18

水文·水文测验·整汇编成果－第18 卷

一级类目号·二级类目号·三级类目号－案卷号

在数据库表单设计需要体现出以上分类原则。

3.2 用户管理子系统

用户管理子系统包括档案管理人员、单位普通用户、外单位用户。以档案管理人员的管理为例，包括注册、修改注册、修改密码、登录、权限分配、身份验证、冻结与解冻、科室分配。首先在服务器上预设超级管理员作为唯一授予由访问目录权限的用户，超级管理员不属于任何单位，超级管理员可以通过后台支持系统提供的操作界面完成网站用户管理、授权管理、栏目管理、科室管理、统计管理以及数据备份等工作。

注册：超级管理员为各处室及资料中心的用户统一进行注册登记。初始用户名和密码均为6 位数字，用户注册成功后可以修改自己的密码，不能修改用户名。用户注册时需选择所在处室。

登录：用户注册成功后即可登录系统。用户登录成功后把用户的注册信息和权限列表作为系统身份验证的凭据。

修改注册：用户登录后可以修改注册信息。超级管理员不能修改注册信息。

修改密码：用户（包括超级管理员）登录后可以修改密码。

权限分配：只有经过授权的人才能进行相应的操作。用户的权限列表存储于数据库表中。

指定档案管理员：超级管理员对资料中心的档案管理员进行添加和删除。

指定档案审核员：超级管理员对资料中心的档案审核员进行添加和删除。

指定档案各类查询用户：超级管理员对局内各类档案级别的查询用户进行添加和删除。

冻结与解冻：超级管理员可以冻结所有用户，被冻结的用户不能登录系统。被冻结的用户可以重新启用。

身份验证：页面访问权限的控制。用户登录成功后，系统把用户的权限列表作为身份验证的凭据。

显示用户信息：显示用户的姓名、单位、科室、职务、电子信箱、办公电话等基本信息。

3.3 档案信息管理

档案信息管理包括信息的添加、修改、删除、查询、汇总统计、审计、编目打印、授权查询等。

档案查询预约：为用户提供预约查询平台。包括预约时间、档案编号、回复及转发预约、预约确定等。

档案统计：选择报表年份，选择报表内容（如档案编号、查阅时间、查阅人等），然后出符合打印要求统计报表。

审计管理：用于审计发布的信息，查找某些非正常信息的发布情况。可通过信息编号、最后修改日期、最后修改IP 地址或账户名查询，查出结果列表显示：信息编号、标题、最后修改来源（用户名，IP 地址）、最后修改日期。

档案信息浏览与查询：根据不同权限用户提出的查询检索需求，以列表形式分类显示所查询的各类信息。选择点击列表中条目可以浏览档案信息的详细内容。

4 结语

设计基层水文管理单位的水文档案数管理系统是必须以基层日常水文档案工作流程为基础，以水文档案管理制度为准则，结合基层实际工作应用的需求，设计出既适于本单位档案的现代化管理又便于相关人员的查询利用的档案管理系统。