试论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

李颖娴

【摘要】随着科学技术不断进步，计算机得到广泛的普及。而计算机的方便会计也给人们日常工作生活带去了很大的便利。而同时，在基于计算机进行现代档案管理工作中，需要从多个方面来进行作出努力，从而保证在档案的录入等方面不会存在着一些不必要的问题。而本文主要是针对档案管理的基础性工作，来分析它们在现代档案管理中的作用。

【关键词】档案管理;基础工作;现代档案管理;作用

随着社会不断发展，社会信息越来越烦杂越来越多，这对于社会按照顺序健康和谐发展起着十分不利的阻碍作用。因此，这就要求社会各个部门都要针对信息进行有选择的甄别和筛选，将自己需要的重要新兴整理成档案进行保管，而不需要的信息可以经过彻底性毁坏之后进行处理。这就提出在社会发展的现阶段中，档案管理工作的重要性。而随着社会科学技术不断发展，档案管理也开始迈向现代化。但即使在现代化的档案管理工作中，档案管理的基础工作都是十分重要引人注目的。而经过笔者的整理分析，档案管理基础工作具有以下几个方面的突出作用：

一、采用符合要求的档案整理方法

要想在以后的工作中节省查询档案等工作的时间，这就要求我们在日常的档案整理过程中，严格按照标准和要求来进行档案的整理，也就是在相关信息的筛选、整理、录入以及保管等多个方面的档案管理基础工作都要符合规定的要求和规格来进行。

（一）针对目前已经整理好的档案进行重新整理，就需要对档案全部信息进行大体的掌握

因为一般档案馆在长时间内只负责对档案进行分类存放和保管，而对于档案中的内容并不进行分析和整理。这就导致许多部门在进行档案选择使用时，会发现存在著许多档案的重复以及档案内的保存着的次要信息。因此，这就要求档案馆针对档案先做好基础的工作，再根据他的方向选择如何保管。

（二）再次整理档案中，要遵循相关规定进行整理

重新整理案卷，不可避免需要做一项工作就是将存在着一些联系的文件组合在一起，然后根据内容来重新进行编码。这样不仅可以正确的针对相关信息做出甄别和筛选，同时还能对档案进行科学的整理和管理，并为后来档案的查询和分析提供了便利。

（三）采用计算机进行档案整理

随着社会不断发展，诸如计算机此类的高科技产品得到大范围的普及。并且计算机的使用简化了人们的日常工作方式，所以在整理档案时也可以采用计算机进行只能录入，从而减少日常工作量。然而国家在利用计算机整理档案方面颁布的《规则》是在1986年提出的，而科学技术日新月异，这就要求每个档案馆根据自己馆内的计算机技术水平以及具体的情况，再根据《规则》来制定利用计算机整理档案的具体规划。

（四）标明正确的分类号来保证搜索结果的正确性

档案馆通图书馆的具体工作方式大致无异，也是需要相关使用者在档案馆的计算机检索系统中来查找自己所需要的档案。这时，就需要档案馆的工作人员在进行档案整理的时候，标明正确的分类号以及题目，使得两者相互搭配，从而减少搜索结果中的错误率。

二、推进档案管理现代化的步伐

在档案管理基础工作中，计算机数据的准备工作是一个极花费时间以及需要大量人力的工作过程。并且需要使用一整套规范化和科学化的工作程序与方法，来进一步促进档案管理工作现代化的进程。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果：

（一）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的管理过程。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，使得许多档案信息资源被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，也使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;还能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（二）应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统。为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到两个问题：一个是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全引起我们的高度注意。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于存在着不符合规范和程序的工作方式，从而影响了档案的完整性、可靠性，进而影响了档案的真实性。

三、结语

在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。