机关档案规范管理中存在的问题分析

摘要：本文将对机关档案规范管理问题进行分析，并提出做好这一工作的具体措施，希望可以为相关工作者的研究提供一些帮助。

关键词：机关单位；档案；规范管理

前言：

进入新时代后，随着社会的快速发展，传统机关档案管理方式已经无法满足当前工作需求。因此，必须了解机关档案规范管理中存在的问题，并通过相关措施的实施，提高管理质量与水平，充分发挥档案信息作用，从而为我国机关档案管理工作健康发展提供有力保障。

一、机关档案规范管理问题

（一）管理工作不规范

作为国家重要组成部分之一，机关单位工作与国家发展有着紧密联系，其中档案管理更是重中之重[1]。只有做好分类与登记工作，才能为后续翻阅、查找等提供便利。但当前大部分机关档案管理人员工作缺乏热情，随意堆放档案，这也就使得重要文件极易出现丢失现象。

（二）安全隐患较多

目前，在不断发展过程中，很多机关单位都具备独立办公场所，有利于办公效率的提升，但这也给机关档案规范管理带来了一定挑战。原本机关档案管理工作是由专业人员负责，并且具有专门档案室，但当前集中办公模式的运用，取消了档案管理室，把办公室、资料室以及档案室集中在一起，埋下了严重的安全隐患，无法保证机关档案的机密性与安全性。

（三）管理人员素质不高

在实际机关档案管理工作中，很多管理人员缺乏对自身工作的正确认识，这使得其并不重视档案管理工作，日常管理行为与态度也不端正，在很大程度上给档案管理工作带来了不良影响。

二、做好机关档案规范管理的措施

（一）规范管理流程

机关档案管理具有较强的政策性，如果能够采取有效管理措施，那么就会促进档案使用时间大幅度提升。因此，一方面，机关档案管理部门应该在综合考虑自身实际情况的基础上，对档案管理方案进行合理制定，及时发现并解决实际管理中的问题。同时，档案管理部门还应该成立专门的管理小组，严格依照相关规定。对机关档案进行归类与存放，而对于重要文件，则应该派遣专人做好加密管理。只有这样，才能有效排除安全隐患，为机关档案质量与安全提供有力保障。另一方面，要想促进档案管理工作顺利有序进行，机关单位还要规范档案管理流程，加大监督力度，并通过相关制度的制定有效约束人员行为。例如，在完成档案分类工作后，应该由专人检查，及时找出不规范现象，并通过和工作人员的交流，有效解决问题，从而提高机关档案归档分类的准确性与合理性。又如，在描述档案条目时，工作人员应该加强和专业人员的交流，避免因概念模糊而给档案规范管理带来不良影响。

（二）抓好工作关键环节

一方面，做好整理工作。在实际档案管理中，案卷整理需要花费大量精力与时间，若无法对其进行细致、专业整理，那么就会使档案缺乏规范性。因此，必须严格依照标准管理要求，用钢笔或者是毛笔填好各种相关信息与整理日期，并保证书写的正确性与工整性。目前，由于计算机技术得到了普及，大部分机关单位都实现了电子档案录入，所以，在完成整理工作后，应该以类别为依据，做好录入工作，为后续检索提供便利，从而在最大程度上利用档案信息。另一方面，提供优质服务。机关单位还应该建立健全管理审核制度，并制定详细借阅或查询表，在具体借阅之前，人员应该填写好申请表。通常情况下，申请表应该包含姓名、借阅时间、保管期限以及保密等级等内容，而管理人员则以最终审核结果为依据，提供相应的借阅服务。同时，借阅人员还应该及时归还并办理相应手续。另外，管理人员还需要做好跟踪服务，通过电话回访、问卷调查等方式，完善反馈机制，提高管理质量与水平，以此来将更加优质服务提供给人们。

（三）提高管理人员综合素质

作为主要的实施者，管理人员综合素质会直接影响机关档案规范管理的质量。因此，为了顺利实施档案管理工作，机关单位必须努力提高管理人员的综合素质。首先，机关单位要定期对管理人员进行培训，让其掌握先进管理理念与方法，提高管理人员的专业能力。同时，档案管理人员还应该自觉对信息化建设与计算机操作等知识进行学习，从而更好地管理机关档案。机关单位还要通过一定的职业道德教育，促进管理人员责任意识和职业素养的提升，增强其综合素质，从而有效提高档案规范管理水平。另外，机关单位还应该建立健全责任制度，将责任落实到每个管理人员身上，并对其管理行为进行规范，以此来获得理想管理效果。

其次，机关单位要积极举办演讲、交流会以及座谈会等活动，为管理人员提供交流平台，并让其通过交流，学习、借鉴他人成功经验，有效解决实际工作中遇到的问题，从而促进机关档案规范管理的质量与水平。

最后，機关单位要建立考核机制与奖惩措施，将管理人员切身利益与其实际工作水平挂钩。对于表现优异的管理人员，应该通过物质奖励或表扬的方式，充分调动其工作热情与积极性；而对于表现较差的管理人员，则应该通过适当惩罚措施，让其正确认识自身工作，改正自身不良行为与态度，以此来为机关档案规范管理顺利进行提供有力保障[2]。

结论：

综上所述，做好机关档案规范管理已经成为了一项重要工作。因此，必须正确认识机关档案，并通过规范管理流程、抓好工作关键环节以及提高管理人员综合素质等措施，提高管理的质量与水平，从而促进档案管理工作进一步发展。

参考文献：

[1]梁淑珍.机关档案的创新管理模式探索与实践[J].兰台内外，2018（06）：13-14.

[2]王燕.机关档案管理的现代化与信息化管理[J].中国管理信息化，2017，20（22）：183-184.

作者简介：陈伯香（1975.12），女，籍贯：江苏泰州，民族：汉族，最高学历：本科，目前职称：馆员，研究方向：档案管理和利用。