做好单位档案管理工作的高效方法探

董宏刚

摘要：伴随信息技术的发展和网络设备的更新，单位可供利用的技术手段愈发的多元化，档案管理朝着规模化、体系化和高效化的方向发展。单位对档案资源进行高效化管理，能够更好地处理多种形式的档案资源，最终实现对档案的有效利用。本文以单位档案管理为研究蓝本，探索档案管理高效化的路径，以期能够大幅度提升档案作用，提高单位处理各种信息资源的能力。

关键词：高效化；信息技术；管理人员；档案管理

一、高效化管理的意义

（一）改善档案工作氛围

现阶段，许多单位的档案管理部门气氛沉闷，档案部门缺乏相应的灵性，档案工作不被领导所重视。之所以出现这种问题，主要是因为档案管理效率过于低下，档案工作人员的工作压力大，档案工作人员心态容易出现问题。为了改善档案工作氛围，有必要提升档案管理效能，提高档案资源的流通率，增强档案部门的活力。档案高效化管理能够激发档案管理人员的积极性，降低档案管理人员压力，从而使得单位档案管理活动呈现出崭新的面貌。

（二）提升檔案部门整体地位

随着社会个体之间信息交流频率加快，信息资源在单位建设中的作用愈发突出，部分单位管理层开始转变传统的档案管理观念，开始重视档案管理。档案管理高效化能够凸显档案资源的作用，为单位其他部门提供便利的信息服务和决策咨询服务，进而提升档案部门的整体地位。需要注意的是，档案管理只有走向高效化的道路，单位领导才能看到档案资源的潜在价值。档案管理长期低效，单位领导自然不愿意在档案建设环节投入过多的资源。因此，档案高效化管理对于档案部门意义重大，是档案部门必须坚持的基本准则。

（三）提高单位运行效率的需要

不同的档案资源具有不同的特性，其对单位的作用也有所不同。档案高效化管理是提高单位运行效率的必要保障。例如，对人事档案进行高效管理，能够推动人力资源结构的优化，使单位更好地做好选人、用人和育人工作。人事档案中客观反映了某一职工的历程、工作能力和思政素养。人事部门参考人事档案则可以对岗位进行科学的设置，并对职务进行科学的分析，实现人力配置效能最大化。

二、高效化管理中存在的问题

（一）人才资源问题

许多单位在推进档案高效管理进程中，没有制定人才战略，档案管理人员的素质与实务工作脱轨，难以应对愈发科技化、复杂化的档案管理工作。一方面，部分单位的培训内容中不包括互联网技术、物联网技术以及计算机技术的培训，档案管理人员只是单纯的利用计算机对档案文件进行电子化管理，与真正意义上的档案信息化建设相比仍有差距。另一方面，部分单位则忽视了对档案管理人员服务能力的培养，档案管理长期停留在“被动型”的层面，服务质量不高。典型表现在档案管理人员缺乏与其他员工进行沟通，不能了解其他部门的档案需求，档案数量不断增多的同时，档案利用率和流通率却不断减少。

（二）档案信息化建设问题

信息技术是档案高效管理模式的有力推手，也是减轻工作人员压力，提高工作绩效的有力抓手。首先，档案管理实务工作中，许多单位的档案信息化建设停留在表面层次，既没有建立档案综合信息库，也没有搭建档案“云服务”平台。其次，许多单位没有及时对设备予以更新和改造，档案硬件设施的信息处理能力低，档案系统落后，在提供档案服务时效率不高。最后，许多单位没有搭建信息化管理机制，沿用传统手工管理机制，档案工作缺乏规范性和标准性。例如，单位没有制定统一的文件处理格式和文件转化格式。档案管理人员在对纸质档案进行数字化扫描过程中，要么保存为pdf格式，要么保存为word格式；档案管理人员在转化音像档案、图片和影视档案时，也没有转化为统一的格式。电子档案格式不统一将直接阻碍档案云服务工作，不利于档案工作的长期开展。

三、高效化管理的路径

（一）打造人才队伍

档案管理的核心在于人才，人才是档案管理体系中最为关键的部分。因此，单位必须从人才培养环节入手，打造一批具有真才实学的档案管理人才。首先，单位应当改良培训机制，根据现阶段档案管理的方向来培养人才。单位应当优化培训内容，搭建培训效果测评体系，对人才进行全方位培养。在培训内容层面，单位不仅要加强基础档案管理理论的培训，也要结合时代发展特征，重点培养档案人才操控计算机和运用互联网技术的能力。在培训效果测评上，单位要注重与员工进行沟通，倾听员工对于培训工作的意见，有针对性的开展下一次培训工作，确保培训效果。其次，单位应当对档案人才的服务能力进行培养，打通部门之间沟通的阻碍。

（二）加强档案信息化建设

单位在采购设备时，应当尽可能采购性能优化的设备，防止数码电子产品的更新换代过快，节约单位的资金资源。最后，单位应当搭建档案云服务平台，实现信息资源的共通与共享。单位应当将云储存技术运用到档案建设领域，将网络云盘或者网络云储存端与档案管理系统相连，开发档案“掌上云”服务功能。所谓掌上云服务，就是在APP终端或者微信公众号终端设置相应的档案查询路口，提升档案查询和检索的效率。本文认为，从节约单位成本的角度，单位应尽量选择利用微信公众号来开通“掌上云”服务功能，为单位其他工作部门的人员或者其他单位的人员提供更为高效化、品质化的档案服务。

四、结束语

单位档案作为单位项目管理、研发、基本建设和生产活动中产生的原始凭证，是单位创造社会效益和经济效益的重要信息保障，也是单位进行决策的重要参考依据。传统的档案管理模式，难以实现对档案的规模化、体系化和高效化处理，档案资源利用率不高，档案对单位各项业务的推动作用不明显。本文重点研究信息技术对档案管理的推动作用，并提出几点建议，希望能够丰富相关理论学说的同时，为档案实践工作提供有益的参考。随着电子智能技术以及人工智能技术的发展，未来单位可供利用的技术会增多，档案管理会愈发的高效化。因此，档案管理人员必须提升自己的素质，更好地适应档案工作变化，适应时代的发展。

参考文献：

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[2]王阁.实现档案管理科学化 推动机关管理高效化发展[J].劳动保障世界，2016（15）：44.

[3]高丽.“互联网+”时代档案管理改进的几点思考[J].办公室业务，2016（04）：170+172.