技工学校档案管理信息化建设存在的问题及对策分析

文梁

[摘 要]档案管理是技工学校管理的重要组成部分，在技工学校发展过程中发挥着重要作用。通过档案管理收集和保存技工学校发展中留下的宝贵资料，能够反映技工学校的发展历程、历史面貌和学校精神等，并服务于实际教学、科研和就业工作，可见，档案工作与技工学校发展息息相关。在信息化时代，档案管理信息化是必然的趋势，但在此过程中还存在很多问题，会影响技工学校信息化建设的成效。基于此，本文分析了技工学校档案管理信息化建设存在的问题，并提出了相关对策，希望能够为相关研究提供借鉴。

[关键词]技工学校;档案管理;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.087

[中图分类号]G717.24;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）06-0-02

1     研究背景

技校教育是我國职业教育的重要组成部分，重在培养具有熟练操作技能和动手能力的一线技工人员。近年来，国家大力发展职业教育，技工学校获得了长足进步，为社会输送了大批高素质的劳动力。同时，技工学校的快速发展对学校各项管理提出了挑战，档案管理是技工学校管理的重要组成。所谓技工学校档案是指技工学校在长期办学过程中，在日常教学、科研和党政管理等工作中所形成和保存下来的具有珍贵价值的各种图片、视频和文字等记录。档案资料是技工学校的宝贵财富，主要包括师生档案、教学档案、财务档案、学校史记、实验档案等。所谓档案信息化建设是指在不改变档案资料内容的前提下，利用信息技术搜集、传输、处理和应用档案资源，是提高档案管理效率、实现资源共享的重要形式。随着信息化时代的到来，技工学校档案管理信息化是必然的趋势。

2     技工学校档案管理信息化建设的重要性

2.1   有利于统计和共享各类数据，提高归档数据的准确性

技工学校在长期发展过程中积累了大量的数据资料。尤其是近年来，技工学校招生规模不断扩大，在校师生数量增多，人员流动性增强，档案材料也越来越多，原来纸质管理档案的方法已经跟不上时代发展的步伐，大量档案资料的搜集和整理加重了档案管理人员工作负担，且纸质方式管理档案需要大面积的档案室，对档案管理条件的要求也十分严格。纸质方式管理档案还容易造成档案破损和丢失。最重要的是，随着技工学校教学改革的不断推进以及多媒体等信息技术的广泛使用，技工学校在日常教学、科研工作中积累了大量的电子档案、光盘资料。技工学校通过加强档案信息化建设，可以在极短的时间内完成档案收集、分类、立卷、编目工作，提高了归档数据的准确性。

2.2   有利于档案资料的挖掘利用

技工学校档案的最终目的是通过档案管理来提高档案资料的利用价值，为技工学校的日常教学和管理提供重要的帮助。然而，在纸质档案时代，档案资料被集中起来管理，调用档案十分烦琐，需要花费大量的时间和精力才能找到需要的档案材料。技工学校通过档案信息化建设可以构建规范的、完整的档案信息网络系统，档案人员通过查找和搜索关键词，就可以从海量的档案资源中找到需要的档案材料，从而将档案人员从繁重的档案编研信息工作中解放出来，不仅提高了工作效率，也大大提高了档案的利用价值。

2.3   增加档案信息的存储量

传统的纸质档案只能存储文字、图片等信息，利用信息技术、缩微技术等手段，可以将纸质文件扫描成电子文件，大大增加了信息的存储数量，存储密度也比纸质档案高出许多倍。同时，档案管理信息化还可以在一份文档中同时储存文字、图片、声音、视频等媒体信息，存储速度快。此外，与纸质档案相比，电子文件的存贮条件比较简单，对空间和环境要求较低。

3     技工学校档案管理信息化建设存在的问题

3.1   不重视档案工作，缺乏信息化意识

近年来，在国家大力发展职业教育的政策指引下，我国技工学校发展迅猛，但由于生源数量不断减少，技工学校之间的竞争也日益激烈。为了生存和发展，学校领导将主要精力用于招生、就业、校企合作等主要工作上，对档案管理工作缺乏重视，很多领导认为档案管理工作十分简单，就是保管材料而已，甚至认为档案管理部门是学校发展的累赘。在这种思想的影响下，很多技工学校没有建立规范的档案管理制度，对档案管理的资金和人力投入不足，甚至让教师家属或者离退休的职工从事档案管理工作，导致档案管理发挥不出应有的价值。技工学校的教职工群体也对档案工作的重要性认识不清，不配合档案管理部门的工作，导致重要的档案资源不能得到及时收集和整理，很多资料甚至破损和丢失，更何谈档案管理信息化建设。

3.2   档案管理手段落后，信息化建设进展缓慢

目前，信息化办公在技工学校办学中得到了广泛应用，档案管理也逐渐摆脱了传统的纸质办公时代。但很多技工学校的档案信息化建设仍处于初始阶段，尽管技工学校都投入一定的资金用于档案信息化建设，但由于意识不到位以及资金不足的现实困难，只有少部分资料被扫描上传到档案管理系统，仍有大量的档案资料以纸质状态存储。技工学校档案信息化的设备配备也供应不足，档案管理信息化技术匮乏，档案利用仍处于人工查询的状态，导致档案利用率低下。

