人事档案材料的收集与整理

陈菲菲

摘 要：人事档案管理工作涉及到方方面面，其中最为重要的一个方面就是人事档案材料的收集和整理，材料的收集是否完整、真实，将直接影响到档案资料的价值大小，由此可见，加强对人事档案材料收集与整理工作的研究是非常必要的。本文笔者首先分析了当前我国人事档案材料收集整理中存在的问题，其次针对这些问题提出了具体的解决对策。

关键词：人事档案材料；收集；整理

随着改革开放的深入发展，我国逐渐从人才大国转型为人才强国，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求，在网络化、信息化的时代背景下，人事档案材料的收集与整理工作也必须与时俱进，结合当前的实际情况，全方位落实好相关工作任务，这样才能从根本上提高档案的服务质量。

1 人事档案材料收集与整理过程中存在的问题

1.1 不具备档案意识

人事档案通常是交给单位的人事部门进行保管的，人事干部需要分配好档案材料的收集、识别与汇总整理等相关工作，并督促相关人员完成，一般来说，干部职员都很难直接接触到自己的档案资料，正是由于这种特殊性，导致个体对档案的关注度不高，大多数人都不了解人事档案归档内容及其相关要求，也不注重对自身档案的充实，把实际工作过程中有关科学研究、奖励情况等的材料长时间放在自己身边，而不上交到人事档案管理部门进行存档，这就很容易导致档案不完整，无法充分反映个体的综合素质，进而给单位考核干部、选拔人才等造成一定的不良影响。此外，人事干部需要负责的日常事务往往比较多，由于工作任务繁重，一些人往往对档案材料的收集与整理工作重视度不够，这也给此项工作的顺利开展造成了一定阻碍。

1.2 档案管理缺乏规范性

档案材料的收集与整理工作并非表面上那么简单，相反，其涉及到多方面的知识与技能，要求工作人员必须掌握熟练的材料加工、装订等能力，这也是进入档案管理岗位的基本要求之一。然而，当前许多单位负责档案管理工作的人员往往在素质上不能达到标准要求，要么缺乏业务素质，经常出现材料分类不明确、采用的纸张类型与尺寸不符合规范等问题；要么缺乏职业道德素质，工作责任感偏低，为了节省时间，经常敷衍了事，最终导致材料装订不整齐、零散材料丢失等问题。

1.3 材料缺损问题普遍存在

由于一些档案管理人员没有意识到自身工作的重要性，往往在实际开展工作的时候拖拖拉拉，导致许多具有重要价值的材料无法在第一时间得到收集和整理，长期以往，人事档案材料的破损、丢失等问题也越来越严重。从目前的现状来看，大多数单位的档案管理人员都是由人事干部兼任的，工作任务的交替十分频繁，由于本职工作任务繁重、压力大，再加上在人事档案管理上本身就缺乏专业背景，导致档案材料收集的准确性与完整性受到极大影响。下属普通职工不知道档案的重要性，也就不会及时上交档案，而管理档案的人员也不及时催促和收取，最终致使许多档案材料始终无法进入到卷宗。

2 人事档案材料收集与整理的对策

2.1 人事档案材料的收集

1）做到主动收集。作为一名优秀的档案工作人员，应当时刻关注单位人事档案材料的基本信息，积极与其他各部门相配合，对所有重要材料必须做到在第一时间进行收集、汇总和入檔。而要确保档案材料收集的及时性、高效性，就必须构建完善的档案材料上交制度，在制度中对材料上交的时间与内容要求进行明确规定，从而为材料提交人员提供参考，避免出现材料收取周期过长或一些零散材料丢失的问题。

2）做到经常性收集。人事档案材料的收集必须坚持“勤于动手、勤于追踪”的基本原则，要时刻了解单位个人的基本情况，定期对档案进行检查和整理，及时掌握相关人员的流动交接情况。对于一些新到岗人员，必须对其档案材料进行严格审核，一旦发现档案材料存在缺漏，必须马上记录下来，并及时下发《材料催交通知书》，要求相关单位或人员在规定的时间内完成所缺材料的上交工作，以免因时间偏长或者人员的流动性偏大而导致档案材料不能完整收集和入档保存。

