企业档案管理社会化问题分析

罗琳娜

【摘要】激烈的市场竞争中，企业为实现成本控制及工作效率提升，常委托专业社会管理机构，对企业内部档案实施管理，这使得企业档案管理呈现社会化趋势。本文主要分析企业档案管理社会化的必然性和可行性，论述企业档案管理社会化的具体体现。

【关键词】企业;档案管理;社会化问题

企业档案管理至关重要，但以往企业档案管理方式已经不具备适用性，倘若企业档案管理制度或方法不科学，会对企业发展产生制约。近年来，企业档案管理社会化逐渐盛行，企业将档案委托给其他机构管理，既有助于成本节约，也使档案管理更加科学、精细，同时因档案内容的透明、公开，也有助于对企业进行监管。

一、企业档案管理社会化内容

1.计算机网络信息技术的发展为企业档案管理社会化提供依托。专业社会机构接受企业委托之后，双方的交流和沟通都是以信息技术为依托的，符合企业档案管理工作要求。由专业社会机构负责企业档案管理工作，因技术和信息加持，企业的管理服务更加科学、高效、便捷，企业无需投入过多技术、资金、精力，便可随时掌握档案内容、动态等，实现自身效益的提升。2.企业的快速发展，加重了档案管理负担。企业档案管理工作重要且繁琐，需要投入专门人力、物力，采用业务外包形式，既满足了企业档案管理工作要求，又实现了成本控制及运营效率的提升，这对企业发展非常有利。3.档案管理机构在运营发展过程中受法律法规限制，相关规章制度对这类中介机构的权利和义务作出了明确规定，使企业档案管理社会化更有保障。档案管理中介市场的服务内容、方法等也更加完善、科学、规范、多样，这与企业档案管理社会化需求相吻合，便于更好地服务企业。

二、企业档案社会化的必要性分析

1.节约成本，增加档案利用率。企业将档案委托给专业管理机构，既能够减少不必要的档案管理成本，又可享受专业、科学、规范的档案管理服务，使档案资源利用率得到双向提升，这对企业发展非常有利，恰恰说明了企业档案管理社会化的必然性。2.统筹社会资源，优化资源配置。由专业管理机构负责对企业档案进行管理，社会分工更加细化，增加社会就业机会的同时，也压缩了企业在技术、资金方面的投入，实现了社会资源的优化配置及共赢互利平台的打造。该种档案管理发展既是企业需求，也是社会必然。

三、企业档案社会化管理的完善策略

（一）集中统一管理企业档案。企业档案管理社会化最显著特征是集中统一管理，该管理方式既减少了不必要的档案支出，管理方式又非常科学、便捷。以往企业档案管理采用的划分模式比较单一，參考依据是工作级别和文化程度。而如今，企业员工流动情况很常见，企业既选择人才，人才也选择企业，增加了企业档案管理工作的难度。依托集中统一的社会化档案管理方法，将企业各类档案交给专业机构管理，不仅使企业档案管理工作更加有序，也使其专业性和集约性兼备。

（二）实现档案管理集约化。企业档案管理工作属于企业知识资产和信息资产管理范畴，该项工作与企业的日常生产和运营等息息相关。将社会化模式应用到企业档案管理工作中，提高了企业档案管理工作质量，保证了企业内部各类档案资料的准确、完整、安全等，为企业各项工作的执行及日常运营奠定了良好基础。当前，企业档案管理模式中对新型科学技术的使用也比较多，而且日趋完善、成熟，这为企业档案管理社会化创造了条件。传统企业档案管理过程中，因技术受限，导致该项工作存在严重的滞后性。现如今，在网络化管理模式中对企业档案管理工作进行纳入，不仅呈现数字管理形式，而且企业档案管理工作质量和效率也不断提升，使该项工作更加安全、便捷。网络化管理方式保证了企业档案管理工作的稳定性，不会因为人员调动而对企业档案管理产生任何影响，档案管理过程比较简单，无论是便捷度，还是效率和安全性都比较好。

（三）杜绝自带档案的情况。传统企业档案管理因各项工作不到位，常出现员工自带档案导致档案丢失的情况，这使得企业档案管理工作难度增加。加之，一些企业并未认识到员工档案管理的重要性，档案丢失、损坏情况屡见不鲜。档案既关乎现代企业管理，对个体员工来说也比较重要，因而应依托社会化管理模式，加大企业档案管理力度，实行标准化档案管理操作，确保企业员工的利益，规避现代企业发展过程中的各类不良问题，满足企业档案管理工作要求。实施社会化档案管理之后，将所有企业员工档案及各类工作档案等集中起来，分门别类管理，辅助以先进的管理手段和方法，便能够杜绝企业档案管理过程中的各类不良问题。

四、总结

综上所述，企业档案记录了企业运营和发展过程中的各类信息、内容等，它是企业发展过程中必不可少的内容。企业档案管理过程中涉及到人事、设备、技术等诸多档案类别，企业领导要认识到档案管理工作的必要性，并保持清晰的档案管理工作思路，依托社会化管理，使档案管理工作呈现网络化、数字化特征，确保企业档案的完整、清晰、准确，真正实现档案管理工作的精细化，助力企业各项工作顺利开展。

【参考文献】

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