3.3   档案管理人员的素质和能力低下

开展档案信息化工作需要一支高素质、专业化的人才队伍。一直以来，由于不重视档案工作，技工学校档案管理人员思想保守，因循守旧，安于现状，缺乏继续学习和深造的积极性，很多档案管理人员的观念和能力已经滞后于新时期档案工作的需要。尤其是随着档案管理信息化的开展，档案管理人员不仅要具有扎实的档案专业知识以及熟练的档案工作技能，还要具有一定的信息素养和计算机知识。然而现实中大多数档案从业人员都不是档案专业毕业的，对计算机和互联网比较陌生，影响了档案工作的有效性。

3.4   档案管理工作制度不健全

无规矩不成方圆。技工学校要想顺利开展档案管理工作也需要规范的、科学的制度做支撑。然而，由于各种因素的影响，很多技工学校没有出台相应的档案管理制度，对归档的时间、方式都没有严格的规定，导致大量的档案资料散落于各系部和职能部门，没有得到及时搜集和整理。有的档案资料被扫描归档，有的仍然是纸质形式，也没有明确界定档案管理权限，非档案管理人员也可以进入档案室，随意查找档案。此外，档案借阅制度也不健全，档案被借走后不能及时归还，影响后续使用。

4     技工学校档案信息化建设的策略

4.1   增強档案信息化的管理意识

技工学校档案管理是一项系统工程，需要全校领导、师生的共同配合，才能充分发挥档案管理的价值。作为技工学校的领导，要充分认识档案管理的重要性以及档案信息化建设的必要性，学校要成立档案信息化建设领导小组，负责整个学校的档案信息化建设工作，并将档案信息化建设纳入学校的工作议程上，每年投入一定的资金、设备和人员，保证档案信息化建设工作顺利开展;档案管理部门要以身作则，积极宣传档案管理工作的价值和作用。档案管理部门可以配合宣传部门，到各系部和职能部门去开展讲座，系统宣传档案管理工作，增强领导和教职工群体的档案意识，使其了解基本的档案资料收集方法，能够主动配合档案管理部门开展工作，加快技工学校档案信息化建设的步伐。

4.2   提高档案管理人员的信息化素质与技能

档案工作人员是档案信息化工作的具体执行者，也是档案管理工作的核心。从某种程度上讲，档案管理人员的信息化素质与技能，直接关系技工学校能否顺利开展信息化建设。针对技工学校档案管理人员素质和能力欠缺的问题，技工学校要采取措施来提高档案管理从业人员的能力，使其适应信息化时代档案管理工作的需要。首先，技工学校要摒弃传统的、过时的用人思想，积极从人才市场上招聘具有档案专业背景和丰富工作经验的人员，充实档案人员队伍，提高档案管理工作效率，杜绝使用离退休人员和家属。其次，技工学校要创造条件，对在职的档案管理从业人员进行培训和教育，一方面鼓励档案管理从业人员积极学习，了解国家档案管理的相关法律法规，学习计算机文化知识，提高档案管理技能。另一方面，技工学校可以邀请专家到学校开展讲座，帮助档案管理人员了解档案管理的前沿状态，选派工作能力强的人员到高校深造，也可以通过开展档案知识竞赛等诸多活动，来提高档案管理人员的素质和能力。

4.3   构建完善的档案信息化管理制度

技工学校档案信息化建设需要科学、规范的制度作保障。首先，技工学校要建立档案管理责任制，明确档案管理部门、职能部门和教学系部在档案管理中的责任，并将责任层层分解，落实到每一位教职工身上，让档案管理人员可以做到有章可循、有法可依，提高档案管理工作的规范性。其次，建立监督管理机制。档案管理具有严谨性和专业性。为了促使档案管理的标准化，档案管理人员应当明确制定资料搜集的范围，在此基础上制定资料搜集的时间、应当呈现的格式、资料保密和共享等。如果没有履行必要的程序，任何人不得私自借阅档案资料，确保每一位工作人员在登录档案系统的过程中都能够得到监督。

4.4   创新档案管理技术手段

管理技术的信息化水平直接决定着档案管理工作的效率，在档案信息化管理中，加密技术以及数据压缩技术等技术的应用是非常有必要的。加密技术是最常用的安全保密手段，档案管理人员可以通过应用加密技术对电子档案进行加密，让其变成不可读的文件，从而就可以保证档案的安全性。优秀的软件是档案信息化建设中不可或缺的元素，软件在设计阶段就要考虑用户管理档案的多变性和不确定性，注意增强软件功能使用的易用性和可扩展性，提高档案工作的效率。

5     结 语

随着信息技术的快速发展，技工学校档案管理信息化建设是必然的趋势。技工学校要提高认识、转变思想，迎合信息化时代档案工作的需要，积极采取各种有效的措施和手段来提高档案信息化建设的成效。

主要参考文献

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[2]王粉.浅谈技工学校档案建设与管理[J].企业导报，2016（10）.

[3]向刚.技工学校档案信息化建设中存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2015（2）.