试论高校人物档案和人事档案的联系与区别思考研究

陈炤红

摘 要：随着高等院校档案馆社会功能的转变和档案管理意识的不断提高，档案管理内容的不断丰富，在做好人事管理档案的同时，建立具有精神价值和现实价值的人物档案已经成为了档案管理工作的新方向、新课题，越来越多的高校将人事档案和人物档案管理作为衡量学校整体管理水平的标准之一，本文通过分析人事档案和人物档案之间的联系与区别，旨在实现管理者对二者工作的准确定位，解决实践中存在的管理混淆问题，为高等院校开展档案管理工作提供一定的理论研究依据。

关键词：人物档案；人事档案；联系与区别

近年来，高校档案管理的水平有了较大幅度的提升，档案价值被不断肯定，人事档案管理日趋成熟，人物档案管理理念被不断接受，信息化手段被广泛应用于档案管理工作中，档案管理的发展性原则对我们研究人物档案和人事档案之间的关系提出了新的要求，因此，做好人事档案和人物档案研究有十分必要的现实意义。

1 人物档案与人事档案之间的联系

人物档案和人事档案同归属于档案管理范畴，两者在对象、功能、工作特征等方面存在着密切联系。

1.1 同源性

人物档案与人事档案都是以人为档案对象，在高校中，人事档案的建档主体为学校的教职工，既包括在职人员也包括离退休人员。人物档案建档人物的主要来源是曾经或者现在在校的教职工。从档案人物来源的角度来看，人物档案与人事档案有重合的部分。

从档案材料来源来看，人物档案包含的材料有一部分来源于人事档案材料，即人物档案材料部分取材于人事档案材料。

1.2 目的性

人物档案与人事档案具有一个根本性的功能，最终的目的都是为了高校的教学和科研服务。人物档案通过对学校杰出人物的的深度挖掘，以完整的档案记录形式向广大教职工和校外人员展示了人物的业绩和精神，具有极高的精神价值和社会价值，对增强学校的凝聚力，提升学校文化建设起到了积极的促进作用。人事档案属于行政人事管理范畴，做好人事档案管理，能够为学校有序开展教学管理工作提供保障，最终目的也是为学校的管理和发展起到积极推动作用。从根本上来说，两者的目的是一致的。

1.3 工作特征性

人物档案与人事档案都具有非同步发展、同步要求的工作特性。二者都是在实践中自然产生的历史性质的记录，并非要求像其他档案一样，与活动本身那样的同步发展和同步要求。大部分档案材料都是以形成内容收集，以收集内容组卷，没有要求必须存在系统性和完整性。同时，二者还具有按人头整理、按人头归档的工作性质。

2 人物档案与人事档案之间的区别

人物档案和人事档案之间有着许多相同之处，也存在着许多异同之处，二者在来源的范围、档案内容以及编制档案的意义上有着明显区别：

2.1 来源范围不同

人物档案对象的选择是在一定的历史时间内，对学校的发展作出重要贡献，或其工作业绩、社會影响力突出，对学校声誉起到提升作用的人物，这样的人物不仅来自学校内部，也可能来自学校外部，这些入选对象通常能够得到学校师生的广泛认可和高度评价，这部分人选取的时间长度较长，但数量较少。人事档案与人物档案不同，它建档人员选择的范围局限在学校内部，着眼于现阶段在职或者退休的教职人员，当然，也可能包括学生，具有普遍性和广泛性，不问业绩贡献，必须按行政管理要求全面建立范围人人员的人事档案。

2.2 内容不同

人物档案和人事档案的内容构成和对构成材料的要求也不相同，与人事档案相比，人物档案所涉及的范围更广，除了涵盖人事档案的部分内容外，还包括其它门类，一是发表的论文、论著，各类出版教材以及撰写的报告等；二是关于人物事迹的报导和能够体现个人成果的文章；三是聘书、代表证、委任状、任职文件等；四是获得的各类荣誉证书；五是其他具有保存价值的实物和多媒体材料。人事档案所包含的内容相对比较简单，基本以框架型、线条型认知信息为主，并非是生动的个人信息。从这一个层面来说，人物档案材料是比人事档案材料更为生动、细致和丰富的，更注重于对人物精神层面的展示。

2.3 意义不同

随着社会的进步和档案管理意识的不断增强，人物档案已经在更多领域被关注，在高校人物档案建设的进程中，人物档案被赋予历史价值、精神价值和社会价值三重意义，人物档案的更多的体现了学校的人文内涵。人事档案则侧重人物的思想政治、任职状况和教学科研能力，其作用在于服务于人事任用、教学管理等具体工作，更加强调及时性和准确性，具有较强的现实意义。

3 关于开展高校人物档案和人事档案管理工作的几点启示

人物档案与人事档案的联系与区别为档案工作提供了新的思路，结合对高校人物档案和人事档案联系与区别的研究，针对开展档案管理工作，提出几点启示性建议：

3.1 开展“一体化”档案管理模式

“一体化”档案管理模式，是指将人物档案与人事档案作为一个整体系统进行管理，发挥各类档案的作用和活力，增强横向联系，突出信息共享优势，解决资源浪费、重复管理等问题，从本质上讲不是将人物档案管理与人事档案管理进行机械相加，而是深度的合作与协调。

实现“一体化”档案管理，可以从两个方面进行探索，一是加强系统间的业务联系，形成完善的信息传导机制；二是业务系统的整合，这就需要借助一定的现代化手段。

3.2 通过网络技术手段实现档案信息的综合利用

进入数字化信息时代，互联网环境下对档案信息的获取与整合已经成为一种趋势，远远超过了高校人物档案与人事档案建设的步伐，新技术条件下，档案信息的获取变得十分便捷，在很大程度上减轻了工作量，提升了档案的整理与利用效率。

通过对全国100所综合性大学进行高校人物档案建设状况调查问卷了解，目前国内的主要高效都建立了人物档案，但普遍存在着载体形式单一、人物标准选取不明确、信息随机性强、所占馆藏的比重小、信息整理方式非标准化等问题，信息开放程度低，利用率低，而这一系列问题的根源是档案管理网络信息化程度过低。

从人物档案与人事档案的综合管理的角度来看，也同样离不开这样的现代化手段，所谓“工欲善其事必先利其器”，加大网络技术的投入，是改善档案管理质量，整合档案信息资源的重要渠道之一。

3.3 提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质，直接决定了人物档案与人事档案的管理水平，要注重档案管理人员能力的考核和素质的提升，不仅要对档案管理人员的理论能力进行提升，还要培养其实际操作能力和科研能力，同时，加强档案管理人员考核体系，是保障档案管理水平的重要手段之一。

4 结束语

当今时代背景下，档案价值持续提升，利用面不断扩大，了高校对于人物档案的利用需求特别是高校对于人物档案和人事档案系统性要求的提高，凸显出了人物档案被应用于学校文化建设和教学当中、人事档案网络信息化程度不断提高、档案管理综合一体化改革势在必行等特点和趋势，这就要求档案管理者进一步辩清二者之间的联系和区别，在此基础上探索、研究高效档案管理的新方向，实现档案管理工作新突破，为学校的规划发展提供支持和保障。

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