3）做到有重点地收集。在当前的时代背景下，人事档案材料收集的重点应当放在反映身体素质、心理素质、道德品质、工作能力等的材料上，同时还包括业绩、信誉和廉政方面的材料。人事档案管理人员必须坚持一切从实际出发的基本原则，严格将档案材料的收集和整理工作落实到位，此外，在干部人事档案内容中还应当添加有关个人诚信方面的材料，杜绝出现人事档案千篇一律的现象，重点收集体现干部业务水平、工作作风、思想道德素质等多方面的材料来丰富档案内容，使之在单位招揽和选拔人才的过程中发挥必要的参考作用。

2.2 人事档案材料的整理

1）材料的鉴定。材料的形成不仅要做到真实完备，同时还必须满足相关规范要求和标准。凡是涉及到领导签字或盖章审查的材料，必须要在完成签字或盖章程序之后才可正式入档保存。对于一些内容缺乏真实性、字迹模糊，且无法明确反映干部实际表现、德才素质的材料，一律不能归档。若在收集材料的过程中发现要求签字盖章的材料未签字盖章，则应当在第一时间与相关个人或者单位取得联系，要求其尽快完善档案材料的必要手续。

2）落实好技术加工工作，做到分类明确、排版规范。对档案材料的收集与整理必须做到高标准、严要求，严格做好技术质量的把关工作，针对一些未达到档案标准规格的材料，应当对其进行包边或者加边处理，从而使档案材料更加整齐统一。在实际归档的过程中，材料的左边应当保留约2厘米的装订边，材料文字若是手写的，则应采用黑色或者蓝黑色的钢笔来写。待加边工作完成后，应检查档案材料的左、右、上、下边沿是否符合规范要求，若遇到一些特殊情况，如材料破损、折痕严重等，则可采用裱糊的方法进行加工。如果遇到材料内容过多的情况，则可将其折叠后粘贴在另一张备用纸之上，工作人员一定要认真裁剪，确保装订的整齐性。所有应归档整理的材料，都必须逐份检查登记，对于一些不需要归档的材料，则应当根据其具体情况进行处理，若属于应当销毁的材料，应当及时登记造册，并上交到主管单位进行审核签字，然后统一销毁材料，需要尤其注意的一点是，所有单位与个人都不能在未经批准的条件下随意销毁人事档案材料。

3）正确编制目录，并及时将材料内容录入计算机。当今时代是网络化、信息化、数字化的新时代，人事档案材料要实现长期有效保管，除了采用书面纸质文件保存方式以外，还应当引入数据库保存模式，将重要的档案材料信息录入到计算机，在录入之前，相关工作人员应正确编制目录，以便对档案材料的内容进行清晰划分，使其看起来一目了然，这样也能为档案材料的查找提供方便。但需要注意的是，计算机虽然存储容量大，能保存大量档案材料，但是其面临的安全风险也比较高，因此，必须做好计算机病毒的查杀工作，以免档案材料内容被窃取，确保材料信息的保密性。

3 结语

综上所述，人事档案材料的收集与整理工作是非常重要的，要求人事档案管理部门必须严格将档案材料的收集和管理工作落实到位。但是从当前的实际情况来看，人事档案材料在收集与整理过程中都还存在诸多问题，包括不具备档案意识、档案管理不够规范等，在今后的实践中，必须针对这些问题采取适当的解决对策，不断完善人事档案材料的收集与整理工作，使该项工作的整体质量得以提升。

参考文献

[1]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案，2008，9（1）：26-27.

[2]韩春红.基于改版后人事档案整理的新模式[J].黑龙江史志，2014，（13）：147-147.

[3]钟雪柏.做好医院人事档案管理工作[J].管理观察，2014，（11）：185-185，187.