大数据时代档案管理研究

张其严

摘要：随着大數据时代的到来，大数据技术成为人们生活、工作中不可或缺的一部分，对档案管理工作产生了冲击和影响。在大数据时代，怎样将大数据技术和档案管理相结合，成为档案管理部门首先需要解决的问题。大数据技术和档案管理的结合，有利于挖掘档案价值信息，优化档案管理流程，有利于促进档案事业发展。本文主要研究大数据时代的档案管理，希望给档案管理部门提供借鉴经验，保证档案管理工作顺利完成。

关键词：大数据时代；档案管理；管理模式

在大数据时代，数据规模急剧增长，数据类型变得复杂多样，数据资源的价值和作用逐渐凸显。现阶段，怎样在档案管理中应用大数据技术，成为档案管理部门急需解决的问题。面对大数据带来的机遇和挑战，档案管理部门应主动出击，找寻大数据技术和档案管理工作的恰接点，发挥大数据技术的作用，更好地提供服务。因此，研究大数据时代的档案管理，具有重要的现实意义。

一、大数据时代档案管理的机遇和挑战

（一）大数据时代档案管理面临的机遇

在大数据时代，档案管理工作进入新的发展阶段，电子档案数据逐渐增加，档案管理数字化进程不断加快。大数据技术，在档案价值信息挖掘方面起着重要作用，可以提升档案挖掘效率，为档案资源使用奠定基础。大数据技术的出现，使档案资源共享成为了可能。一方面，不同地域之间通过大数据平台共享档案资源，最大限度提升了档案资源利用率。另一方面，各个档案管理部门都能在大数据平台获取信息，有利于资源信息的合理应用。档案管理部门应抓住大数据时代带来的机遇，站在大数据视野下，开展档案管理工作，促使档案管理现代化发展。

（二）大数据时代档案管理面临的挑战

档案管理工作的主要目的是找出档案中的价值信息，从而提供有效的服务。在大数据时代，传统档案管理方式被淘汰，信息化档案管理模式随之兴起。大数据具有容量大，种类多的特点，而现阶段档案的存储能力无法满足大数据要求。保证数据资源安全是档案管理工作顺利开展的关键所在。随着大数据技术的普及应用，档案管理工作过程中难以避免档案信息泄漏、篡改问题。同时，拥有专业技术的档案管理人员过少，使得档案管理工作效率无法有效提升。档案管理部门应主动迎接挑战，根据自身实际情况，制定应对策略，保证档案管理质量。

二、大数据时代档案管理模式的转变

大数据时代，大数据技术在各行各业都发挥了重要作用，档案管理模式也随之发生变化。第一，档案数据来源更广。在过去，档案数据主要来源于纸质档案，而如今，互联网是信息资源的最大产地，同时也成为了档案数据的新型来源渠道。第二，档案数据收集方式更多。档案管理部门在收集数据档案时，可以实时捕捉互联网信息，也可以依法强制收集。第三，档案服务内容增多。档案管理部门通过大数据技术扩宽服务范围，将内部数据和外部数据充分利用，扩充了档案服务内容。第四，档案服务方式增加。档案管理部门结合线下服务和线上服务，利用互联网和大数据技术提供服务，有效提高了服务质量。

三、大数据时代新型档案管理模式的构建

（一）加强数据收集

档案资源是开展档案管理工作的基础。在大数据时代，档案管理部门应加强数据收集，做好数据收集工作，为提供高质量服务打下良好基础。相比较电子档案来说，纸质档案不易保存，但其仍有电子档案不具备的优势，例如不易被更改、真实性更强等。目前，纸质档案收集仍是档案收集的重点。档案管理部门应重视纸质档案收集，将纸质档案收集和电子档案收集同等看待，协调两者比例，提高数据收集效率。在纸质档案收集方面，应要求各部门使用同样纸张、字体，并进行纸质档案数字化、电子化工作，发挥纸质档案和电子档案的双重价值。在电子档案收集方面，应注重档案区分和整理，将不同类型的数据整合在一起，为后期使用数据提供方便。在收集内部数据的同时，还要利用互联网收集外部数据，利用大数据技术筛选价值数据，使数据收集更有意义。

（二）改变服务理念

服务理念是档案管理部门的思想指引，只有正确的服务理念，才能发挥出档案管理部门的作用。在大数据时代，要想充分利用档案资源，势必要对档案内容进行挖掘。档案管理部门应改变服务理念，摒弃陈旧的服务理念，利用大数据技术，增加服务的深度和广度。首先，档案管理部门应树立智能化服务理念，注重科学技术的应用，提高档案服务的技术水平。通过大数据技术，提取信息、分析信息，通过互联网提供线上服务，使服务更加智能化。其次，档案管理部门应树立人性化服务理念，以提高服务质量为工作目标，给予每一位用户均等获取信息的权利，表现良好的服务态度，提升用户满意度。最后，档案管理部门应树立个性化服务理念，基于用户实际需求提供精准服务，满足用户需求，让用户享受不受时空限制的高质量服务。

（三）确保档案安全

确保档案安全是档案管理部门的重要使命。在管理过程中，档案管理部门应做好档案保护工作，确保纸质档案和电子档案的安全。档案管理部门应建立安全条例，对档案管理过程做出明确规定，帮助档案管理人员顺利完成工作。对于违反规定的档案管理人员，视情况而定，对其进行处罚或开除，以此警醒其他档案管理人员。无论是纸质档案管理，还是电子档案管理，都应确定好档案管理人员的责任，避免出现权责不清的现象。在保护条件上，档案管理部门应采用先进技术，在档案库安装摄像头、自动报警器等，使档案库房达到安全标准。设置档案管理权限，让档案管理人员在权限范围内进行操作，避免档案丢失、篡改现象。定期维护和更新设备，检查档案数量，及时解决安全隐患，提升档案库房安全率。

（四）做好培训工作

在大数据时代，档案管理工作向档案管理人员提出新的要求。档案管理部门应做好培训工作，建设大数据档案管理人才服务，提高档案管理人员的工作水平。从档案管理部门角度来说，可以邀请大数据技术人员做讲座，开展部门内部培训，让档案管理人员了解大数据技术，促使他们主动应用大数据技术。在培训的同时，应考核档案管理人员，针对他们的弱项能力，再次进行培训，提高培训有效性。从档案管理人员角度来说，应主动参与培训，自觉学习大数据技术，根据大数据时代要求，提升自身数据提取、挖掘、分析能力，为档案管理工作做出更多贡献。同时需要及时反馈信息，将实际需求反馈给部门领导，使领导决策更加有效，促进档案管理可持续发展。

结语：

大数据时代，档案管理部门必然从服务观念、管理方式等方面做出改变，使档案管理工作符合时代要求。档案管理人员应做好本职工作，从部门培训和自我培训中获得知识和技术，为大数据档案管理工作的开展奠定良好基础。